师大后勤配送管理办法

师大后勤配送管理办法

师大后勤发展总公司配送管理暂行办法

为提高工作效率,发挥配送规模优势,创造最佳经济效益,总公司决定对公司内所有进出物品原则上实行统一配送,并制订本办法。

一、管理机构

1、学院纪委监审处、产业后勤处、设备实验处为学校监督、组织采购的职能部门,对总公司的配送工作进行监督协调及指导;

2、杭师院后勤发展总公司配送中心作为公司直属机构,是公司内负责配送工作的职能部门。负责根据本办法规定及各用户要求开展配送、核算、仓库保管、市场信息调查等工作;

3、总公司领导办公会议,负责监督协调配送工作。

二、配送范围

1、原则上总公司所有物品由配送中心负责组织实施配送。

①饮食服务公司所有荤素菜、粮油、燃料及其他原材料的配送;

②住宿服务公司的学生公寓及客房服务用品的配送;

③物业管理公司绿化、卫生、维修工具、材料及文印纸张等物品的配送;

④商贸服务公司销售商品的配送;

⑤总公司范围内设备、办公用品、低值易耗品、劳保用品的配送;

⑥根据总公司安排需配送的其他物品。

2、配送中心可根据实际情况,经与有关部门协调提出集中配送的具体范围,报总公司同意后实施。

三、采购工作规定

1、所有对外采购业务活动必须遵守国家有关法律、法规和财经纪律,通过正常渠道和正当方式实施,凡数量多、金额大的批量采购必须采用招投标方式,依法签订购销合同;

2、配送中必须建立并严格执行具体的廉政管理规定,总公司及学院有关部门将监督执行有关廉政制度;

3、批量采购项目,必须在市场调查、掌握市场行情、作好准备的基础上,选择三家以上的供应厂商进行业务洽谈,择优确定供应商,核定价格与质量要求,供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归总公司所有,并在合同中注明;

4、对技术性较强或有特殊要求的采购项目,采购部门可要求使用部门有关专业人员共同采购或授权使用部门有关专业人员采购,并共同承担责任;

5、原则上配送范围内的物品由配送中心集中负责配送,但根据实际情况,可由配送中心与具体用户协商,由配送中心授权各用户自行采购相应物品;

6、凡由配送中心集中配送和经配送中心授权由各用户自行采购,所有采购物品都必须经配送中心审核认可并进行相关登记入帐工作后,方能办理报销手续;

7、配送中心成立专门的采购队伍,负责具体的配送工作。各部门应遵守由配送中心提交总公司同意后的有关申购规定,原则上各部门应统一以公司名义向配送中心提交书面的申购订货单,订单要求注明规格、估价、数量、原进货渠道等,否则配送中心有权退还并要求重新按规范填写申购订单;

8、如各部门对申购物品有特殊要求的,应在申购单中作书面说明,否则,各部门原则上应接受配送中心配送的物品;

9、用户因特殊情况提出特殊申购订货要求的,配送中心应给予充分的理解与支持,尽可能满足用户的特殊需求;

10、如因特殊原因未能按有关要求完成配送任务的,配送中心应主动及时与用户联系,共同协商补救措施,否则以失职论处。

四、物品验收规定

1、必须严格执行验收制度,做好验收工作,配送中心负责人须积极监督并检查执行情况,并进行抽查,杜绝不合格物品流入,防止造成不必要的损失;

2、入库物品到货后,由保管员验收,其他物品送往使用部门,由使用部门指定的验收员验收,严禁未经验收即入库;

3、必须依据各公司(或仓库)的申购订单进行验收,逐一核对到货物品的品名、规格、数量、质量、产地、单价、金额等,验收合格方可入库或接收。凡与订单不符合的货物,用户可以拒收;

4、凡对单验收,发现数量、质量不符合要求,要做好记录,及时告知中心负责人,并按以下规定处理:

①凡质量不符合要求,要求供应商立即调换合格商品再进行验收,否则,应予全部退货;

②凡临近保质期(有效期)的物品,使用部门无法在保质期(有效期)内使用完的,可拒绝验收;

③“三无产品”一律退回。

5、验收合格入库后须分类整理,做好记录。

五、仓库管理规定

1、配送中心有权根据实际情况及有关规定,储备一定数量的仓储物品。在确定仓储物品及数量时应严格审批程序,并考虑以下因素:

①必须根据耗用情况和市场供应情况,确定仓库物品的储存结构,以利保证货物的供应。减少资金占用,防止浪费、损失;

②必须根据仓库的地理位置,设备条件和仓储物资的自然属性,做到布局合理,编号有序,领用方便;

③必须按物品的包装形状、重量、数量、性能特点和储存时间,合理堆放进仓物品,以利保护仓储物品的质量。

2、物品进仓,必须抓住验收环节,严格把关;物品出仓,必须抓好验单、复核、点交三个主要环节,防止差错,分清责任;

3、必须建立货物盘点制度。按仓储物品特性确定合理储耗率,及时做好盘点工作和仓储损溢的报批工作;

4、配送中心必须建立仓库保管相关制度,切实做好仓库管理工作,确保仓库及物品的安全及物品到达的及时发送,降低库存损耗;

5、做好仓库的消防和安全工作,确保仓储物资的安全,仓库不得擅自为私人、其他部门和单位代保管物品。

六、招投标有关规定

1、单件设备在2000元以上或总计金额在10000元以上的物品采购,必须成立采购小组,由分管副总签批执行;

2、单件设备在5000元以上或总计金额在20000元以上的物品采购,必须以招投标方式购买,由总经理签批执行;

3、单价设备在10000元以上或总计金额在50000元以上的,经总公司经理会议讨论批准后请院有关职能共同组成招投标小组,按规定办理。

七、本办法解释权属杭州师范学院后勤发展总公司,自颁布之日起执行。