h市医院档案管理办法
市医院档案管理办法
第一章 总则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》和党中央、国务院制定的档案工作原则、方针、政策和上级档案主管部门的有关规定,为加强医院档案管理工作,使档案工作更好地为改革和建设服务,特制定本办法。
第二条 医院档案是党、政、工、团以及医疗、护理、科技、基建、人事、保卫、会计等在各项工作活动中形成的,对国家和社会有保存价值的,应当归档保存的各种文字、图表、音像等不同形式的材料,它是全院职工工作实践的总结和记录,是医院的宝贵财富,也是党和国家宝贵财富的一部份,每一个职工都有责任维护档案的完整与安全。
第三条 医院档案工作是医院工作的组成部分,是提高医院工作效率和工作质量的必要条件,是维护医院历史真实面貌的一项重要工作。因此,医院党政领导必须切实加强对档案工作的领导,应有一名院领导分管档案工作,把档案工作纳入议事日程,列入医院建设的发展规划。
第四条 根据国务院关于'档案工作的基本原则是集中统一地管理国家档案,维护档案的完整与安全,便于国家各项工作的利用'的决定,医院档案由院档案室实行集中统一管理,其他部门或个人不准保存档案,更不准私自损毁档案材料。
第二章档案的收集与整理
第五条 医院档案室是收集和保存本院档案资料的部门,院部及各科凡经打字室打印的文件、材料等,必须将1份底和2份正本交档案室存档。凡抄写的文件材料,须同时抄一份送院档案室存档。
第六条 各科室形成的文件材料,如年度工作计划、人才培养、教学计划和工作总结,必须抄报院办公室,由院办公室分别归档。
第七条 凡申报某项科研课题或申报某项科技成果者,不论单位和个人,须将上报材料同时交一份完整材料到档案室。不交材料者按规定办公室不予办理申报手续(不准任何人给予盖章)。
第八条 基建图纸、重要仪器的说明书及安装图纸等,均属档案、资料的重要组成部份,凡验收基建工程、机器(仪器)设备安装时,须同时验收图纸、说明书等资料,如果图纸、资料等档案材料不全不得验收,验收时须有档案人员参加。
第九条 外出开会、参观、考察人员,回院后须将文件材料交档案室登记存档,拒绝不交者,按有关规定不报销差旅费和资料费。
第十条 立卷分工和归档
文书档案由院办公室负责立卷,于次年上半年(6月底)归档;科技档案由档案室协助医务科立卷,按科技档案的形成规律,办完一件立一件,随时归档;会计档案由财务科负责,于次年6月底以前立卷,保管使用一年以后向档案室移交。
第三章档案的保管与使用
第十一条 根据上级档案部门关于建立综合档案室的指示精神和我院目前人员不足的情况,适宜设综合档案室,文书档案、科技档案、会计档案均实行统一管理。配备档案人员2人,由院党委办公室主任直接负责领导。
第十二条 查阅档案必须办理审批手续。外单位查阅档案须持介绍信并经分管档案工作的院领导或办公室主任批准方可查阅,对本院职工查阅档案须填写申请单,经办公室主任或有关领导批准后方可查阅,对与所查问题无关或党和国家规定不准个人查阅的案卷不得查阅,摘抄档案材料必须进行认真核对,对机密文件材料一般不得摘抄。
第十三条 对科技档案的查阅,为方便科技人员查阅科技档案,对形成某项技术档案的个人和科室,对该项科技档案有优先使用权,需要查阅时可免办查阅审批手续。
第十四条 档案一般不得外借,确有特殊情况需要外借时,须经本院主要领导签字批准方可外借,借阅档案必须严格办理借阅手续,详细登记卷号、件数、张数,外借时间一般不得超过10天。最多不得超过20天,交回时要认真核对卷号、件数、张数,对差错缺份少页或丢失者,要及时查清原因,并向单位领导和有关部门反映,以便查找。
第十五条 为确保档案的安全,本院档案室可为本院职工代管私人所有的机密档案材料。
第十六条 普洱市人民医院档案库房管理制度
一、档案库房只作档案存放保管之用,不得兼做其他用途。库房、办公室和阅卷室应分开。
二、库房内档案的存放、管理要规范,密级架统一编号,案卷上架排列合理、科学、整齐。档案存放位置确定后,不得轻易变动。
三、档案库房应坚固适用,具有防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防光、防潮等设施。
四、每日测试和检查温度、湿度,掌握其变化规律,采取积极有效措施做好温、湿度的调控工作。库房内温度应控制在14-24℃内,相对湿度控制在45-65%。
五、借出档案应及时收回存放原处。档案人员对库存档案进行定期检查,发现丢失、破损、褪变等问题应及时抢救、修补、复制或作其他技术处理。
六、未经批准,非档案人员不得进入库房。不准在库房内吸烟,维护库房安全。
第四章档案管理人员的职责
第十七条 档案管理人员必须以*理论和'****'重要思想为指导,认真落实科学发展观,贯彻执行档案工作的原则、法规和法律,维护档案的历史真实面貌。
第十八条 必须忠于党和国家的档案事业,刻苦钻研档案专业理论和专业知识,积极参加档案工作理论研究,探索新理论,开展新技术,不断提高业务能力和技术水平,努力为档案事业贡献力量。
第十九条 档案人员必须积极做好档案材料的收集和整理工作,做好归档的宣传工作,提高职工对档案材料归档重要性的认识,增强材料归档的自觉性,做到宁多勿漏的收集材料,同时要做好鉴定、整理和保管工作,为提供利用打好基础,协助有关人员做好档案立卷工作。
第二十条 档案人员必须坚持档案为改革和建设服务的方向,积极热情地提供利用,要正确处理好管理与利用的关系,既要管好,又要利用好,既要坚持原则,又要方便利用,既要为内部服务,也要为社会服务,要最大限度的发挥档案凭证和查考作用,做好档案登统利用的信息反馈工作。
第二十一条 档案人员必须随时提高警惕,认真做好档案的安全和保密工作,档案工作既是服务性工作,又是政治性、机要性很强的工作,档案管理人员必须严格遵守保密纪律,增强保密意识,做好保密工作,严防泄失密事件的发生,以维护档案的完整与安全。
第二十二条 档案管理人员必须按规定向指定的档案馆移交应移交的档案,同时接收应接收的档案,在交接档案时,严格办理交接手续,做好登统工作,严防差错事故的发生。
第五章奖惩
第二十三条 对不执行国家规定,不按期立卷、移交档案者,无论科室或个人,应给予适当的批评和教育,并令其限期改正,经教育仍不改者,应给予必要的经济惩罚。
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