发票章管理规定办法
发票管理暂行规定【1】
第一章 总则
第一条 为加强财务监督,进一步规范公司的发票管理,根据《中华人民共和国税收征收管理法》和《中华人民共和国发票管理办法》等有关规定,结合公司实际情况,制定本规定。
第二条 本规定所称发票包括:一是国税局出售和代开的增值税发票和普通发票。二是地税局出售和代开的饮食服务业、旅游业、娱乐业、广告业和其他收入发票。三是由国务院有关部门自行印制和管理的票据,主要有金融、航空、邮政、铁路等行业自制的票据。四是省级以上财政部门印制的行政事业性收费收据和非税收入收据。
第二章 发票的领购、保管和使用
第三条 公司财务部根据使用情况,按照国家关于发票领购的有关规定,统一向税务部门购买并由财务部发票管理员保管。
第四条 财务部应按税务机关要求对购买的发票加强管理,健全保管制度,发票管理员负责保管购买的票据和开具发票的专用设备,财务部会计负责监督检查。如发票管理员工作变动,必须严格履行发票管理交接手续。
第五条 空白发票丢失,必须及时向单位领导汇报,税务机关备案,对因发票丢失造成损失的追究发票管理人员的经济责任。
第六条 发票填开必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。
第七条 需要开具发票时,首先由集团销售公司会计人员填写《票据开具证明单》,经相关手续审批后,连同发货单和购货单位开票信息(开具增值税专用发票的还需提供一般纳税人资格证书),提交财务部
发票管理员,发票管理员审核无误后开具发票,财务部会计负责监督检查。
第八条 发票开具时,应按顺序号全份打印,并加盖单位发票专用章;各项目内容应清晰、真实、完整,包括日期、客户名称、产品名称、规格型号、数量、单价、大小写金额等。
第九条 开具的增值税发票发生销货退回、开票有误等情形,在当月发生,可收到退回的发票联(专用发票包括抵扣联),符合作废条件的,按作废处理;开具时发现有误的,可即时作废,重新开具。作废发票全联次留存。跨月和对方已认证抵扣需开具红字专用发票应向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》,申请开具红字专用发票,按照税务机关相关规定办理。
第十条 集团销售公司业务人员必须根据真实的业务往来提出开票要求,营销管理部门应严格按照集团制定的发票开具管理规定开具《票据开具证明单》。公司业务人员严禁违规开票,若有违犯,一经查实,将严肃处理,触犯刑法的移交司法机关处理。营销管理部门严禁非法开具《票据开具证明单》,若有违犯,立即调离工作岗位,触犯刑法的移交司法机关处理。
第十一条 发票管理员必须严格遵守国家制定的《发票管理办法》,严禁违规开票。若有违犯,公司将严肃处理并调离工作岗位,触犯刑法的移交司法机关处理。
第十二条 财务部会计不定期检查发票开具情况(核对是否依据《票据开具证明单》开具、手续是否齐全等),检查中发现的问题要及时反映给财务部部长处理。发现重大违规问题,财务部长要及时通知董事长处理。财务部会计不定期检查营销管理部门开具的《票据开具
证明单》是否与实际业务相符,是否符合公司发票开具管理规定。
第三章 发票的取得
第十三条 公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项,必须向收款方取得发票。取得发票时,不得要求变更品名和金额。
第十四条 经办人员取得各类发票时,应严格审核其真伪、内容开具是否合规。不符合规定的发票,不得作为财务报销凭证,任何单位和个人有权拒收。不真实、不合法的发票,财务部门一律不予办理。
第十五条 集团采购中心、集团行政中心等部门在签订采购或服务合同时要严格按以下规定执行:
1、 提供商品或劳务的供应商应首先是增值税一般纳税人,其 次是小规模纳税人或只缴纳地税的纳税人,能依法纳税,能按时全额提供增值税发票或普通发票。
第十六条 业务经办人员无法按第十五条规定取得发票时,应写 出书面申请(见附件),陈述合理理由经分管副总裁或董事长签批后方可持收据等其他证明到财务部报销或入账。供应商提供的税票税率低于规定税率时,应写出书面申请(见附件),陈述合理理由经分管副总裁或董事长签批后方可持发票等到财务部报销或入账。无签批手续的财务部有权拒绝付款。
第十七条 经济业务发生后,业务经办人员取得发票时,应确定其是否具有开具发票的资格,禁止出现虚假的发票。由于经办人员责任,取得虚假的发票,由此造成的查补增值税、企业所得税、罚款、滞纳金全部由经办人员承担。对善意取得的虚假的发票(与销售方存在真实的交易,销售方使用的是其所在地的专用发票,专用发票注明的销售方名称、印章、货物数量、金额及税额等全部内容与实际相符,且没有
证据表明购货方知道销售方提供的专用发票是以非法手段获得的),责令经办人员重新取得真实有效的增值税发票或普通发票。
第十八条 日常经济业务应在不超过业务发生后的30日内取得发票,并按照公司管理规定签批和签字后,送交财务部进行账务处理。对因经办人员责任,发票滞后入账,使增值税超过规定的抵扣期限(增值税专用发票等扣税凭证抵扣期限为180天),造成增值税进项税额不能抵扣,企业所得税不能税前列支的,追究有关当事人的责任,并承担相应的经济损失。
对超过30日未取得发票或未完成签字审批手续,财务部催办仍未能及时办理的,将纳入绩效考核。为谋个人私利虚开发票、多开发票、收取非法发票等行为,一经查实,公司将严肃处理,触犯刑法的将移交司法机关处理。
第十九条 丢失已开具增值税专用发票的发票联和抵扣联,如果丢失前已认证相符的,购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》,经主管税务机关审核同意后,可作为增值税进项税额的抵扣凭证;如果丢失前未认证的,购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件到主管税务机关进行认证,认证相符的凭该专用发票记账联复印件及销售方所在地主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》,经购买方主管税务机关审核同意后,可作为增值税进项税额的抵扣凭证。
丢失已开具专用发票的抵扣联,如果丢失前已认证相符的,可使用专用发票发票联复印件留存备查;如果丢失前未认证的,可使用专用发票发票联到主管税务机关认证,专用发票发票联复印件留存备查。 丢失已开具专用发票的发票联,可将专用发票抵扣联作为记账凭证,专用发票抵扣联复印件留存备查。
第四章 发票审查和财务处理
第二十条 业务经办人员和部门分管人员要仔细审核以下事项:
1、客户名称是否是与本企业完全一致;
2、发票开具是否规范、项目填写是否齐全、金额(大、小写)是否正确,货物名称开具为**一批或**一宗必须附销货清单,货物名称必须明细,不能简单归类为:办公用品、劳保用品、备品备件;
3、开票内容与业务内容是否一致;
4、是否按照本企业提供的开票资料开具;
5、开票内容是否在供应商的经营范围内;
6、开票单位是否是收款单位;
7、开票单位是否与签订的合同或协议单位一致;
8、盖章是否清晰、是否是“发票专用章”,“发票专用章”上的单位名称必须与开票单位的名称一致。
9、其它事项。
第二十一条 有预付款业务的部门如集团销售公司、集团采购中心、集团基建处、集团行政管理中心等在预付款支付后,必须专人负责建立台账,根据合同或协议及时催开发票,发票收到后按规定签批后报财务入账并核销台账。
第二十二条 对不能判断发票真伪的,应向主管税务机关咨询或查验其发票真实性。
第二十三条 财务部门在完成对发票真实性审查和公司资金管理相关的签证程序后,根据经济业务性质作账务处理。
第二十四条 允许报销行政事业性收费收据和非税收入收据,必须是由具有收费资质的行政事业单位开具的,收费项目为列入国家或省级以上政府规定的行政事业性收费和政府性基金目录。各种结算凭证和往来结算收据一律不得报销。
第二十五条 本年度发票应在本年度结束之前提交财务挂账或付款,以前年度发票原则上不得报销。
第五章 附则
第二十六条 公司财务部发票管理员要及时掌握国家有关发票使
用管理的最新政策,对公司的发票管理工作要适时提出自己的意见和建议,改进发票管理,最大限度防范风险,避免损失。
公司财务部负责对公司发票情况监督检查,对不按规定执行的将纳入绩效考核,造成损失追究经办人责任并按比例赔偿公司损失。
第二十七条 本规定适用于集团及公司所有部门单位,由财务部负责解释。
申 请 表
申请人:
年 月 日
发票管理制度【2】
一、各部门对发票实行专人管理,领取发票由专人负责,责任到人,财务部设发票管理台帐,由领用人签字。
二、不准转借、转让发票:发票只准本单位的开票人按规定用途使用。
三、发票启用前,应先清点,如有缺联、少份、缺号、错号等问题,应整本退回。
四、填开发票时,应按顺序号,全份复写,并盖单位发票印章。各栏目内容应填写真实、完整,包括客户名称、项目、数量、单位、金额。未填写的大写金额单位应划上“○”符号封项;作废的发票应整份保存,并注明“作废”字样。
五、严禁超范围或携往外市使用发票;严禁伪造、涂改、撕毁、挖补、转借、代开、买卖、拆本和单联填写。
六、开具发票后,如发生销货退回情况需开红字发票的,必须收回原发票,并注明“作废”字样或取得对方有效证明。
七、使用发票的部门和个人应妥善保管发票,不得丢失;如发票丢失,应于丢失当日用书面报告财务部,再由财务部上报处理。
八、增值税发票的有关特殊规定,按有关相应的规定执行。
九、如因发票管理不善而发生税务部门罚款,公司将直接追究有关部门和人员的经济责任。
十、公司内部使用的各种单据参照本制度管理。
