项目工程造价档案管理办法
项目工程造价档案的管理办法
1 注重造价档案电子化管理
1.工程造价档案以各种文字、图表和多媒体、电子文件等多种形式表现,是造价管理过程中的历史记录,是公司十分重要的档案资料,建立科学的造价档案管理办法是十分必要的。
2.应重点进行造价档案管理信息化的建设,应以先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的进行有机结合,提高档案工作的整体水平。
3.要注重要运用电子计算机对档案进行编目、检索、借阅管理和综合利用,提高档案信息资源开发能力,应注重造价业务文件电子版与纸质版双版制度的实施。
2造价文件的收文管理
1.造价管理人员应对乙方单位报审的造价资料审查,审查资料的完整性、充分性。对于未按《造价业务须知》规定的格式及版本、份数等方面的要求的资料提供者,资料审核人员可行使否决权,应不予收文受理。
2.造价管理人员应对接收的造价业务处理文件进行电子台帐的登录工作,形成统一规范的电子信息库。
3.为了提高工作效率,造价管理部可对外接收资料的时间进行集中时段受理制度理,可告知地产合作商在约定的时段内受理造价档案资料。
3 造价业务内部流转管理
1.造价信息工程师应负责将已办理签收手续的项目录入电子台帐,再先交部门经理阅处,部门经理根据各业务板块的分工,对造价业务进行分级受理或交经办人进行具体业务实施。该项业务完成后,经办人再交信息工程师登录度对外分发并存档。
2.造价工程师在处理具体造价业务时,应妥善保管领取的造价业务资料。对于在造价业务受理过程丢失造价资料的造价工程师,将按公司制度进行处理。
3.造价工程师在处理完成造价业务后应形成统一要求的造价业务成果文件,再交信息工程师进行统一存档。
4造价档案对外移交管理
1.造价业务处理完成后,由造价管理部每月5日向公司档案室或部门外相关部门移交造价档案,移交时,移交人与接收人须办理签收手续
2.造价档案资料存放、保管按下表
层次
发放部门
一审项目
二审项目
原件
复印件
电子件
原件
复印件
电子件
a1
造价管理部
1
1
1
1
a2
公司财务部
1
1
a3
公司档案室
1
1
a4
公司审计监察部
1
b
乙方单位
1
1
合计
总份数
5
6
5造价工具的保管
1.造价工具是整个造价管理部门的资产,必须做到电子台帐登录制度、对造价工具的使用动向必须做到可追溯性。
2.造价管理部应有合理的造价工具保管办法,以确保造价工具的不丢失同时又能做到造价工具资源共享。
名 称保 管 办 法
书 籍 类集中保管,工程师根据需要领用,但应建立借阅台帐
定额依据
造价期刊
专业书籍
软 件 类集中保管,工程师根据需要领用,但应建立领用台帐
专业软件
管理软件
配 置 类个人登记领用,纳入固定资产管理
可移支配置
3.造价工具的品种、配置数量应与造价管理人员的人数、造价业务量相匹配,既要足够又要尽量共享
