房地产公司销售部资料管理办法

房地产公司销售部资料管理办法

房地产开发公司销售部资料管理

一.资料内容

文字部份:

1.送董事会资料。

2.公司下发文件。落款为'**公司'、'董事会'的通知、通告、指示、决定、决议等。

3.会议纪要。

4.内部资料。包括一般资料和重要资料(需长期保存)。

5.送其他部门资料,主要指部门衔接函。

6.其他部门送本部门资料。衔接函、落款为'**部'的通知、通报、决定等。

7.策划部送行业信息。包括:策划部送来的《简报》、其他楼盘信息等。

8.活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则,实施方案,请柬,门票样本等。

9.报刊杂志信息。分相关行业信息、广告信息等。

10.法律方面资料。主要指法律顾问的意见书、信函。

11.各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。

12.各项目运行中资料。包括合同书、预定单、工程变更单、退房申请单及批复、按揭资料、客户档案。

13.各项目售后资料。主要指物管公司送来的,如客户住宅电话等资料。

14.销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚情况。

15.各项目《销售日报表》。

16.每天各销售代表的《工作日志》及每周、每月汇总。

电脑部份:

1.销售资料。主要指商品房销售一览表、合同摘要,营业用房合同摘要,车库购销情况,已售房、余房信息。

2.工作日志。

3.客户档案。

4.销售代表档案。

二.资料的管理。

销售助理负责本部门的资料管理工作,主管进行监督和督促。

销售助理作为资料的管理人,应及时做好资料的收集、整理、归档,确保资料的完整、正确和安全。

1.文字资料。

报董事会资料。注明所上报的具体董事、时间。

公司下发文件。在收文的次日早会宣读,会后存档。

《销售日报表》。由经办的销售主管当日详细填写,销售助理每天早会检查,会上汇总(包括当日汇总、截止当日汇总),经理会后检查。一本填完后存档。

《工作日志》。由各销售代表每天下班前完成,主管助理当日汇总,分项目销售时间存档。

合同书的管理。详见《预定单合同的管理》。

预定单的管理。详见《预定单合同的管理》。

工程变更单的管理。销售部保留的工程变更单应分项目长期保存。

项目售前资料。长期保存。

项目售后资料。长期保存。

注意事项:1.每份资料编写目录,建立借阅签字制。如造成售楼资料遗失,须原样弥补,并罚款200元,如造成其他资料的遗失,须承担相应的经济及法律责任并罚款200元。

2.大部分文字资料需长期保存,有些资料需永久保存,这些资料主要是指与客户签署的易引起争议的书面资料,如a、客户的更名、转让资料(见《更名、转让手续的办理》);b、优惠客户的情况说明;c、公司对客户的赔偿资料(含时间、原因、客户姓名、购房位置、赔偿结果、领导签字、经办人签字、客户获赔后的声明);d、退房资料(见《退房手续的办理》)。

二.电脑部分。

主管机要加密,除经理、主管、主管助理以外的人员使用需征得主管以上一级领导同意。

涉及保密的邮件要打印出来后妥善管理,邮件删除。

合同及预定(退款)单的管理

一.填写

1.由经办的销售代表填写,如该经办人员不在,由主管或经理安排人员填写,该被安排的工作人员有义务保质、保量地完成,否则将作为责任人受到处罚。

2.字迹要工整、清楚,使用黑色钢笔或签字笔。如有修改,使用涂改液或刀片后再填写。如发现字迹潦草、模糊者,用笔不合要求者,一份罚款50元。

3.合同内容的填写。

a.合同包括:主合同、补充协议、物管协议。

b.严格执行规定的单价、付款时间、既定的条款,如出现金额的优惠,合同条款的修改,补充条款的增加等被视作特殊合同,按照评审要求进行合同评审,

c.合同金额四舍五入保留到元,并保证分项金额之和等于总金额,单价乘以面积等于总价。

合同中须注明定金金额,定金统一为壹万元。

大写金额处有数据前的'零'可用'/'代替,数据中的'零'不得简写。

d.填写不得有空白栏,无内容填写应用'/'划去,否则造成后果者自行承担一切后果。

合同上一定要留有客户的身份证号、通讯电话、通讯地址。

4.合同签写的程序。包括从书写到交由主管助理管理。

合同书分格式化合同与特殊合同,格式化合同由经办销售代表填写内部审核表,后需另外一位销售代表、销售主管复核签字,复核内容包括合同书是否各文本都签写了及其中的每一条、每一款及确保正确性和未经过任意修改。特殊合同要进行单独合同评审,是否有相关领导签字认可,之后再交给客户去办理交款等以后的手续。

合同一式份,客户、公司财务、销售各一份,销售保留的一份由主管、经理核查后交开发公司管理,核查的内容同上。

不规范合同的责任三方除查出问题的人以外均将受到50元-1000元的处罚,并承担由此造成的一切后果,公司不承担由于工作人员原因造成的任何损失。

5.预定单内容的填写。

严格执行规定的单价、预定截止期限(从签预定单次日起3天),如有调整视作特殊预定单,单价的优惠由经理以上一级领导签字,预定截止日期的延长由主管以上一级领导签字,否则将视情况给责任人以处罚。

填写不得有空白栏,无内容填写应用'/'划去,否则造成后果者自行承担一切后果。

单上一定要留有客户的通讯电话、通讯地址

特别注意单价与付款方式的对应一致,否则自行承担一切后果。

6.预定单签写的程序。

1)填写电脑确认单,写明预定单号、客户姓名、房屋位置、型号、定房日期及销售代表姓名,将此单交至经理处进行电脑输入,确认无误;

2)填写房屋预定单,由另外一位销售代表进行复核,客户签字后交至经理处签字确认;

3)带客户到财务部进

行交款,加盖经济合同章;

4)将预定单的第一联(白色)交至经理处进行存档,第二联交给客户,第三联交给财务。

签预定单须交纳_____元以上的预定金。

7.退房程序

1.)定金:由客户打电话说明要退房,且定金可不予退还者,由销售代表填写情况说明,写明客户姓名、定房位置,定房时间及退房原因,交至经理处进行存档。(此种情况大多为已过预留截止日期者)

2.)退房且退定金:由于公司及其他原因造成客户要求退房的:

a.预定退房:收回客户的预定单,经理签字后由相应销售员带客户到财务部退款,退款后将预定单交至销售经理(财务部)处进行存档;

b.合同退房:收回客户的合同、业主卡等,要求客户填写《退房申请单》,交由财务核算应退金额并签字确认,销售主管签字确认,金额在5万元以上者由公司领导签字确认,之后由财务部与客户约定时间进行退款,退款后将《退房申请单》原件交至财务部,复印件交至销售助理处进行存档。

二.合同管理。此工作由经理助理承担,经理进行监督。

1.合同的管理。

时间:从客户签合同开始到移交给实业公司之前。

内容:分项目、分住宅和铺面;建立借阅签字制。

注意事项:应作为机密资料保存,不得遗失,不得将信息告诉他人;除公司领导、销售经理、合同经办人员以外,其他人员查看合同须经主管同意,借阅须签字。

2.预定单的管理。

时间:从客户签单开始须长期保存,该预定单无论是有效的、作废的、过期的都需长期保存,以备查。

内容:分项目、分已退房和未退房、分有效的和失效的。

三.关于合同评审

1.格式化合同

a.定义:对开盘前的合同进行统一内容的拟订,在经过合同评审后,即成为格式化合同。

b.合同评审程序:销售部拟订内容--填写合同评审表格--有关部门负责人签字--管理者代表签字--总经理签字

c.签定此类合同时,须经过销售部内部审核过程:销售代表与客户签定合同--经办销售代表填写内部审核表并签字确认--复核销售代表签字--销售主管签字确认--销售经理签字确认客户签字--盖经济合同章。

d.对于复核人员应确认客户在现场,对于条款未进行任意修改和增加,如在未修改的前提下增加了条款,确认此条款属客户对于公司的约束还是属公司对客户的约束,如是前者,则应进行特殊合同的评审,如属后者,则应在增加条款上进行盖章确认后进行内部审核(此类增加内容应首先由销售主管在审核表上进行书面确认后填写)。

2.特殊合同:

a.定义:对格式化合同内容进行了改变(增加或删除,其中增加条款属客户对公司的约束类),即称其为特殊合同。

b.评审程序:销售代表填写合同评审表格(详细填写合同变更的内容)--有关部门进行评审--法律顾问进行评审--管理者代表进行评审--销售总监、总经理进行评审

c.对于最终评审结果与客户达成一致后,客户进行合同的签字确认,盖经济合同章。

d.若公司对此评审程序有改变,按改变后的程序另行执行。