工贸油品调运分公司备用金管理办法
工贸油品调运分公司备用金管理办法
第一章 总则
第一条 为防止zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)现金流失,加强资金管理工作,提高工作效率,现就公司备用金管理特制定本办法。
第二条 备用金的分类及定义。
(一)备用金按性质不同分为长期备用金和临时备用金。
(二)长期备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金,具有时间长、比较固定的特点。
(三)临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金,具有一次性、时间短的特点。
第三条 长期备用金的使用对象、用途和金额限制规定,按照附件规定执行。定额标准由各部门经理拟定报总经理批准,原则上借款金额应该小于等于借款人2个月的工资。
第四条 临时借款一般不予借给,特殊情况经审批可借给。有借款尚未还清者,一律不准再借。临时备用金的使用范围规定如下:
(一)因企业业务需要暂支款,包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等具有工作性质的一次性借支款。
(二)临时性公务活动、职工活动借支。
(三)理赔等事故性质的借支。
(四)押金等性质的借支。
(五)其他经批准的暂支款。
第二章 备用金的申请、审批与归还
第五条 备用金的借支程序如下所示:
(一)借款人填写《借款单》并签名。具体为:有费用预算申请业务的个人必须在费用预算申请单里填写借款事宜和借款金额,并同时填写借款单,借款单必须真实、详细的注明借支事由、金额、归还时间。
(二)借款人所在部门负责人就借支事由的真实性、必要性进行初审。
(三)部门主管领导对借支必要性进行复审,并对该部门的借支款进行总体监督。
(四)财务负责人对合理性负责审核,并根据前期现金使用作出分析,按现金管理制度做出是否借支判断。
1.未转正员工控制借支。
2.经常性违反结算纪律的员工控制借支。
3.根据事由控制借支金额的标准。
4.其他财务制度要求控制的事由。
(五)财务主管领导审批签字。
(六)总经理审批签字。
(七)会计确认借款审批是否完善,在审批完善后进行财务处理。
(八)出纳根据财务凭证进行付款。
第六条 备用金的归还
(一)归还备用金时,借款人以报销费用冲抵,差额可归还现款。
(二)出纳员收到还款现款后,开具收款收据,写清还款方式,并签字盖章交付还款人一联作为对账依据。
(三)报销费用冲抵借款的,由会计开具收款收据并注明报销冲账字样,并签字确认交付还款人一联作为对账依据。
第三章 备用金的日常管理
第七条 长期备用金的额度需要根据支出业务变化,对使用对象和用途范围每半年审定一次。
第八条 长期备用金实行专人借支专人负责的办法,不得全部或部分借支或以临时备用金的性质借支他人。
第九条 长期备用金的借款时间最长不超过半年,每半年清理一次,如需继续借用的,重新办理申请审批手续。
第十条 临时备用金要求一个事由一个专项借款和还款,不得以其他事由z借款周期。
第十一条 临时备用金的还款、报销期限:
(一)对出差人员,在返回公司5天内报销差旅费;
(二)临时采购借款,使用后5天内报销;
(三)没有特殊原因临时借款还款最长不超过2个月。
第十二条 因人员调动或离职等原因造成备用金管理员更换的,必须办理变更手续,变更方式采用借还两条线,即原责任人办理还款,新责任人办理借款。
第十三条 财务资产部会计必须于每月月末对编制月度备用金借款情况表交付部门负责人,做好备用金借款管理。
第四章 违规操作罚则
第十四条 出纳员在审批手续不全情况下借支备用金的,负责追回,并在绩效考核中给予减分。
第十五条 若借款人拒不归还所借的备用金(超过归还时间一个星期),由财务资产部提出告知后,由其所属部门负责人负责督促还款,如部门负责人未通知,造成损失的,应在绩效考核中给予减分。
第十六条 若借款人员发生人事异动或离职,综合办公室未及时书面通知财务资产部确认清账,造成借款无法收回的,由综合办公室承担借款损失。
第十七条 财务资产部对于逾期还款或拒不还款的人员,严格控制后续借款甚至取消借款资格。对于没有特殊事由有款未还借支款项的,财务资产部可拒付款项。
第五章 附则
第十八条 本办法由财务资产部负责解释。
第十九条 本办法未尽事宜,按照国家法规及工贸公司有关规定执行。
第二十条 本办法自发布之日起执行。
附件: 油品调运分公司长期备用金使用对象及限额
使用对象用途限制金额
办公室主任、副主任零星招待需要20000元/人
司机零星需要3000元/人
其他人员其他支出频繁而需要定额备用金的人员5000元/人
