房地产集团公司特种档案管理办法
房地产集团有限公司特种档案管理办法
第一章 总则
第一条 为保证* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)特种档案收集、归档、保管的有序、完整与安全,更好地利用特种档案为公司管理与发展服务,特制定本办法。
第二条 本办法中的特种档案,是指公司在经营管理活动中直接形成的,具 有保存价值的,一般以非纸质材料为信息载体的历史资料。
第三条 本办法中的特种档案主要分为声像档案、电子档案、实物档案三大类。
第四条 综合管理部为公司特种档案的归口管理部门。
第五条 本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章 档案收集
第六条 特种档案的内容与范围
(一)声像档案
声像档案是指公司在经营活动中形成的,具有保存价值的以音响、影像等方式记录,并辅以文字说明的历史资料。包括照片、录音带、录像带等,其中照片档案由底片、照片及文字说明构成。
具体收集范围:(1)反映公司的主要职能活动和工作成果;(2)公司领导、各级党政领导和着名人物参加的与公司有关的重大活动;(3)公司组织或参加的重要会议公司领导参与的外事活动等;(4)记录公司重大事件和其他特殊现象;
(5)反映公司各楼盘建设的情况;(6)其他经典楼盘的调研资料;(7)公司广告宣传内容;(8)其他具有保存价值的声像资料。
(二)电子档案
电子档案是指利用计算机技术形成的,以代码形式存储于特定介质上的档案,其存储介质主要有磁盘(硬盘、软盘)、磁带、光盘和 u 盘等。电子档案一般要求纸质文件和电子文件双套归档。
具体收集范围(1)公司行政管理与业务管理活动中形成的各种文本文件(2)利用计算机辅助设计等技术形成的具有查考利用价值的图形文件和模型文件;
(3)公司使用的各种数据文件;(4)设备运行所需要的操作系统。
(三)实物档案
实物档案是指公司在经营活动中,形成的一些反映公司工作史实的实物材料,如锦旗、奖杯、牌匾及其他具有历史和纪念意义或保存价值的实物材料。
第七条 综合管理部负责公司特种档案的收集工作,公司其他职能部应配合做好特种文件的整理、收集工作。
公司声像资料的形成主要由策划部负责,包括各种范围内声像资料的拍摄、制作、整理和提供工作。
第八条 收集时间
(一)综合管理部应随时查询、收集特种文件。
(二)职能部门应在工作完成后的一个月内将基础材料整理成符合收集要求的特种资料,其中电子档案需一式二份(一份供存档,一份供调阅),相应的文字资料应同时交综合管理部。
第九条 收集要求
(一)特种文件与相关的文字说明要收集齐全,及时归档。
照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等;磁带(软盘)盒上应标明软件名称、文件数、编制部门、编制日期、密级等;录音带盒上应标明讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间、录制日期和密级等;
录录象带盒上需标明摄制时间、摄制部门、规格、制式、密级等;奖杯、牌匾等应写明背景情况。
(二)电子文件必须是可读文件,若有加密,应告知密码。
(三)所有准备归档的特种文件必须在有关的设备上演示检测,运转正常才能归档。
(四)资料提供部门应同时提供文件目录清单。
(五)对重要声像资料、电子文件,应尽可能采用存储空间小、稳定性好,利于长久保存信息的特种载体形式,如光盘等。
(六)综合管理部确认归档资料符合要求后,应填写移交清单一式两份,由双方经办人签字,一份由部门保存,一份由综合管理部保存并作登记。
第三章 档案整理
第十条 特种档案的整理包括分类编号、组合排列和编目立档。
第十一条 档案人员在将特种文件归档前,应首先填写《特种文件目录清单》登记并验收合格后,在录音、录像带、磁盘、光盘以及实物等形式的档案上贴上标签,按照年代――问题分类,按内容编号(同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编同一案卷号,然后每盘再依次编排序号),写明相关内容;最后将具有共同主题内容的特种文件组成案卷,集中编放。
第十二条 录音、录像等声像档案应有相应的文字说明,主要项目包括编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况、数量、备注等。实物档案的标签上应写明编号、实物名称、数量、
特征、来源、获得者以及必要的说明。
第十三条 照片一般将一项内容整理为一卷,内容相近的也可组成一卷。
照片的编号,应先编每卷的卷号,再编每卷的页号,再编卷内照片的序号。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏中写清。
底片要先进行分类,再编号登入目录登记簿中。一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位,编一个底片号。底片号按收到的先后次序编号登记保管。底片目录登记簿包括如下项目:分类号、底片号、简要内容、拍摄者、拍摄地点、拍摄时间、底片数量、技术状况、底片来源、收到日期、备考。其中底片号是上述项目中最重要的一项,编写在乳剂面的右上角,同时在保存的纸袋外面打上底片号。
第十四条 电子文件按其形成规律和自身特点可划分为文本文件、图像(纸)文件、数据文件和命令文件四部分。
文本文件应分门别类加以管理,可建立子目录系统加以分类;图像(纸)
文件、命令文件应根据成套性原则按项目加以整理;数据文件根据其相关性加以整理。
第十五条 特种档案根据涉及公司商业秘密情况分为“秘密”、机密,绝密”三级。档案人员在编目立档时应标明密级,并妥善保管好档案资料,严防外泄。
第四章 档案保管
第十六条 特种档案的保存应保证通风,避免高温潮湿,注意防火、防尘、防污染。 第十七条 照片档案的保管形式区别于一般的纸质文书档案,应采用规格统一的专用保存相册。大张照片档案可单独存放,但需在卷内目录的备注栏中注明“大张照片”。底片应存放在特制的底片袋内。
第十八条 录音带、录像带、摄像带应立放在专用的磁带架上,磁带库必须避免强日光照射,避免放在磁场附近。
第十九条 归档的两套电子档案应分别存放,一套封存,一套提供利用。
电子档案按保管单位顺序号加以排列,每一盘、带都应贴上标有盘带号、保管单位名称的标签,便于存取。磁带和光盘都应垂直存放。磁带存放应避免使用铁
皮柜。
第二十条 电子档案应建立磁性载体档案检测、保养卡,定期记录维护情况。
第二十一条 实物档案作为特殊的载体,应有专门的陈列器具,不同的实物材料可采用不同的排列与存放方法。
第二十二条 特种档案的销毁必须经过鉴定,报主管领导审批后,由综合管理部负责登记、销毁。
第五章 档案利用
第二十三条 公司应建立特种档案借阅、利用制度,严格审批手续。并根据档案的机密程度,确定利用范围。一般的特种档案借阅需填写((调阅档案审批单)),经综合管理部负责人同意后方可办理;密级档案见《保密管理制度》。
第二十四条 特种档案原版原则上不得借离档案室。如有特殊需要,经综合管理部负责人批准后,方可限期外借。
利用率高的特种档案可将复制件外借。
外单位借用或复制特种档案,由档案室负责有偿办理。如在借用中造成损坏,由借用单位负责赔偿。
第二十五条 归档保存的特种档案,任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。
第六章 附则
第二十六条 本办法由综合管理部负责解释和修订。
