工业饲料事业部采购管理办法
某工业饲料事业部采购管理办法
一、总则
1、目的
为使本部原辅料的采购作业有所遵循,及时提供适质、适量、适价的原辅材料,特制定本办法。
2、范围
凡大宗原料、辅料、包装材料、标签、说明书等采购业务中,有关询价、议价、购买等作业,均适用本办法。
3、采购权限的划分
⑴大宗物资采购,均由采购委员会决议。
⑵其余原辅料采购作业,均由饲料采购部负责询价,呈总经理签准。
4、采购作业方式
采购方式依原料特性、用量分为三种。
⑴大宗原料采购。①适用于大宗物资,如玉米、豆粕、菜籽粕、棉粕、麸皮、进口鱼粉等相关原料。②采购方式:由饲料采购部每周报市场行情,并预测未来变化,参考公司用量等资料,定期提报采购委员会研讨,核准后定购。
⑵长期定单采购。①适用于经常使用且市场价格比较稳定的材料,如包装材料。②采购方式:由采购部事先依据所需之一个月的用量,觅妥供应商,办理询价议价手续、实际交货时间、明细规格及数量,报请总经理核准后,依实际需要通知供应商交货。
⑶一般性采购。①适用于零星用量且规格复杂之材料,如小品种原料等。②采购方式:采购部根据各部门开具的采购单,逐项办理询价议价,报总经理核准后采购。
5、供应商的选定及管理
⑴对于大宗或经常使用的材料,采购部门应建立相对稳定的供应商,并设立《合格供方记录》作为日后询价、议价和供料的参考。
⑵为确保货源,采购人员对于经常采购的材料,应寻找两家以上的供应商作为储备或交互采购,以稳定货源、价格及质量等。
⑶若供应商为贸易商或代理商时,采购人员应调查其信誉及技术服务能力等,凭此作为判断是否为采购对象的依据。
6、采购委员会组织
⑴饲料事业部设立采购委员会,由公司财务部经理、贸易部经理、质管部经理及饲料事业部总经理、副总经理、生产部经理、采购部经理、技术部经理组成。饲料事业部总经理担任采购委员会主席,采购部经理负责决议案的执行。
⑵采购委员会原则上每月25日举行会议,开会时间由采购部经理安排。
⑶若情况特殊需要时,采购部经理可建议召集临时会议。
⑷开会的法定人数为全体委员的三分之二,任何议案以多数票决定,当赞成票和反对票数相同时,由采购委员会主席裁决。
⑸会议决议事项由采购部经理记录整理,呈总经理核决。
⑹采购委员会职责:①拟定原料的采购政策并确保政策的适当执行。②依据本公司的技术标准,确保原料的品质及合理的价格。
二、大宗物资采购作业
1、大宗物资信息收集
⑴采购部随时询访、记录、掌握国内外重要原料的行情动态及足以影响原料供需的种种财经措施,每周以《原料行情周报表》向总经理汇报。
⑵采购部每月25日前完成预测下一个月的原料成本行情分析和下月采购计划。
⑶技术部每月22日前完成下一个月的《原料预计用量表》送采购部。
⑷仓储部门必须每日早上10时前,将工厂前一日的《原料库存日报表》上网传采购部,以了解库存动态。
2、大宗物资采购方案的拟定
⑴采购部经理每月主动召集一次会议,邀请采购委员会讨论大宗物资采购最新动态。
⑵采购部除须将上次采购会议决议执行情形提出报告外,并需提供《原料行情报告》供各采购委员参考、研究,并提出采购建议,以利采购委员会决议采购数量及价格。
⑶采购部应在采购会议中,将预定的采购品种、数量、价格,报采购委员会决定,如遇行情变化大,需紧急采购时,采购部经理应先口头报告总经理,先向厂方定购,但事后需向采购委员会报告,并补办手续。
3、大宗物资的定购及交货量控制
⑴大宗物资经采购委员会决议采购,并觅妥适当供应商后,有采购部与供应商签订《采购合同》。
⑵仓库以《原料入库单》作为收料依据,采购部依据《原料入库单》和《原料库存日报表》作为采购依据。
三、长期定单采购作业
1、询价、议价、采购作业
⑴采购人员就公司经常使用的材料,深入了解材料规格、成本结构、预估一个月的用量等资料后,选定三家以上供应商,请其报价,并与之议价。
⑵议价完后,采购部人员应拟定采购对象,以《采购合同》并随附供应商报价资料。呈请总经理核准,完成定购手续。
⑶采购人员应将每次定购的厂商及交易条件做好记录备查。
⑷采购部应注意长期性采购材料的市场行情,遇成本结构中原料涨或跌时,应判断及时再采购。
2、例行通知交货及交货量的控制
⑴属长期定单采购的材料,当库存降至安全存量时,采购部直接以电话向供应商告知所需材料的规格,交货期限、数量,通知其交货。
⑵仓库以《原料入库单》作为收料的依据。
⑶采购部以《原料入库单》作为实际执行数量。
3、长期供应厂商异常的处理
采购部接到使用部门对现行长期定单供应商有交货品质不符标准、交货量不足、延误交期、售后服务不良等反映时,均应立即通知供应商改善,经通知后仍未改善者,采购部应立即另行开发新供应商。
四、一般性采购作业
1、请购作业
各部门需要采购时,需开具请购单。设备零件则需详填设备零件的规格明细、用途及验收标准,另提供参考工程图画及参考供应商估价资料,送采购部门办理采购作业。
2、采购作业
⑴采购部门经办人员接请购单后,应立即了解请购的品名、规格和功能,经参考市场行情及厂商资料后,进行询价。
⑵除因独家制造、代理或单笔采购金额在500元以下等因素外,采购部至少应向三家以上供应商询价。
⑶若厂商报价的规格与请购的规格稍有不符或属代用品者,采购人员应随附资料,由请购部门签注意见后再行采购。
3、呈核及定购
采购人员询价、议价完成后,填写《采购申请单》经采购经理审核,必要时会签请购部门意见后,依据核决权限呈核,总经理核准后再行采购。
4、品质异常处理
⑴采购人员收到质管部出具的《原料检验报告单》时,应依据检验结果、检验部门意见及《采购合同》规定,与供应商洽谈扣款、退货、换货、补交等事宜。
⑵因品质不合格退货、换货而导致未于约定日期前入厂并验收合格入库者,应以逾期交货
处理。
五、整理付款
1、整理付款验收凭证
整理付款凭证:采购部以《原料入库单》《采购合同》《原料检验报告单》为付款凭证。
2、整理付款程序
⑴采购部在原料验收入库后,以《原料入库单》《采购合同》《原料检验报告单》为付款凭证,填写好《付款申请单》连同发票按付款程序核批后,交出纳依《付款申请单》汇款给供应商。
⑵属月结货款者,采购人员应先通知厂商提前送发票,然后按程序办理付款。
⑶内购材料需待试车检验者,按订立合同规定办理付款,未定和约者,依采购部门呈准的付款条件整理付款。
六、附则
