企业档案室管理规定办法

企业档案室管理规定办法

企业档案室管理规定【1】

1.总则

为加强企业档案管理,逐步实现规范化、标准化、制度化,更好地为企业经营生产服务,根据《档案法》及总公司有关档案工作的规定,结合公司实际制定本制度。

2.档案归档制度

2.1.适用范围

公司档案主要包括:1.党群工作;2.行政管理;3.经营管理类;4.生产技术管理类;5.产品档案;6.科学技术研究档案;7.基建档案;8.设备仪器;9.会计档案;10.干部职工档案等十类档案管理。

2.2.文件资料的形成和归档。

2.2.1.公司生产经营活动中形成的各种文件资料,由部门指定专人负责日常积累、整理和归档;各项管理工作中形成的文件资料,由各职能部门的兼职档案员分门别类做好日常积累、整理和归档工作。

2.2.1.1.公司党群工作档案、人事档案、行政档案由办公室按年度进行整理,以上资料于第二年六月底前移交到档案室进行分类、整理、立卷归档。

2.2.1.2.经营管理类包括经营部分包合同、分包结算、分包商评价表(包括供应商评价表);生产部的生产计划、统计(表)报表、设备报表、设备检查计划报告等按年度整理、组卷,于第二年六月底前移交档案室归档。

2.2.1.3.生产技术管理类档案由质量部专人按年度负责整理,于第二年六月底前移交档案室进行分类、整理、立卷归档。

2.2.1.4.产品档案涉及到的资料由各个部门按《分类规则》11.5进行收集整理,以承接项目全部完工后进行整理,以产品入库时间为准两个月内整理、立卷移交档案室归档。

2.2.1.5.科学技术研究档案,由技术部在完成每一项科技成果之后两个月内,按《分类规则》11.6进行整理、组卷,并向档案室移交归档。

2.2.1.6基建档案,在基建项目竣工验收质保期后两个月内,由基建领导小组按《档案分类规则》11.7进行整理、组卷、排列、编号,并移交档案室归档。

2.2.1.7.设备仪器档案及新购进设备随机资料,由生产设备部按《分类规则》11.8进行整理、组卷,并在两个月内移交档案室保管。

2.2.1.8.会计档案,由财务部按《分类规则》11.9整理装订成册,排列编号并编制分类目录。在会计年度终了后在本部门保存一年后移到档案室保管。

2.2.2.资料归档的基本要求

2.2.2.1.文件资料必须保持成套性和完整性。

2.2.2.2.归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。

2.2.2.3.在一个年度或一个项目结束后,由档案员按照文件的特点,系统整理组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒),经主管负责人审查签字之后,按移交归档程序和时间要求,向档案室移交归档。

2.2.2.4.每一个保管单位都要填写案卷封面(包括:单位名称、项目名称、保管单位名称、编制日期、张数、保管期限、档案号等)卷内目录和备考表。

2.2.2.5.归档的文件资料必须符合国家规定的文件种类、文件格式等有关要求,书写工整清楚,不准使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。

2.2.3.归档份数

2.2.3.1.各类档案归档一份。

2.2.3.2.声像、电子版档案归档二份。

2.2.4.归档案卷的交接

2.2.4.1.公司各部门形成的技术文件,由资料员按照《分类规则》进行整理,填写《移交清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份),由部门经理审核后移交档案室。

2.2.4.2.公司技术部、质量部形成的技术文件,包括经营管理、产品、基建、科研类等文件,由资料员按照《分类规则》进行整理、组卷,并编写技术文件归档说明书,填写《移交清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份)。

2.2.4.3.确定档案保管期限的原则:

a.凡记述和反映公司重要活动和历史面貌,对企业有长远利用价值的档案,列为永久保存。

b.凡在较长时期内需要查考利用的档案列为长期保存(30年)。

c.凡在短时期内需要查考利用的档案列为短期保存(10年)。

d.介于两者之间的档案,一律从长保存。

3.档案接收制度

3.1.接收档案必须认真验收,并办理接交手续。

3.2.存放档案必须有专用柜,排列方法一律从左向右自上而下。

3.3.底图存放要扎边平放。蓝图按四号大小琴式折叠。

3.4.借阅档案必须按借阅制度办理。

3.5.每年12月31日前对库房档案进行一次清点、核对,做到账物相符。

4.档案保管制度

4.1.档案库房应具有防火、防盗、防光、防高温气体、防潮、防尘、防有害生物、防污染等设施条件。

4.2.档案室每月进行一次安全检查,检查情况应登记,发现问题当即处理或向领导反映解决。

4.3.非库房管理人员,不得进入库房。如因工作需要进入库房的,应由管理人员陪同。

5.档案登记统计制度

5.1.档案统计主要包括:档案管理基本情况、档案数量、档案利用效果。

5.2.严格履行借阅手续,如实填写《借阅档案登记表》,并妥善保存,作为积累档案利用的依据。

5.3.档案员要主动与利用者联系,请利用者协助填写“档案利用效果登记表”并将利用效果实例汇编成册。

5.4.档案统计报表每年年底报总公司档案室和唐山市档案局一份,档案室留两份。

6.档案的保密制度

6.1.档案管理人员必须贯彻执行国家保密制度及公司的档案保密规定,确保档案的安全。

6.2.档案管理人员对所保管的档案内容不得泄露。

6.3.不得擅自翻印、复印、传抄档案、资料。

6.4.经鉴定批准销毁的档案、资料,必须送指定造纸厂销毁,不准卖给废品收购站。

6.5.发现档案、资料丢失或下落不明,要立即报告保卫部门。

7.档案借阅制度

7.1.借阅档案应根据档案的重要程度履行不同的借阅手续。

7.2.机关各部室因工作需要在档案室查阅档案者,须经部门经理签字。调阅档案且离开档案室或复印案卷内容(不带出机关)者,须经部门经理、经理办公室主任签字,方准予借阅或复印。

7.3.凡外单位借阅档案或复印案卷内容并带出机关者,必须持单位介绍信,经公司主管领导签字,方可调阅或复印,“介绍信”留存档案室。

7.4.借阅档案,借出时间最长不超过15天。

7.5.借阅档案的人员,必须保守档案的机密,保证档案的安全,不得涂改、勾划、剪裁、拆散或擅自复印、转借。

借出后归还的档案,档案管理人员要认真核对、检查,发现问题要向借阅人当面提出,查明情况报告领导。

8.档案利用制度

8.1.党群、行政、经营、生产技术管理档案实行新规则的编制归档文件目录;产品、基建、设备仪器、科技、会计档案编制总目录、分类目录等。

8.2.生产经营和其他各项工作中形成的全部档案为一个全宗。档案室应在文书和业务部门立卷基础上,按照“分类规则”进行分类、组卷、编目、排列、上架。

8.3.档案室根据各类档案的不同要求,分别按年度或项目编制必要的目录、卡片、索引等检索工具。

8.4.全宗内的案卷目录,应依分类方案及时间顺序排列并编号,专柜保存,并绘制案卷存放标识。

8.5.应用计算机存贮和检索档案。

9.档案鉴定销毁制度

9.1.档案的鉴定,由档案鉴定小组负责,档案鉴定小组由公司主管领导、业务技术部门、经理办和档案室的负责人员组成。

9.2.鉴定工作每三至五年进行一次。

9.3.根据档案保管期限规定,对超过保管期限的档案由鉴定小组提出存毁意见。

9.4.销毁的档案登记造册,报经公司主管领导批准后,由二人在指定地点监销,监销人在销毁册上签字并注明年、月、日,销毁清册立卷归档长期保存。

10.违规处罚

对违反下列行为之一的直接责任人及主管领导人应视情节轻重给予不同程度的处罚,构成犯罪的依法追究刑事责任:

10.1.不按规定整理档案,不按期向档案室移交档案的;

10.2.因保管不善,造成档案损毁、丢失的;

10.3.伪造、涂改档案的;

10.4.擅自销毁、抄录、复制档案的;

10.5.泄露档案内容,造成严重后果的。

11.分类规则

11.1.档案分类

依据《工业企业档案分类试行规则》要求,根据公司实际情况设置十个一级类目,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

11.2.档号编制原则

11.2.1.唯一性原则:

档案馆内档号应指代单一。不是编号对象应赋于不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

11.2.2.合理性原则:档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

11.2.3.稳定性原则:档号一经确定,一般不应随意改变。

11.2.4.扩充性原则;档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。

11.2.5.单性原则:档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存储空间,提高处理效率。

11.3.档号的结构

目录号—类别号—案卷号—页号

*—*·**—**—*

11.4.党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案类目设置及编号

11.4.1.一级类目代号:0党群工作类;1行政管理类;2经营管理类;3生产技术管理类

11.4.2.按二级类目组织案卷。

11.4.3.档号的结构形式

上述四类档案编号结构形式采用四段式,编号由左至右排列,格式如下:

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第一段为目录号。

第二段为一级类目代号,用“0、1、2、3”表示。

第三段为部门代号(二级类目)。

第四段为案卷号,同一保管期限内流水编号。

11.4.4.案卷排列与编目

同一保管期限内按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的顺序逐年编制流水卷号,分三种保管期限编制案卷目录。

利用新规则进行文件级管理的,同一保管期限内同一年度按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类顺序编制流水件号,分三种保管期限编制归档文件目录。

11.5.产品档案类目设置及编号

产品生产档案按所承接的工程项目----子项专业设置类目,按二级类目组织案卷。

11.5.1.档号的结构形式

产品档案结构形成采用四段式,编号由左至右排列,格式如下:。

*—4·**—**

第一段为目录号。

第二段为一级类目,用“4”表示产品档案。

第三段为二级类目,按产品种类或型号设置。

第四段为案卷号,同一类产品档案的编号。

11.6.科学技术研究档案

11.6.1.类目设置

科学技术研究档案按科研课题设置类目,二级类目根据科研课题完成的时间顺序编制,按二级类目组织案卷。

11.6.2.编号的结构形式

科学技术研究档案编号的结构形式采用四段式,格式如下:

*—5·**—*

第一段为目录号

第二段为一级类目(科学技术研究档案)代号,用“5”表示。

第三段为课题代号,根据科研项目排序编号。

第三段为案卷号,按项目流水编号。

11.6.3.案卷排列按二级类目顺序排列。

11.7.基本建设档案类目设置及编号

11.7.1.类目设置

基本建设档案按建设项目设置类目,二级类目根据基建项目完成的时间顺序编制,按二级类目组织案卷。

11.7.2.编号的结构形式

基建档案编号的结构形式采用五段式,格式如下:

*—6·**·**—*

第一段为目录号

第二段为一级类目(基本建设档案)代号,用“6”表示。

第三段为建设项目代号,根据项目排序编号。

第四段为三级类目代号,用01-11表示。

第五段为案卷号,按项目流水编号。

11.7.3.案卷排列按二级类目顺序排列。

11.8.设备仪器档案类目设置及编号

11.8.1.类目设置.设备仪器档案按设备种类(用途)设置类目,设备仪器类设置八个二级类目(见类目代号表),按单位设备组织案卷。

11.8.2.编号的结构形式

设备仪器档案的编号结构形式采用五段式,格式如下:

*—7·**·**—*

第一段为目录号。

第一段为一级类目(设备仪器档案)代号,用“7“表示。

第二段为二级类目代号,用01-08表示。

第三段为三级类目,根据实有设备食品情况设备。

第四段为案卷号,按二级类目流水编号。

11.8.3.案卷排列:按二级类目顺序排列。

11.9.会计档案分类、编号、排架细则

11.9.1.类目设置会计档案按文件形式(名称)设置类目,会计档案类设置四个二级类目(见类目代号表)。

11.9.2.会计档案结构形成采用五段式,格式如下:

*—8·**·**—*

第一段为目录号。

第二段为一级类目(会计档案)代号,用“8'表示。

第三段为二级类目代号,用01-04表示。

第四段为三级类目代号,用二位自然数表示。

第五段为案卷号,按二级类目流水编号。

11.9.3.案卷排架(凭证、报表、其他)按二级类目从1起流水排列、编号,账簿类按三级类目流水排列编号。

11.10.干部职工档案类目设置及编号

11.10.1.类目设置

干部职工档案设置管理人员档案、员工档案、死亡职工档案三个二级类目

11.10.2. 编号的结构形式

干部职工档案的结构采用四段式,格式如下:

*—9·**—*

第一段为目录号

第二段为一级类目(干部职工类档案)代号,用“9”表示。

第三段为二级类目代号。

第四段为案卷号。

11.10.3.案卷排列按二级类目顺序排列。

企业档案室管理规定【2】

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向集团行政人事部提交备份,从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作,并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)

5、政府、项目批文、合同;

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);

7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;

9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);

10、公司有效证照、证件、印章;

11、具有法律效力及保存价值的文件;

12、公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时,要严格履行移交手续,按文件材料分类造册,随移交备份档案提供两联清单,注明移交人,待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。

(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。

(2)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。

(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议,行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室;有密级档案复制时,需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用,其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料,在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定,并经集团总裁批准后,方可销毁。

4、销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。

九、罚则

1、集团各分子公司凡违反本制度,无故延期或不交应归档的备份文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款100元-500元,并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项,泄露公司档案秘密的,涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人各罚款500元-1000元,并予以通报批评;如造成恶劣后果者,视情况严重程度追究其法律责任。

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项,遗失档案的,应立即报告,如因遗失档案,泄露公司商业秘密,造成恶劣后果者,视情况严重程度追究其相关责任。

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密,应根据情节轻重,给予纪律处分及相应罚款,直至依法追究法律责任。

6、集团所有员工凡违反本制度第七条,不按规定存放电脑档案,不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自20**年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

3、各子公司应根据本制度,结合本单位的实际情况,制定具体实施细则。

4、以往的相关规定与本办法不一致的,以本制度为准。