消防执法档案管理办法
档案管理应当遵循客观、科学、完整、安全、有效利用的原则,落实逐级责任制和岗位责任制,实行集中统一管理,定期和离任移交制度。
第一条上级公安机关消防机构应当加强对下级公安机关消防机构执法档案管理工作的监督、指导。
公安消防执法档案管理工作接受主管公安机关、地方档案行政主管部门的监督、指导。
第二章 档案归档内容
第二条公安消防执法档案包括消防行政许可档案、消防监督检查档案、消防安全重点单位档案、重大火灾隐患档案、火灾事故调查档案、消防行政处罚档案、消防行政强制档案、消防执法救济档案和消防刑事执法档案。
第三条消防行政许可档案分建设工程消防设计审核卷、建设工程消防验收卷、公众聚集场所使用(营业)前消防安全检查卷。
(一)建设工程消防设计审核卷的归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.建设工程消防设计审核意见书及审批表;
3.建设工程消防设计审核申报表;
4.消防设计文件;
5.特殊消防设计的技术方案及说明,消防设计专家评审会纪要,采用的国际标准、境外消防技术标准的中文文本,其他有关消防设计的应用实例、产品说明等材料;
6.建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件;
7.新建、扩建工程的建设工程规划许可证明文件;
8.设计单位资质证明文件;
9.建设工程消防设计审核受理凭证;
10.建设工程消防设计审核记录表;
11.集体会审、专家评审意见及有关记录和材料;
12.文书送达回执;
13.其他有关材料;
14.备考表。
(二)建设工程消防验收卷的归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.建设工程消防验收意见书及审批表;
3.建设工程消防验收申报表;
4.消防设计文件变更情况、消防设计专家评审会纪要及其他需要提供的申报材料;
5.工程竣工验收报告,与消防验收有关的竣工图纸及隐蔽工程记录;
6.消防产品质量合格证明文件;
7.有防火性能要求的建筑构件、建筑材料、室内装修装饰材料符合国家标准或行业标准的证明文件、出厂合格证;
8.消防设施、电气防火技术检测合格证明文件;
9.施工、工程监理、检测单位的合法身份证明和资质等级证明文件;
10.建设工程消防验收受理凭证;
11.建设工程消防验收记录表,现场抽样检查及功能测试、检测、综合评定等资料;
12.不合格项目的整改证明资料,建设工程消防验收复验记录表;
13.集体会审意见;
14.文书送达回执;
15.建设工程消防监督管理移交记录;
16.其他有关材料;
17.备考表。
(三)公众聚集场所使用(营业)前消防安全检查卷的归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查合格证复印件/不同意投入使用、营业决定书及审批表;
3.消防安全检查申请表;
4.建设工程消防验收合格意见书或竣工验收消防备案文书复印件;
5.应依法办理建设工程竣工验收备案手续但未抽查的公众聚集场所的场所室内装修消防设计施工图、消防产品质量合格证明文件、装修装饰材料防火性能符合国家标准或行业标准的证明文件和出厂合格证;
6.申请人营业执照或工商行政管理部门出具的名称预先核准通知书复印件;
7.消防安全管理制度、灭火和应急疏散预案;
8.员工消防安全教育培训记录,自动消防系统操作人员消防行业特有工种职业资格证书复印件;
9.公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查受理凭证;
10.消防监督检查记录;
11.现场抽样检查、功能测试、检测等有关记录和资料,现场照片;
12.集体讨论意见;
13.文书送达回执;
14.其他有关材料;
15.备考表。
消防行政许可档案中图纸较多时,可将图纸另立分册装订,并注明总册数,集中存放;有条件的地方,可以电子档案的形式保存图纸。
第四条消防监督检查档案分建设工程消防设计备案卷、建设工程竣工验收备案卷、单位消防安全监督抽查卷、举报投诉消防安全违法行为核查卷、大型群众性活动举办前消防安全检查卷和消防产品监督检查卷。
(一)建设工程消防设计备案卷的归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.建设工程消防设计违法通知书、建设工程消防设计复查意见书及审批表;
3.建设工程消防设计备案检查记录;
4.建设工程消防设计备案表;
5.建设工程消防设计备案受理凭证;
6.建设工程消防设计备案检查材料(包括:建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件,新建、扩建工程建设工程规划许可证明文件,设计单位资质证明文件,消防设计文件等);
7.建设工程消防设计备案检查材料受理凭证;
8.建设工程消防设计备案检查的有关材料;
9.其他有关材料;
10.备考表。
(二)建设工程竣工验收备案卷的归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.建设工程竣工验收消防违法通知书、复查意见书及审批表;
3.建设工程竣工验收消防备案检查记录;
4.建设工程竣工验收消防备案表;
5.建设工程竣工验收消防备案受理凭证;
6.建设工程竣工验收消防备案检查材料(包括:工程竣工验收报告及与消防验收有关的竣工图纸、隐蔽工程记录,消防产品质量合格证明文件,有防火性能要求的建筑构件、建筑材料、室内装修装饰材料符合国家标准或行业标准的证明文件、出厂合格证,消防设施、电气防火技术检测合格证明文件,施工、工程监理、检测单位的合法身份证明和资质等级证明文件等);
7.建设工程竣工验收消防备案检查材料受理凭证;
8.建设工程竣工验收消防备案检查的现场抽样检查、功能测试、检测等资料;
9.其他有关材料;
10.备考表。
(三)单位消防安全监督抽查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.消防监督检查记录;
3.责令改正通知书;
4.复查记录;
5.行政处罚决定书等依法处理情况的文书;
6.责令停止施工(停止使用、停产停业)的当事人申请恢复的申请,消防监督检查记录,同意或者不同意恢复施工(使用、生产、经营)决定书及审批表;
7.文书送达回执;
8.其他有关材料;
9.备考表。
单位消防安全监督抽查卷可以以被抽查单位为单位,以抽查时间为序,按季度或年度立卷,集中归档。
(四)举报投诉消防安全违法行为核查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.消防安全违法行为查处情况告知举报投诉人材料;
3.群众来信材料、来访反映情况记录;
4.消防安全违法行为举报、投诉受理登记;
5.消防监督检查记录;
6.责令改正通知书;
7.复查记录;
8.行政处罚决定书等依法处理情况的文书;
9.文书送达回执;
10.其他有关材料;
11.备考表。
举报投诉消防安全违法行为核查卷可以以每起核查案件为单位,以举报、投诉受理登记时间为序,按季度或年度立卷,集中归档。
(五)大型群众性活动举办前消防安全检查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.大型群众性活动举办前消防安全检查意见书及审批表;
3.公安机关治安部门通知检查材料;
4.消防监督检查记录;
5.其他有关材料;
6.备考表。
大型群众性活动举办前消防安全检查卷可以以每起大型群众性活动为单位,以公安机关治安部门通知时间为序,按季度或年度立卷,集中归档。
(六)消防产品监督检查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.消防产品监督检查法律文书及审批表;
3.消防产品监督检查记录;
4.消防产品现场检查判定材料;
5.消防产品检验报告及其他材料;
6.向质检、工商部门的通报材料;
7.文书送达回执;
8.其他有关材料;
9.备考表。
第五条消防安全重点单位档案归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.消防安全重点单位告知书;
3.消防安全重点单位申报表;
4.单位的工商营业执照等身份证明文件;
5.单位消防安全基本情况材料(包括:消防安全责任人、管理人基本情况,建筑、场所的消防行政许可、备案文件,生产、储存物品火灾危险性,主要建筑的消防基本情况,消防安全重点部位情况,专职消防队及其装备情况,自动消防系统操作人员证书复印件,灭火和应急疏散预案,建筑消防设施年度检测情况);
6.单位总平面布局图、平面布置图、消防设施系统图等;
7.其他有关材料;
8.备考表。
第六条重大火灾隐患档案归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.重大火灾隐患整改通知书及审批表;
3.立案前消防监督检查记录;
4.重大火灾隐患现场照片;
5.立案前集体讨论、专家论证意见;
6.给当地公安机关、政府的报告,政府批复意见;
7.单位撤销重大火灾隐患的申请;
8.复查时消防监督检查记录;
9.重大火灾隐患整改后的照片;
10.复查后集体讨论、专家论证意见;
11.重大火灾隐患销案通知书及审批表;
12.消防行政处罚、消防行政强制情况记录;
13.政府督办的有关材料;
14.文书送达回执;
15.其他有关材料;
16.备考表。
第七条火灾事故调查档案分火灾事故简易调查卷、火灾事故调查卷和火灾事故认定复核卷。
(一)火灾事故简易调查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.火灾事故简易调查认定书;
3.现场调查材料;
4.其他有关材料;
5.备考表。
火灾事故简易调查卷可以以每起火灾为单位,以报警时间为序,按季度或年度立卷,集中归档。
(二)火灾事故调查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.火灾事故认定书及审批表;
3.火灾报警记录;
4.询问笔录,证人证言;
5.传唤证及审批表;
6.火灾现场勘验笔录;
7.火灾现场图、现场照片或录像;
8.火灾痕迹物品提取清单,物证照片;
9.鉴定、检验意见,专家意见;
10.现场实验报告、照片或录像;
11.火灾损失统计表,火灾直接财产损失申报统计表;
12.文书送达回执;
13.其他有关材料;
14.备考表。
(三)火灾事故认定复核卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.火灾事故认定复核结论书及审批表;
3.火灾事故认定复核申请材料及收取凭证;
4.火灾事故认定复核申请受理通知书;
5.火灾事故认定复核调卷通知书;
6.原火灾事故调查材料复印件;
7.火灾事故认定复核的询问笔录、证人证言、现场勘验笔录、现场图、照片等;
8.文书送达回执;
9.其他有关材料;
10.备考表。
第八条消防行政处罚档案分消防简易行政处罚卷、消防行政处罚卷。
(一)消防简易行政处罚卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.当场处罚决定书;
3.现场调查材料;
4.罚没收据;
5.其他有关材料;
6.备考表。
消防简易行政处罚卷可以以每起处罚案件为单位,以处罚时间为序,按季度或年度立卷,集中归档。
(二)消防行政处罚卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.公安行政处罚决定书/终止案件调查决定书及审批表;
3.受案登记表;
4.询问笔录、证人证言,鉴定意见、检测结论,勘验、检查记录,现场笔录,物证照片等;
5.传唤证及审批表;
6.与此案有关的消防监督检查记录、责令改正通知书、火灾事故认定书等;
7.扣押物品清单、先行登记保存证据清单及审批、处理材料;
8.被处罚单位营业执照、个人身份证等身份证明材料;
9.公安行政处罚告知笔录;
10.听证申请,不予受理听证通知书,举行听证通知书及审批表,听证笔录,听证报告书;
11.重大行政处罚集体讨论意见;
12.责令停产停业报请政府审批文件、政府批复;
13.执行情况材料,包括罚没收据、行政拘留通知书、执行回执、没收违法所得清单、责令停产停业(停止施工、停止使用)后的现场记录和照片等;
14.文书送达回执;
15.其他有关材料;
16.备考表。
第九条消防行政强制档案分临时查封卷和行政强制执行卷。
(一)临时查封卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.临时查封决定书及审批表;
3.消防监督检查记录、询问笔录、火灾隐患现场照片等证据材料;
4.临时查封告知笔录;
5.临时查封集体讨论意见;
6.临时查封现场笔录;
7.临时查封现场照片或录像;
8.解除临时查封申请;
9.解除临时查封前消防监督检查记录;
10.解除临时查封决定书及审批表;
11.文书送达回执;
12.其他有关材料;
13.备考表。
(二)行政强制执行卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.行政强制执行决定书及审批表;
3.责令改正通知书、公安行政处罚决定书等文书复印件;
4.行政强制执行告知笔录;
5.行政强制执行集体讨论意见;
6.行政强制执行现场笔录;
7.行政强制执行现场照片或录像;
8.文书送达回执;
9.其他有关材料;
10.备考表。
第十条消防执法救济档案分消防行政复议卷、消防行政诉讼卷和消防国家赔偿卷。
(一)消防行政复议卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.行政复议决定书;
3.行政复议申请书或行政复议申请笔录;
4.答复意见;
5.被复议的消防执法行为原案卷材料复印件;
6.其他有关材料;
7.备考表。
(二)消防行政诉讼卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.法院的判决书或裁定书;
3.起诉书;
4.答辩状;
5.被诉的消防执法行为原案卷材料复印件;
6.其他有关材料;
7.备考表。
(三)消防国家赔偿卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.赔偿决定书/不予赔偿决定书;
3.赔偿申请书或申请笔录;
4.有关消防执法行为的调查、认定材料;
5.有关消防执法行为原案卷材料复印件;
6.文书送达回执;
7.其他有关材料;
8.备考表。
第十一条消防刑事档案的案卷归档内容和装订顺序,按照公安机关有关规定执行。
第三章 档案的建立与管理
第十二条公安机关消防机构的主要负责人为公安消防执法档案管理第一责任人,履行下列职责:
(一)组织建立健全执法档案管理制度,落实人员、经费、场所、设施;
(二)积极采用先进的档案管理技术;
(三)组织检查、鉴定、销毁档案。
根据需要,公安机关消防机构主要负责人可以明确由分管负责人具体组织实施执法档案的管理工作。
第十三条消防执法人员应当履行下列职责:
(一)对所承办的消防执法活动的有关资料进行收集、整理、立卷、归档;
(二)归档案卷齐全完整,符合规定;
(三)按照规定时限向档案管理人员移交执法档案;
(四)严格保管案卷材料,严防遗失;
(五)严禁弄虚作假,私自留存或销毁案卷材料;
(六)调离本岗位时,移交所承办或保存的案卷材料。
第十四条公安消防执法档案的管理人员应当认真执行档案管理制度,履行下列职责:
(一)指导、监督消防执法人员对案卷材料立卷、归档;
(二)接收移交的案卷,履行签字手续,编制移交清册;
(三)按照有关规定对档案材料进行分类、编号、编目、排列和存放;
(四)做好档案的收进、借阅、移出、保管、利用和销毁等情况登记工作;
(五)不得擅自复制、翻拍、抄录、涂改、伪造、抽取、销毁档案,严防丢失、损毁;
(六)严格遵守安全保密制度,落实安全防护措施,确保安全。
第十五条消防执法人员应当在消防执法活动完结后30个工作日内立卷归档并将案卷移交档案室或档案管理人员,法律、法规、规章另有规定的除外。档案管理人员在接收案卷时应当逐册清点,由交接双方在移交目录上签字。
公安机关消防机构负责人、消防执法人员离任时,应当将执法档案归档情况纳入离任工作交接的内容。档案管理人员离任时,应当按规定移交档案台帐和全部档案,办理工作交接手续。
第十六条消防执法人员按照实际发生的消防执法活动收集、整理、建立公安消防执法档案,卷内归档内容应当根据执法活动的实际发生情况归档。
单位营业执照、资质证明文件、个人身份证等证明材料,应当与原件核对无误后,以其复印件存档。同一件文书、证据材料涉及两个以上案卷的,应当按照刑事案卷优于行政处罚卷、行政处罚卷优于其他具体行为卷、具体行为卷优于其他案卷的原则存放原件,其他案卷存放复印件,并加盖“与原件核对无误”章。
第十七条公安消防执法档案归档内容中有声像材料的,应当按有关案卷装订顺序要求在卷内相应位置列明,并随案卷一并归档、移交。
有条件的单位,应当按照公安声像档案管理的要求,根据不同载体,使用专门装具分别整理、编号,妥善保存和管理,并在执法档案中注明声像档案编号。
第十八条除本规定另有规定的外,公安消防执法档案以案(人、单位、事等)立卷,按类别集中存放。
各类案卷应当做到归档材料齐全完整,制作规范,字迹清楚,并采用具有长期保留性能的笔、墨水书写或打印。
卷内材料,除卷内文件目录、备考表、空白页、作废页外,应在正面右上角和反面左上角用铅笔逐页编写阿拉伯数字页号,页号从“1”编起,为流水号,不得重复和漏号。
案卷装订前要拆除金属物,对残缺破损、小于或大于卷面的材料,应当进行修补、裱贴和折叠,不得有压字和掉页情况;装订时应当采取右齐、下齐、三孔双线、左侧装订的方法。案卷材料较多时应当分册装订,每册不宜超过200页。
第十九条公安消防执法档案应当建立台帐,按照案卷类别分别建立登记目录。
各类法律文书应当建立台帐,按照文书名称分别建立登记目录。有条件的地方,可以建立电子台帐。
第二十条公安机关消防机构应当设立能够保障公安消防执法档案安全的档案室,配备专、兼职档案管理人员,建立健全档案管理制度,保证档案的真实、完整、有效和安全。没有条件设立档案室的,可以设立档案专柜。
第二十一条公安机关消防机构除按照本规定建立纸质公安消防执法档案外,还应当按照消防执法信息化的要求建立公安消防执法电子档案,并进行物理归档,将保存载体与纸质档案一并移交档案室管理。
公安机关消防机构在推行办公自动化系统和编制消防监督业务管理软件时,应当设立电子文件的归档功能,实现文档生成与归档一体化,逐步实现档案计算机数据管理、整理编目、检索查询、安全保密功能。
第二十二条公安消防执法电子档案应当符合有关规定,其归档范围、内容、保管期限应当符合本规定。
公安消防执法电子档案应当采取严格的管理制度和技术措施,确保不被非正常签发、修改和删除,保持其真实性、完整性和有效性。
第二十三条公安消防执法档案管理人员应当严格落实执法档案借阅、查阅制度,为消防工作服务。
查阅、摘抄、复制公安消防执法档案,应当按照有关规定和程序经公安机关消防机构负责人批准;涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等依法不予批准的,应当说明理由。
第二十四条公安消防执法档案保管期限分为永久、长期和短期。长期为16年至50年,短期为2年至15年,具体档案保管期限如下:
(一)消防行政许可档案 长期
其中公众聚集场所使用(营业)前消防安全检查卷 16年
(二)消防监督检查档案 16年
其中建设工程消防设计备案卷 长期
建设工程竣工验收备案卷 长期
(三)消防安全重点单位档案 16年
(四)重大火灾隐患档案 5年
(五)火灾事故调查档案 长期
其中火灾事故简易调查卷 5年
较大以上火灾事故调查卷 50年
(六)消防行政处罚档案 长期
其中消防简易行政处罚卷 16年
(七)消防行政强制档案 长期
(八)消防行政救济档案 长期
(九)消防刑事档案 永久
第二十五条公安机关消防机构应当每年组织对保管到期的档案进行鉴定。对属于公安机关归档范围的公安消防执法档案应当按照本机关综合档案部门的要求定期移交归档。对不属于归档范围的其他公安消防执法档案,且经鉴定确实无继续保存价值的,应当经公安机关消防机构主要负责人审批后按规定销毁。
第四章 附 则
第二十六条公安消防执法档案的案卷编号及案卷封面、卷内文件目录、备考表等,应当执行公安机关档案管理的有关规定,可以由各省、自治区、直辖市公安消防总队在公安机关档案管理部门指导下,根据公安机关档案管理工作的相关规定制订统一规范。
第二十七条本规定自2023年10月1日起施行。2006年3月30日印发的《消防监督执法档案管理暂行规定》(公消[2006]119号)同时停止执行,此前的公安消防执法档案维持原状。
