公共环境安全管理办法
第一章 总则
第1条 为规范集团公共环境与安全管理,保持环境的整洁、清新、怡人和安全文明,提高全员安全意识,维护良好的企业形象,特制定本办法。
第2条 本办法适用于集团总部的公共环境和安全管理工作,各区域公司参照执行。
第3条 主要职责。
1.集团领导:负责环境与安全器具、花木等物品购置和劳务外包协议的审批;负责重大安全事故调查与处置等。
2.行政管理中心:全面负责公共环境与安全管理;建立健全环境与安全管理制度并督促各部门遵照执行;与保安公司、保洁公司等洽谈、签约劳务外包协议,并监督劳务人员工作;定期检查环境与安全问题,提出整改建议。
3.集团各部门:负责本部门范围内的环境与安全管理,并遵守公共区域的环境与安全管理制度。
第二章 公共环境管理
第4条 公共环境指办公大楼的大厅、楼梯、电梯、走廊、墙面、地面、门窗、会议室、洗漱间、食堂以及灯具、窗帘、桌、椅等公共区域的环境及物品。
第5条 公共区域管理。
1.办公大楼公共区域由专职保洁员负责清洁。
2.禁止在公共场地倾倒、堆放垃圾,禁止将卫生责任区内的垃圾扫入公共场地,禁止随地吐痰和乱扔果皮、纸屑、烟头及各种废弃物。
3.公共走道至少每日清扫两次,并须采用适当方法减少灰尘的飞扬,做到无垃圾、无积水、无死角。
第6条 办公环境管理。
1.公共区域办公环境管理:
①行政管理中心负责组织清洁和管理,公共区域应随时保持环境的干净、整洁、整齐、办公通道的畅通和物品的完好、美观。
②公共办公区域各办公场所的划分、布局由行政管理中心负责提出统一的安排方案并报行政副总批准后实施,任何人不得随意改变办公场所的布局及办公设备设施的调动和摆放。
③严禁在办公区域内随意张贴图片字画、乱堆乱放物品。
④公共办公区域内严禁吸烟。
⑤损坏办公区域公共设施、植物、装饰品的应照价赔偿。
2.个人区域办公环境管理:
①个人区域办公环境指个人办公桌面的清理和使用物品的摆放,由个人负责整理。
②个人使用或保管的电风扇、办公设备(包括打印机、复印机、传真机等),由使用人或保管人负责外表的清洁。
③办公桌面只能摆放电脑、资料夹、电话、水杯、笔筒、台历和少量材料,下班时应对办公桌面的物品进行清理,保持整洁,并将座椅推入办公桌下。
④文件柜内的文件资料应摆放整齐,随时关闭柜锁,柜子上方不得摆放其他物品。
⑤各部门人员外出办事或下班时,应关闭个人办公设备的电源,最后离开的人员应关闭办公室门窗和其他电源。
第7条 会议室管理。
1.会议室由公司前台负责管理。
2.会议室内的卫生每周至少要清洁一次,遇有会议时,会前会后均要清洁。
3.每次会议之前,会议服务人员应进行电源核查、配备饮用水、水果(必要时)等工作。
4.会议服务人员要严格室内物品的管理和维护(含花木等),做到会散、人走、电源关、门合闭。
5.与会人员要爱护会议室内的公用财物,不许将室内物品移作他用。
第8条 洗漱间管理。洗漱间由物业保洁,公司后勤管理员(保洁员)负责添加用品。为保证洗漱间卫生,员工应自觉遵守如下规定:
1.注意节约用水,接完水随手关阀,杜绝长流水等浪费现象。
2.不准在墙上乱涂乱画,乱贴标识,不得摆放个人物品
3.茶叶应倒到洗漱室的指定篮筐内,纸巾等应扔在垃圾桶内,严禁将茶叶、纸巾及其他杂物直接丢弃到洗手池内。
第9条 绿化管理。
1.绿化管理的区域包括前台、公共办公区域、各领导办公室、会议室以及各办公室有绿化布置的地方。
2.花木公司每周要对集团所有摆放花木进行一次护理,及时适量为植物补充水分,保证所有植物生长状况良好,对于生病或枯萎的植物要及时救治或更换。
3.未经允许,不得随意移动植物的现有摆放位置;如因护理原因必须移动,则必须在完成护理后移回原位。
第10条 节约用电。
1.空调与新风系统:
①中央空调根据物业安排,统一开放和关闭。
②各办公室人员外出时,应随手关闭本办公室的空调和新风系统。
2.照明及其他办公用电:
①各办公室的照明及其他用电,由各办公室自行管理,办公人员应养成节约用电的习惯。
②自然光线充足时,尽量不使用人工照明。
③人员外出、中午休息及下班后应关闭照明及其他电器的电源。
第三章 安全管理
第11条 当有外来人员到访公司,前台文员应判别来访者身份,保险员、推销员不得进入。明确访客身份后,由前台文员安排等候及会面,并作来访登记;未经许可不允许直接进入办公区域。
第12条 消防安全。
1.各部门负责人为防火安全负责人,其主要职责是:落实执行有关消防安全的规章制度;检查本办公室的消防安全情况;纠正违章行为,及时发现消除消防安全隐患。
2.公共区域须张贴消防疏散示意图,并且物品摆放有序,严禁堵塞消防通道。集团的消防安全工作,要本着以“预防为主,防消结合”原则,防患于未然。
3.集团办公区域须配备充足的消防器材,并定期检查器材的状态,做到三定(定点、定型号和用量、定专人维护管理),保证各项防火设施安全有效。
4.行政管理中心应建立安全检查制度,并严格执行定期安全检查,以便及时发现安全漏洞和消防安全隐患。
5.公共环境不得存放易燃易爆危险物品,包括废弃的易燃物品。
6.公共环境内的各用电设备要正确使用,电源插头应使用合格产品,不得乱拉临时电线;严禁将无插头电器电线直接引入插座进行电路联接。
7.各岗位员工每天下班前要关好门窗、关闭个人电脑以及断开其他相关电源设施,确保安全。消防通道要保持畅通,不得堆放任何杂物。
8.任何人发现火险,都要及时、准确地向保卫部门或消防机关报警(火警电话119),并积极投入参加扑救。集团接到火灾报警后,应及时组织力量配合消防机关进行扑救。
9.各岗位员工按使用说明书定期检查消防器材。发现消防器材失效时要及时报告,由行政管理中心组织进行维修及更换工作,并做好记录。
第13条 财产安全。
1.各中心负责人每日下班后,须检查办公室门、窗、电器的关闭情况;负责人如果出差,则须指定本中心其他人员做好该项检查工作。
2.员工私人贵重物品,应妥善保管。办公室抽屉在人离开后要及时落锁,做好个人物品的防盗工作。
3.一旦发现失盗事件,应先联系行政管理中心,并封锁现场。执法人员到现场后,须协助其工作,为执法人员提供资料影印副本,以做好内部调查。
第14条 保险柜的管理。
1.集团保险柜管理主要责任在行政管理中心、财务管理中心。
2.重要文件、重要印章、重要钥匙、重要合同等统一存放于行政管理中心档案室的保险柜中,保险柜由行政管理中心主任或指定专职的主管负责保管。
3.财务印章、现金、发票等存放于财务管理中心保险柜中,保险柜由出纳负责具体保管。
4.保管人应审慎保管保险柜钥匙,并严守密码。
5.保险柜内物件如有遗失或失窃,应即呈报领导处理。
第15条 钥匙管理。
1.集团所有钥匙由行政管理中心统筹管理、复制;部门的钥匙由部门自行管理。
2.部门负责人负责管理本部门钥匙的使用,不得任意复制或允许借予他人使用。
3.集团钥匙的配置,至少在行政管理中心保留一套,以备急需。
4.钥匙保管人应遵守下列条件:
①员工离职时应将钥匙缴交行政管理中心。
②钥匙遗失时,应立即向行政管理中心报备。
③钥匙不能任意借予外人使用。
第四章 附则
第16条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第17条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。
