房地产集团公司文书档案管理办法

房地产集团公司文书档案管理办法

房地产集团有限公司文书档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)文书档案工作,实现文书档案的科学管理,充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规,结合公司实际,特制定本办法。

第二条 本规定中的文书档案,是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。

第三条 文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证,任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。

第四条 综合管理部为公司文书档案的归口管理部门,负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作,并指定专人负责文书档案管理工作。

第五条 本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。

第二章 文件的收集

第六条 公司文件资料的收集范围

凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。

(一)政府机关或行业管理部门(简称职能部门)的文书材料

1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;

2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;

3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;

4、职能部门对公司各类请示事项的批复;

5、其它相关资料。

(二)公司文书材料

l、公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料;公司

控股、参股的项目公司、专业公司(以下简称所属公司)的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料;

2、公司总经理办公会议记录、纪要,专题会议纪要以及其它会议的文件材料;

3、公司印发的各种正式文件的底稿(签发稿)、打印稿;

4、公司给上级部门的情况汇报及请示等公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件;

5、公司各部门及所属公司的工作计划、工作总结、报告等;

6、公司各类调研工作形成的文件材料;

7、公司调查处理的违纪、违规事件材料;

8、公司汇总及所属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;

9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料;

10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料;

ll、各类投诉处理材料;

12、公司经济纠纷处理材料;

13、公司的工商登记资料;所属公司报送的工商登记备案资料;

14、公司各类资质、权属证书;所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料;

15、公司重要的各类协议合同;所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料;

16、公司及所属公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料;

17、公司大事记、全宗介绍;

l8、公司《章程》及规章制度等文件资料;所属公司报送的规章制度备案文件; 19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册;

20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等;

21、其它各类相关资料。

(三)非隶属单位的文件资料

非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。

第三章 文件的整理与立卷

第七条 公司实行公司、部门分级立卷的制度,坚持 “谁办文,谁立卷”的原则,并由档案人员负责监督指导。

第八条 公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级:综合管理部将办理完毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全,按年代--问题分类法组合立卷。第二层级:综合管理部对公司及各部门已经立卷归档的案卷按照年代――组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理,并用编制案卷目录的方式固定下来。

第九条 归档文书的整理要求

(一)综合管理部一般情况下不接收未立卷的零散文件资料。归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(二)在归档的文件资料中,应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。

(三)归档文件应按其形成年度分别立卷跨年度的请示与批复在批复的年度立卷;跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷;跨年度的总结、决算、统计资料在针对年度的最后一年立卷;一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案;跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷;合约、协议等文件在签字年度立卷。

(四)归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列。

批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;批转文件在前,被批转文件在后。

第十条 立卷

(一)卷内文件资料应按排列顺序,依次编写页号。一个页面一个页号,

页号位置在每页文件正面的右上角,背面的左上角。

(二)按照要求填写卷内文件目录和备考表。

卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复,来文与复文一般应分别计算件数;正件与附件,按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名;文件没有责任者或时间不清楚的,要查清,填入有关项内。

(三)案卷封面逐项按规定填写清楚,字迹工整、清晰,简明扼要,确切地反映卷内文件资料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,保管期限划分准确。

(四)卷内文件资料要去掉金属物,对破损的文件资料应裱糊、复制。案件必须装订整齐,采用三点一线装订法,装订前须经档案室人员复核;文件资料也可根据特殊需要采用卷盒等形式存放。

第四章 案卷的排列、编号、归档

第十一条 归档时间与手续

归档时间是指立卷部门将需要归档的文件向综合管理部移交的时间。

部门归档时间为次年 5 月底以前(重要文件资料应及时归档),各部门须按时向综合管理部移交档案,同时填写案卷移交清单一式两份,由双方经办人签字,一份由部门保存,一份由综合管理部接收。交接双方根据移交目

录清点核对

第十二条 案卷排列编号

案卷排列是指固定各案卷之间的排放顺序,一般按照时间先后依次排列.案卷排放的顺序一经确定,就应对各案卷逐个进行编号,.案卷编号方法只能采用自然数,并严格按照案卷排列顺序依次编号。编号系统可有两种,一种是统编,适用于案卷数量较少的情况;另一种为分编,即按案卷的类别、年度等分别编立从1 号卷开始的号序。

第十三条 案卷目录

(一)案卷目录的编制方法

案卷目录中的条目必须严格按案卷的排列顺序登录,且必须忠实反映案卷号的号序系统,即每本案卷目录必须是一个从1 号卷开始的完整系统。

(二)案卷目录的形式、结构与内容

案卷目录的形式均为书本式(簿册式),最好加硬质封皮。开本尺寸一般采用a4 纸尺寸。

案卷目录的结构及内容:

l、封面和扉页

主要内容为全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位、保管期限、件数、页数等。全宗号和目录号一般并列标写于左上角或右上角;目录名称由全宗名称或加全宗内类别(年度、机构、问题)、密级等和“案卷目录”4 字构成,书写于中间位置;编制年月书写于下部中间位置;编制单位的位置一般在编制年月上面。

2、目次

即目录所分类目的索引,专用于全宗内进行了分类但案卷号却未分编的目录中,若案卷号分编的目录则无需设目次。

3、序言或说明

对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况进行简要说明的文字。

4、案卷目录表(见附件1)

即案卷目录的主体部分,用于逐卷登录案卷封面上的基本信息。每一案卷的登录内容由案卷号、案卷标题(题名)、年度、页数、备注等项目构成。

5、备考表

附于目录最后,用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷基本情况。

案卷目录编制完毕后,应复制或打印一式数份_其中一份或几份供日常使用,其他备用。

第五章 档案的保管

第十四条 档案室系机要重地,非经同意,严禁入内。

第十五条 档案库房物品未经许可,不得挪作他用。经常保持库内清洁卫生,防止尘埃污染档案。档案箱柜排列科学化、规范化,档案存放始终有序。

第十六条 档案库房内严禁火源,禁放易燃易爆品,配备消防器材,定期检

第十七条 做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等保护工作,保证档案材料的完整和安全。档案如有破损应及时修补或复制。

第十八条 坚持温、湿度检查和记录,建立并严格执行登记、统计制度,每年对室藏档案进行一次全面的安全检查,并作好记录,发现问题及时向领导汇报。

第十九条 档案室设立全宗卷,以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。

第六章 档案的调阅与利用

第二十条 档案管理人员必须熟悉公司的档案情况,主动了解各部门对档案的需求,编制案卷目录、全引目录、收发文档号索引、档案存放示意图等工具资料。

第二十一条 调阅、借离或复印档案时,必须严格履行登记审批手续(见附件 2),由综合管理部负责人同意后方可办理。档案用毕应及时归还,并办理注销手续,不准转借。一般档案借离时间最长不超过 5 个工作日,公司密级档案原则上借离时间最长不超过2 个工作日。查阅密级档案见《保密管理制度》。

第二十二条 借阅档案人员对案卷要妥善保管,防止遗失、泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆卷,如造成档案资料损坏的,视情况进行处理。

第二十三条 外单位调阅、借离或复印公司业务档案时,应持有单位介绍信,经综合管理部负责人同意后方可借阅、抄录或复印。(见附件3)

第二十四条 档案人员应加强档案的编研工作,多渠道、多形式地开展利用工作,做好档案利用效果的登记。

第七章 档案的鉴定

第二十五条 公司行政副总经理、综合管理部负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组,每 5 年 1 次对文书档案进行检查鉴定工作,重新确定文件密级;并对失去保存价值的档案提出意见,登记造册,经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁(见附件4)。

第二十六条 销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销,并在销毁清册上签字。

第二十七条 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。

第八章 附则

第二十八条 本办法由综合管理部负责解释和修订。