工程公司档案管理办法
**工程有限公司档案管理办法
第一章总则
第一条为了规范和严肃公司档案管理,根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况,制定本规章制度。
第二条档案工作的宗旨:收集齐全、及时归档、完好保存,方便利用。
第三条档案管理的基本原则及要求:
一、归档原则
1.集中保管:公司各档案材料由办公室集中保管。
2.主动上交和积极催收相结合:各部门主动上交和办公室主动催收相结合。
3.详细登记:各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好,4.标5.着清楚,6.以便分类归档。
二、交接原则
员工离职或请假超过15个工作日,当事人必须主动将经办的档案材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失的,根据档案材料的重要性,每损坏或缺失一份,在考核结果中对相关责任人进行责任处理;
档案材料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件,没有合法的档案材料交接单,公司不予办理相关手续。(档案交接单见附表六)
第四条档案管理的组织机构及责任划分
档案管理实行集中管理。
办公室集中统一管理,各部门负责部门档案工作,维护档案的完整与安全。
一、办公室
办公室全面负责公司档案的收集、归档和借阅。其主要职责包括:
收集、整理、立卷和归档公司的档案材料。
档案材料的保管和销毁;
档案材料的借阅、催还;
指导部门档案管理人员的工作;
领导交办的其他档案管理工作。
二、部门档案管理人员
各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。
部门档案管理人员在办公室的业务指导下,负责本部门档案材料的具体管理工作。其主要职责见附件一、部门档案管理人员职责。
第五条档案管理分类
对档案的管理,按照载体分为纸质档案、声像档案。
第二章纸质档案管理
第六条纸质档案的内容
纸质档案指一切以纸质形式存在的档案资料,对应于声像档案资料。
第七条档案的收集
档案的收集按照以下两种情况执行:
1、需要经办公室流转的文件资料收集,正式文件一经产生,在流出办公室之前,先交办公室归档(具体见“发文管理办法”和“收文管理办法”)。
2、公司各部门在工作中形成后,不需要行文,不经办公室流转文件、档案(如工程图纸、技术资料等)的收集,采到以下办法收集:
事先登记
a.部门在每年制定工作计划时均要同b.时注明各项任务要产生的档案目录清单,c.并不d.得出现明显漏报,e.在制定完工作计划3天内必须报送办公室,f.办公室秘书根据部门上报的情况,g.结合以往工程或工作情况和历史经验,h.编制当年各部门应该上交的档案材料目录并确定上交时间,i.下发各部门执行;
j.公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料;
k.对于公司部门会议文件,l.各部门在召开会议前须到办公室申请会议室借用登记,m.办公室按照登记向相关部门催收会议文件。办公室秘书根据会议登记表向各部门催收文件;
事后查收
办公室秘书根据各部门上报的档案目录清单和既定时间,及时向相关部门催收档案;
各部门须严格按规定主动、及时向办公室上交档案材料;
对不按要求及时提交资料或提交资料不齐全的,除要求限时补齐外,根据资料重要性,在考核结果中对相关部门经理进行责任处理;
对于办公室秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核结果中对办公室秘书进行责任处理。
第八条档案的立卷、整理和归档,具体见附件二,“档案资料立卷归档规则”。
第三章声像档案管理
第九条 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、光盘和文字说明两部分组成。
第十条 声像档案资料的收集
一、收集范围
反映公司主要职能活动,业务、工程等工作成果和存在问题的声像资料;
各级领导人参加的与公司有关的重大活动的声像资料;
公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料;
其它单位形成的与公司有关的重要声像资料;
其它具有保存价值的声像资料。
二、收集方法及要求
事先确认
制作、使用录音带、录像带、摄像带、影片、照片(合底片)的部门和人员,在借用声像器材时,经办人认真填写《声像器材借用申请表》,详细说明本次制作所要形成的声像档案所制作的内容,数量和质量要求,完成时间。(见附表八、声像器材借用申请表)
严格审核
经办人经部门经理审核后,交办公室主任审批后,办公室即转交《声像器材借用申请表》至办公室秘书,办公室秘书登记后借出器材;
积极催收、严格检查、验收
对到期未及时交还器材并同时上交所制作的声像档案的,办公室秘书积极催收。
办公室原则上只接收原版、原件。
经办人按规定上交的归还器材时,必须同时上交制作的声像档案资料及其它载体形态的档案,凡涉及公司重大事件的,相关部门和人员应向办公室报送目录和必要的文字说明。
办公室秘书严格按规定检查经办人员上交的声像资料,声像资料要齐全,文字说明内容要真实;底片、原件与影像、复制品要相符。
如果因特殊原因未能按规定提交声像资料,除非经部门经理、办公室主任审核,总经理审批,否则视为私用公司财物,其形成费用不予报销,在考核结果中对相关责任人进行处理。
第十一条 声像档案的整理和保管(见附件三、声像档案整理、保管规则)
第四章档案查借阅管理制度
第十二条 公司员工可以根据公司确定的查阅权限,查阅有关文件。
第十三条 由办公室秘书按相应的查阅权限原则上执行,如需越权查阅,需上一级主管领导批准。
序号
职位
查阅权限
(a级―绝密,b级―机密,c级―秘密,d级―公开)
1
董事长、总经理
a、b、c、d级文件资料
2
公司高层管理人员
b级(含)以下文件资料
3
部门经理
c级(含)以下文件资料
4
一般员工
d级文件资料
a级文件(绝密):指最重要的公司秘密,一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料,包括:财务分析报告、工程决算材料;合同、协议文本;对高层管理者的考核报告、评议等;对工资分配方案及所属文件;涉及项目成本、利润的报告或论证材料;如投资计划与分析、项目可研报告等;公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料;公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。
b级文件(机密):指重要的公司文件,一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料,包括:公司注册及相关文件;技术资料、工程建设的重要图纸;立项报告、业务进度分析报告;各种末正式批复或采取的计划、方案;涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书,政府部门对公司的处罚决定等;公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料及声像材料。如经济纠纷、工程招投标文件等。
c级文件(秘密),包括:各种证明材料;工程方面的洽商等;公司其它应列为秘密的文件资料及声像材料,如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。
d级文件(普通):指一般性的,可以提供给所有的员工查考利用的文件资料,包括:
平时各种工作条例、规章制度;一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件);各类一般性的请示、通知、会议纪要,简报、情况反映等;行政管理工作的计划、总结、报告;一般性的月、季工作计划与总结报告;有关干部任免、调配、定级等的文件;财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证,其它。
查(借)阅档案(包括资料、文件、光盘)必须在档案查(借)阅登记簿登记后方可查(借)阅;
密级档案在办公室查阅,不能带出,必须带出办公室查阅的,需办公室主任审核报总经理签字才可。
第十四条 档案原件一般不外借,如必须借阅,一般档案时间不超过十天,密级档案不超过一星期。并且必须得到办公室主任审批并办理相关手续(见附表二)。
第十五条 借阅档案的人必须爱护档案,要保护档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、裁减、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。
第十六条 借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件,须经办公室主任批准并办理相关手续。(见附表四)并由办公室秘书负责打印、复印。但须进行技术处理,保证复印件与原件有明显的区别,并且只复印文件上相关的部分,其他与其查阅无关的内容在复印时必须进行遮蔽处理;
第十七条 借用的档案,当事人必须在规定时间归还办公室;如确需延期,当事人必须提前一个工作日办理续借手续(见附表三)。否则视为无故不及时归还,在考核结果中对责任人进行责任处理。
第十八条 借阅档案交还时,必须当面点交清除,与发现遗失或损坏,应立即报告领导,并根据文件性质、损坏程度在考核结果中对责任人进行处理。
第十九条 外部合作单位查阅档案,应持有单位介绍信,并经总经理批准后方能查阅,但不能将档案带离办公室。
第二十条 外部合作单位摘抄卷内档案,应经总经理同意,对摘抄的资料要进行审查、签章。
