健升房地产资料文件管理办法
1.人员安排
指定专人负责资料文件管理工作,负责公司下达的文件命令、指示,并督促经办人员执行。
2.文件收发基本要求
a、建立收发文登记簿,收发文时填写'文件日期'、'文件编号'、'文件内容'、'收发文单位'。
b、发文必须及时准确,并要求收文人签收。
c、发出文件必须留底,分类存档。
d、收到文件后,要做好登记,并及时转发有关人员。需要传阅的,采用发给甲--收回--再发给乙--……的方法,并要求阅后签名。
e、所有收到的文件均须归档保管,如属传真件要以复印件存档。
3.资料文件保管要求
做到资料齐全,便于查询。
a、文件的分类:
资料分类的目的是为了便于使用。不同时期不同的工作重点,相应文件的分类也会有所变化。基本分类原则如下:
⑴公司内部:
①公司文件;
②地产部内部文件;
③公司各部门往来文件;
⑵往来文件:
①与物业公司往来文件;
②与业主或客户往来文件;
③其他往来文件。
⑶楼宇资料:
①基础数据文件;
②有关设计文件;
③报建批文文件;
④销售有关文件;
⑤市场调查文件;
⑥其他文件。
b、根据以上分类标准将文件分门别类,随时编制目录。
c、按时间分类将资料文件装订成册,统一制作封面、目录,进行妥善保管。
4.资料查询
a、非本部门人员要查阅有关资料,必须获得本部门经理许可后方可查阅。
b、查阅人仅限查阅许可的资料。
c、借阅文件资料时,需经部门经理批准,登记后方可借阅,时间不得超过7天。
d、如需复印,应经部门经理许可,并由资料管理人员复印并进行登记。
