合同登记管理办法范本

合同登记管理办法范本

合同登记管理办法

(一)、合同登记管理要求:

1、合同分类合理、清楚、便于查找。

2、合同文件保存完整,做到无漏办、无遗失。

3、存档时认真填写档案目录。

(二)、商品房预售契约及相关合同:

为方便查找规定商品房预售契约按物业类型(soho、半岛公寓、豪宅等)楼号进行分类存档。

与销售有关的其他合同,如办理按揭需签定的借款合同、房屋收押合同;精装修合同等也应按物业类型及楼号存档。

售房合同正本转交公司行政管理部进行存档,客户服务部保存副本。

(三)、合同管理:

1、合同指售房合同及与销售相关的办理贷款过程中的借款合同、房屋收押合同,精装修合同,合同变更协议、退房协议等。

2、合同会签审核制度:

(1)、为了保障合同的严肃性,避免正签合同过程中错误的发生,合同的审核实行会签制度。每套正签完毕的合同配一张相应合同类别的会签单(见附件8),按照销售代理商律师客户服务部的顺序相应人员分别在会签单上签字,会签单签字完毕,由客户服务部将合同汇总,准备加盖公司合同章并由法人代表或委托人签字。

(2)、与销售代理商做好合同交接工作。为避免合同丢失,交接合同时客户服务部应查验合同份数、客户名、办理预售登记所需的基本资料及合同会签单是否齐全、有效。合同交接完毕双方在合同交接单上签字确认。合同交接单由客户服务部进行存档。

(3)、客户服务部将合同转交给律师进行审核,律师审核完毕在合同会签单上签字确认,律师审核合同应在接到合同2日内完成。

(4)、客户服务部最后进行合同内容的审核校对工作。合同审核完毕,在合同会签单上签字确认并将合同汇总由法人代理人签字并加盖公司合同章。

3、合同预售登记:

合同签字盖章完毕,填写预售登记表格做合同预售登记,预售登记完毕的合同一份正本转交销售代理商并由销售代理商将合同转交给客户。其他一份正本存入公司档案,另一份正本由客户服务部存档,以便随时查看。

4、合同分物业类型存档,在物业类型目录中分楼号存档,见合同存档工作流程(详见流程1)。合同会签单随合同进行存档。

5、对存档合同进行电脑录入。

6、遇退房,退房手续办理完毕及时做合同注销工作(包括合同预售登记注销和公司内部档案注销)。

7、精装修合同、办理贷款手续的借款合同、房屋收押合同也应按物业类型、楼号存档。

8、预售登记应在合同规定日期内做完。