服装品牌公司客户投诉管理办法
某服装品牌公司客户投诉管理办法
(一)目的
为求迅速处理客户投诉案件,维护公司信誉,促进质量改善与售后服务,制定本办法。
(二)范围
包括客户投诉表单编号原则,客户投诉的调查处理、追踪改善、成品退货、处理期限、核决权限及处理逾期反应等项目。
(三)适用时机
凡本公司产品遇客户反应质量异常的申诉(以下简称'客户投诉')时,依本施行办法的规定办理。(如未造成损失时业务部或有关单位前往处理时,应填报'异常处理单'反应有关单位改善)。
(四)处理程序
客户投诉处理流程,如附表1。
(五)客户投诉分类
客户投诉处理作业依客户投诉异常原因的不同区分为:
1.非质量异常客户投诉发生原因(指人为因素造成)。
2.质量异常客户投诉发生原因。
(六)处理部门
附表1
项
目客户投诉调查及处理程序成品退回处理客户投诉改善及追踪
1.客户投诉反应2.调 查3.责任归属判定4.处理期限管理1.检 验2.入库1.书面改善提出2.改善项目拟定3.改善项目确认4.改善项目执行5.改善项目督促
主办部门客户服务科客户服务科总经理
客户服务科总经理
客户服务科配货中心仓储单位总经理
客户服务科销售部
总经理
客户服务科有关部门总经理
客户服务科
(七)处理职责
各部门客户投诉案件的处理职责:
1.业务部门
(1)详查客户投诉产品的订单编号、款号、数量、交运日期。
(2)了解客户投诉要求及客户投诉理由的确认。
(3)协助客户解决疑难或提供必要的参考资料。
(4)迅速传达处理结果。
2.市场客户服务科
(1)客户投诉案件的调查、提报与责任人员的拟定。
(2)发生原因及处理、改善对策的检查、执行、督促、防之提报。
(3)客户投诉质量的检验确认。
3.总经理
(1)客户投诉案件的登记,处理时效管理及逾期反应。
(2)客户投诉内容的审核、调查、提报。
(3)客户投诉之后的联系。
(4)处理方式的拟定及责任归属的判定。
(5)客户投诉改善案的提出、洽谈、执行成果的督促及效果确认。
(6)协助有关部门与客户接洽客户投诉的调查及妥善处理。
(7)客户投诉处理中客户投诉反应的意见提报有关部门追踪改善。
4.供货部门
(1)针对客户投诉内容详细调查,并拟定处理对策及执行检查。
(2)提报货品供应商。
(八)客户投诉处理表编号原则
1.客户投诉处理的编号原则
年度(××)月份(××)流水编号(××)
2.编号周期以年度月份为原则
(九)客户反应调查及处理
1.市场客户服务科人员于接到客户反应产品异常时,应即查明该异常(编号、款号、交运日期、数量、不良数量)、客户要求,并即填具'客户抱怨处理表'连同异常样品签注意见后送总经理办理。
2.客户投诉案件若需现场调查者,市场客户服务科在填立'客户抱怨处理单'时为应客户需求要确保处理时效:市场督导人员应立即反应,总经理委派专人会同商品部门人员共同前往处理,若质量管理部人员无法及时前往时由总经理指派有关人员前往处理,并于处理后向总经理报告。
3.为及时了解客户反应异常内容及处理情况,市场客户服务科或有关人员于调查处理后三天内提出报告呈总经理批示。
4.总经理室接到市场客户服务科的'客户抱怨处理表'后即编列客户投诉编号并登记于'客户抱怨案件登记追踪表'后送商品部追查分析原因及判定责任归属部门后,送生产单位分析异常原因并拟定处理对策,并送总经理室批示意见,另依异常状况送商品部提示意见,再送回总经理室查核后送回市场客户服务科拟定处理意见,再送总经理室综合意见后,由总经理审核批准处理。
5.市场客户服务科收到总经理室送回的'客户抱怨处理表'时,应立即向客户说明、交涉,并将处理结果填入表中,呈主管核阅后送回总经理室。
6.总经理室接到市场客户服务科填具交涉结果的'客户抱怨处理表'后,应于一日内就销售部与商品部的意见加以分析作成综合意见,依据核决限分送总经理核决。
7.判定发生单位,若属我方质量问题应另拟定处理方式,改善方法是否需列入追踪(人为疏忽免列案追踪)作明确的判定,并依'客户投诉损失金额核算基准'及'客户投诉罚扣判定基准'拟定责任部门损失金额,个人惩处种类呈主管批示后,依罚扣标准办理,若涉及行政处分则依'客户投诉行政处理原则'办理。
8. '客户抱怨处理表'会决后的结论,若客户未能接受时业务部门应再填一份新的'客户抱怨处理表'附原抱怨表一并呈报处理。
9.各部门对客户投诉处理决议有异议时得以'签呈'专案呈报处理。
10.客户投诉内容若涉及其他公司,原物料供应商等的责任时由总经理室会同有关单位共同处理。
11.客户投诉不成立时,业务员于接获'客户抱怨处理表'时,以规定收款期收回应收帐款,如客户有异议时,再以'签呈'呈报上级处理。
(十) 客户投诉责任人员处分及奖金罚扣
1.客户投诉责任人员处分
总经理室每月10日前应审视上月份结案的客户投诉案件,凡经批示为行政处分者,经整理后送人事单位提报'人事公布单'并公布。
2.客户投诉绩效奖金罚扣
商品部、业务部门及服务部的责任归属单位或个人由总经理室依客户投诉案件发生的项目原因决定责任归属单位,并开立'奖罚通知单'呈总经理核准后复印三份,一份自存,一份会计单位查核,一份送罚扣部门罚扣奖金。
(十一) 成品退货帐务处理
1.业务部门于接到已结案的'客户抱怨处理表'第三联后依核决的处理方式处理
(1)拆让、赔款:业务人员应依'客户抱怨处理表'开立'销货折让证明单'一式二联,呈部门经理、总经理核签及送客户签章后一份存业务部,一份送会计作帐。
(2)退货、重处理:即开立'退货
单'注明退货原因,处理方式及退回依据后呈总经理核示后,除第一联自存督促外其余三联送成品仓储据以办理入库手续。
总经理室于客户投诉案件处理过程中,对于逾期案件应开立'催办单'催促有关部门处理,对于已结案的案件,应查核各部门处理时效,对于处理时效逾期案件,得开立'洽办单'送有关部门追查逾期原因。
(十二) 实施与修订
