非工程类合同管理办法范本
非工程类合同管理办法
第一章 总则
第一条为进一步加强项目公司合同管理,减少失误,预防合同纠纷,结合项目公司的实际情况,根据国家有关法律规定,特制订本试行办法。
第二条本办法适用于 项目公司(以下统称“项目公司”)对外签订的非工程类合同的管理。
第三条本办法所称合同,是指项目公司在经营管理活动中,对外签订的以设立、变更、终止民事权利义务关系为内容的各类合同、协议、往来函件、意向书、认购书、确认书等具有合同性质的文件,但工程类合同、劳动合同及本办法二十九条所述文件除外。
第二章 合同管理机构及职责
第四条 项目公司法务部是项目公司合同管理的归口管理部门,统一负责项目公司的合同管理工作。
第五条 项目公司法务部的合同管理职责为:
(一)参与合同谈判;
(二)负责合同的起草、修订、审核,并监督合同的履行;
(三)负责并协助合同纠纷处理,提供相应的法律意见和支持;
(四)负责制定、推行统一的合同文本,并监督统一文本的实施;
(五)协助并监督合同审批及管理备案工作;
(六)负责制订、完善合同管理制度,并监督合同管理制度的实施;
(七)公司规定的其他合同管理职责。
第三章 合同的签订
第六条签订合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
第七条经办部门在签订合同之前,必须认真了解并严格审查签约方的情况,审查内容如下:
(一) 是否具有法人资格,若为自然人,是否具有合法的身份证明文件;
(二) 经营范围;
(三) 履约能力;
(四) 资信情况;
(五) 是否具有合法的委托代理权限;
(六) 其他需审核的内容。
签约前,经办部门应要求签约方提供身份证明文件(签约方为自然人的)、营业证照(签约方为单位法人的)、授权委托书、代理人身份证明、资质证书、资信情况证明等与前述签约审核相关的文件资料。该文件资料应作为合同附属资料,由经办部门负责保管,并与合同一并报送审批。
第八条合同除即时清结者外,均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第九条项目公司规定采用统一合同文本的,则必须采用统一文本。除可约定部分,未经法务部审核和公司分管领导批准,经办部门不得擅自对统一文本进行修改或增减,亦不得在文本上作出任何形式的解释和说明。
第十条 经办部门在签订合同时,应注意合同必须符合如下要求:
(一)部首部分:注意写明当事人双方的全称、住所。对方是单位的,应按照营业执照上的名称填写全称和住所,不得随意简化。合同上有其他需要填写事项的,经办部门必须据实填写。
(二)正文部分:注意写明标的物名称、规格、型号、内容、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法。
(三)结尾部分:签约方是自然人的,应由其亲笔签名;签约方是单位法人的,应加盖公章或合同专用章,不得使用部门章等不合格印章;同时,应注明合同签约时间和签约地点。
第十一条合同拟定完毕并经签约方签章后,由项目公司经办部门填写《合同审批表》,按照《合同审批表》的审批程序,经相关部门负责人、法务部及有最终审批权的公司领导审查批准后,方能正式签订。
第十二条合同签订完成后,由经办部门对合同进行编号,合同编号完成后,经办部门负责将部分合同原件交由签约方。签约方领取合同文本时,应予以签收。
第十三条合同签订后,公司应保留至少两份原件,分别由财务部、行政部留存。经办部门负责在合同完成签订并编号后将原件及时流转给财务部和行政部,将复印件一份交法务部,一份自行留存备查。
第四章 合同的履行
第十四条合同依法签订后,即具有法律效力,应当实际、全面地履行。
第十五条经办部门应根据合同编号各立合同台帐,每一合同设一台帐,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。有关台帐设定要求参见本办法第二十八条规定。
第十六条有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向相关负责人汇报并通知法务部。
第五章 合同的变更和解除
第十七条变更或解除合同必须依照合同签订审批程序经经办部门、相关负责人、法务部和有最终审批权的公司领导审核通过方可。
第十八条项目公司变更或解除合同的通知或协议应当采用书面形式,并按合同审批程序经审核后加盖印章。
第十九条经办部门收到签约方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向相关负责人汇报并通知法务部。
第二十条变更或解除合同的通知和回复应挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分由经办部门保存。
第二十一条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。
第二十二条 合同变更后,合同编号不予改变。
第六章 合同资料管理及备案
第二十三条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,有关人员应保守合同秘密。
第二十四条各经办部门对合同签订和履行过程中的各种文件资料(包括合同及与合同有关的变更、解除文件、图表、传真件、电子邮件、往来函、签收凭证及履行情况记录、《合同审批表》等),均应妥善保管,并对文件资料的完整性负责,不得随意处置、销毁、遗失。
第二十五条 经办部门根据当月签约情况据实填写合同签约备案表(见附件),并于每月20日向法务部提供,以便法务部及时了解和掌握签约情况。
第二十六条 经办部门根据当月履约情况据实填写合同履行跟进表(见附件),并于每月20日提供给法务部,以便于法务部及时掌握履行情况,并向相关部门和公司领导即时提供法律意见和建议。
第二十七条经办部门应于每月20日将履行完毕或不再履行的合同及有关资料按合同编号整理汇总,由法务部确认后交行政部,由行政部会同留存的合同原件一并存档。
第二十八条 合同台帐的主要内
容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方公司、履行情况及备注等。台帐应做到准确、及时、完整。
第七章 附则
第二十九条商品房买卖合同、租赁合同的编号、保管、归档以及通知对方领取事宜仍按原办法执行,除此以外因退房(租)、退订、换房、更名、补偿、整改保修等而签署的合同,参照本办法执行。
第三十条《合同签约备案表》、《合同履行跟进表》作为本办法附件,在试行过程中予以适用。
第三十一条本办法解释权归属于法务部。法务部有权根据执行情况对本办法进行修订。
