房地产集团公司印信管理办法
房地产集团有限公司印信管理办法
第一章 总则
第一条 为加强* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)的印章和介绍信
管理,规范工作程序,特制订本办法。
第二条 综合管理部为公司印信的归口管理部门。
第三条 本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股
项目公司、专业公司参照执行。
第二章 印信的种类和使用范围
第四条 印章的主要种类
(一)公司印章
(二)合同专用章
(三)法定代表人印章
(四)销售合同专用章
(五)财务专用章
(六)各部门印章
(七)校正章
(八)骑缝章
(九)其它因工作需要刻制的印章
第五条 本办法中的介绍信,是指公司对外统一使用的介绍信。
第六条 印章的使用范围
(一)公司印章主要用于以公司名义签发的各类文件、通知、信函,以及经公司领导批准的各种报表和其他文书;
(二)合同专用章主要用于以公司名义与其他单位签订的各类协议和合同;
(三)法定代表人印章主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他文书;
(四)销售合同专用章主要用于商品房买卖合同;
(五)财务专用章主要用于各类财务票据、凭证和报表;
(六)部门印章主要用于以部门名义签发的各类文书;
(七)校正章主要用于校正文件或协议(合同)中的非原则性的个别文字差锩
(八)骑缝章主要用于协议或合同的边缝。
第七条 公司介绍信主要用于以公司名义对外进行工作联系。
第三章 印信的管理
第八条 印信的制作或购买
(一)印章的制作:因工作需要须刻制印章的,由综合管理部报总经理或以上领导批准,到指定店家刻制。
(二)介绍信的制作或购买:因工作需要须印制或购买统一格式介绍信的,由综合管理部报总经理或以上领导批准,到指定厂家印制,或到指定店家购买。
第九条 印章的登记
(一)所有印章都必须由综合管理部在《印章登记本》上逐一登记,并在《印模一览表》上留存印模;
(二)各部门领用属于本部门保管的印章时,应在《印章登记本》上登记;
(三)每次用印,应在《印章使用登记本》上登记备查,登记内容为用印日期、事由、经办人、批准人、用印数等。
第十条 印信的保管
(一)综合管理部负责保管公司印章、合同专用章、法定代表人印章及由各部门(机构)保管以外的各类印章、公司介绍信;
(二)销售部负责保管销售合同专用章、校正章、骑缝章;
(三)财务管理部负责保管财务专用章、法定代表人印章;
(四)各部门负责保管本部门印章;
(五)所有印章和介绍信必须由专人保管。
第十一条 印信的使用
(一)印章的使用
1、凡涉及公司对外投资、合作协议、土地协议、银行担保等重大事项的用印,须经董事长或其授权人签字同意或凭协议、合同上董事长或其授权人的签字方可用印,具体经办人须在《印章使用登记本》上签字,用印的文件资料须留有正本存档。
2、凡公司事务性的文件资料用印,须经总经理或其授权人在拟稿纸或《印章使用登记本》上签字,用印的文件资料须留有正本存档。
3、预售协议用印,由销售部加盖销售合同专用章。若因笔误而更改,须加盖校正章。商品房买卖合同用印,经总经理或其授权人审核签字后,由销售部加盖销售合同专用章和骑缝章,经办人须在《印章使用登记本》上签字,需在合同上加盖法定代表人印章的,须经法定代表人同意。
4、财务票据、凭证、报表及款项支付用印,须经财务管理部会计审核,由出纳盖上财务专用章,然后由会计加盖法定代表人印章。
5、部门(机构)的文书资料用印须经部门(机构)负责人审核批准。
(二)介绍信的使用
开具公司介绍信,须经综合管理部经理或经办部门负责人批准;重大事项须经分管副总经理或以上领导批准。
第十二条 印章的外带
公司印章原则上不允许携带外出,因工作需要必须携带外出的,须经总经理或以上领导书面批准。外带期间,必须由专人保管;用毕,须及时归还。
第十三条 印章的失少
发现印章失少,保管人应立即向综合管理部报告,综合管理部应及时采取相应措施,并登报声明作废;必要时应向公安部门报案。
第十四条 印信的封存和销毁
(一)因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章和介绍信,应由综合管理部统一封存。
(二)一般情况下,封存5 年后报总经理批准,由综合管理部统一销毁。
第十五条 使用过的用印登记本和介绍信存根,于次年3 月存档备查。
第十六条 印信管理人员应遵守纪律,注意保密,严格按规定使用印章和介绍信。
第十七条 印章和介绍信必须存放在保险柜内或其他安全的地方,每次用印或开具介绍信完毕,应立即放回原处;财务专用章和法定代表人印章应由}会计分别保管。
第十八条 严禁开具空白介绍信,不得在空白介绍信、便笺上加盖各娄
第四章 附则
第十九条 本办法由综合管理部负责解释和修订。
第二十条 本办法自印发之日起施行。
