x集团公司签约管理办法
集团公司签约管理办法
一、总则
为了促进公司对外经济活动的开展,规范员工对外业务往来中的行为,明确员工在工作中的职责,防止公司蒙受不必要的经济的损失,特制定本办法。
二、合同的形式和种类
1、合同作为明确合同双方权利的义务的依据,具有法律约束力,故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的,应当签订经济合同。
2、本办法所指合同均采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件、纪要、备忘录,签证、联络单等均视为合同的组成部分。
3、本办法包括但不限于远洋城集团公司的房地产经营开发、建设工程、设计、维修;销售、租赁、抵押;采购、借款、保险;广告、促销等方面的合同,不包括劳动合同。
三、合同的起草。
1、与外界达成经济往来意向,经协商一致,应订立经济合同,经办人员应争取合同的起草权或使用我公司制定的合同文本。
2、一般合同由各级经办人自行拟稿,合同内容包括标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量,价款或酬金,履行的期限、地点和方式,违约责任等主要条款。
3、国家格式化的合同由经办人按合同纸上的要求填写。
4、我公司制定的格式化合同由经办人按公司的要求填写。
5、重要合同由业务主办部门会同法务课负责拟稿,或者组织业务、财务、法务部门参加合同的前期准备和谈判工作。
四、合同的流转
1、拟稿完毕后,经办人填写合同流转单,将合同稿一并交部门经理审核。
2、部门经理对合同稿进行审核,同意则转财务部,否决则退回。
3、财务部根据财务制度和资金情况对合同稿审核并签署意见,同意则转法务课,否决则由经办人根据情况退回,如经办人要求继续流转的,财务部意见予以保留。
4、法务课根据法律要求对合同稿审核并签署意见,同意则继续流转,重要合同则再转总经理,非重要合同则直接交印章保管人用印。
5、法务课对合同稿予以否决的、则由经办人根据情况退回,如经办人要求继续流转的,法务课意见予以保留。
6、上述流程中财务部、法务课予以否决,而根据经办人要求继续流转的合同稿,必须最后经总经理审核。
7、总经理根据授权对重要合同稿和有争议合同稿予以审核并具有终审权,同意则交印章保管用人印,否决则退回。
8、审核意见签署在合同流转单上,审核同意的应同时在其中一份合同正本签字,作为财务等相关部门处理的依据。
五、合同的动态管理
1、各公司、部门应建立合同管理制度,明确合同管理的部门或人员,对本公司涉及的合同等对外交易进行分类管理,学习相应的专业知识,努力提高对外交易的效率和安全。
2、公司由法务课根据董事长、总经理的授权,对合同进行动态监督管理,有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法务课对各部门实行指导。
3、合同订立后,尤其是对长期的合同,应十分注意合同的动态管理,在履行过程中,经办人员应及时掌握合同执行情况,对涉及合同履行中的变更、解除等重要事项,应及时汇报,并依上述流程履行审核手续。
4、执行完毕和作废的合同应依上述流程履行手续,并将所有份数合同随附,最后由办公室归档。
5、有关合同订立、变更、解除等事宜使用印章,以合同流转单上的签字为准,不重复遵照公司有关印章管理办法规定。
六、合同资料的管理。
1、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证,有关人员应保守合同秘密,并及时按机密程度专门归档。
2、合同签章生效后,其中有各相关人员签署意见的合同正本一份存财务部,一份和合同流转单一起存办公室,只有一份正本的,正本存财务,流转单和复印件存办公室。合同有关的业务资料由相关的业务部门保管,包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等。
3、每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成,各有关人员应及时将上述有关资料整理清楚,交档案整理清楚,交档案管理人员存档。以上资料不得随意得置、销毁、遗失。
七、责任
1、凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究其经济和行政责任。
2、故意或重大过失而给公司造成重大损失的,移送有关国家机关追究其法律责任。
八、附则。
1、本办法适用于公司本部和各下属公司。
2、本办法自发布之日起生效实施,解释权归公司总经理。
合同流转单
部门:
经办人:
日期:
备注:
合同名称:
合同主要事宜:
1、当事人的名称或者姓名和住所:
2、标的或工作内容
3、数量或计量办法
4、质量及检验办法
5、价款、酬金或计价办法
6、履行期限、地点、方式
7、违约责任
8、争议解决办法和诉讼管辖约定
9、其他约定
合同文本资料:本合同 式 份,附件 份,共计 页。
经办人:
部门负责人或
分公司经理:
财务:
日期:
法务课:
日期:
总经理:
日期:
印章保管人:
日期:
说明:1、本单位适用涉及合同订立、变更、解除、作废等事宜;
2、经办人、部门经理、财务、法务课、总经理根据各自权限审核、签字;
3、印章保管人依据本单位的签字情况用印、勿需印章使用单;
4、本流程中必须随时附合同稿及有关文件,凡审核同意者同时在其中一份合同正本上签字,以此作为财务处理的依据;
5、有关人员所签字的合同、合同流转单和备份合同或复印件由行政归档。
