某大学采购与招标管理办法
大学采购与招标管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步加强学校采购与招标工作的管理,建立规范有效的采购与招标工作运行机制,提高采购与招标工作质量和资金使用效益,维护学校的合法权益,促进廉政建设,根据《中华人民共和国招投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《z省政府采购管理暂行办法》和《z省省属院校政府采购管理暂行办法》等法律、法规要求,结合我校的实际情况,特制定本办法。
第二条 学校依法组织的各类招标活动,必须遵循公开、公平、公正和诚信的原则。
第三条 采购与招标项目应当有明确的经费来源,无经费来源的项目不得进行招标。由学校预算安排的,应严格按照批准的预算执行。
第四条 凡属本办法规定的招标项目和范围,各部门、各单位无论预算内、预算外经费还是其他经费,达到招标限额必须按本办法规定进行招标。
第二章 组织机构
第五条 学校成立采购与招标工作领导组(以下简称“学校招标工作领导组”),由校长任组长,分管校领导任副组长,成员由校办、总务处(后勤服务总公司)、财务处、设备处、教务处、监察室、审计处、图书馆、现代教育技术中心、临床医学院、附属口腔医院、校医院、工会等有关部门负责人组成。学校招标工作领导组会议,将根据招标工作需要和招标项目内容(任务),由有关校领导、相关职能部门与建设单位负责人等人员参加。
第六条 学校招标工作领导组下设学校采购与招标工作管理办公室(以下简称“招标办公室”)、若干采购与招标工作小组(以下简称“招标工作小组”)和采购与招标监察办公室(以下简称“招标监察办公室”)。
第七条 招标办公室作为学校的常设机构,设在校财务处,由财务处长兼任办公室主任,另设1名专职副主任,配备1-2名专职工作人员。
第八条 根据业务性质,学校招标工作领导组下设若干招标工作小组:
1、基本建设和维修工程采购与招标工作小组,总务处为具体承办业务部门;
2、后勤物资采购与服务招标工作小组,总务处(后勤服务总公司)为具体承办业务部门;
3、物资及仪器设备采购与招标工作小组,设备处为具体承办业务部门;
4、教材图书采购招标工作小组,教务处、图书馆为具体承办业务部门;
5、药品、医疗器械采购与招标工作小组,附属口腔医院和校医院为具体承办业务部门;
6、工程竣工审计与委托会计师事务所招标工作小组,审计处为具体承办业务部门。
各招标工作小组组长由具体承办业务部门的主要负责人担任,其成员由招标办公室、招标监察办公室有关人员及相关职能部门主要负责人和有关专家组成。工作小组成员为单数,一般在7-9人左右。工作小组实行组长负责制。
第九条 招标监察办公室,设在校监察室,由监察室主任兼任办公室主任,监察室、审计处、工会等有关人员为办公室成员。
第三章 工作职责
第十条 学校招标工作领导组职责
学校招标工作领导组是在校长领导下,全面负责学校各类采购与招标工作的领导机构。
1、对全校各类采购与招标工作实行宏观管理和指导,根据学校发展规划、学校财务年度预算批准的立项项目和资金落实情况,负责批准集中采购计划。
2、指导并督察学校招标办公室、各招标工作小组和招标监察办公室履行工作职责,纠正采购过程中的错误行为,审定由招标办公室、各招标工作小组和招标监察办公室制定的采购与招标工作管理制度及实施细则。
3、学校招标工作领导组负责人审定各类招标项目的最终中标人,涉及重大招标项目需报校长办公会议批准。
第十一条 招标办公室职责
招标办公室是负责学校招标工作的管理、组织和协调机构。
1、负责对招标费用进行限额管理,界定学校各类采购与招标项目,汇总编报学校采购与招标的统计信息,向学校招标工作领导组提出采购与招标建议,具体办理学校招标工作领导组安排的日常事务,负责统一指导和协调各招标工作小组主持的各类采购与招标活动。
2、负责各类采购与招标信息的发布,对各招标工作小组申报的招标项目内容(含技术和商务标书)、招标方式、评标、定标程序等情况进行审核。需委托中介机构代理招标的大型招标项目,由招标办公室代表学校对外委托。特殊情况,需报学校招标工作领导组负责人审批。
3、协同各招标工作小组、招标监察办公室、建设项目或使用等单位负责人,对拟邀请投标人的资质、业绩、质量、信誉等进行审查或实地考察,共同决定符合条件的投标邀请人名单。
4、发放招标文件,并接受投标人在规定的时间内送达的投标书。
5、对各招标工作小组主持的招标工作的实施过程、相关人员履行工作职责情况进行监督和指导,及时纠正招标过程中的违规违纪现象。
6、建立各相关招标项目的评标专家库,提出推荐成员名单,报学校招标工作领导组审定。负责在专家库中随机抽取评标专家组成员。
7、参与研究入围公司或厂家的最终确认工作,参与各类招标项目的技术与商务谈判。
8、负责各类招标项目合同的审核和签署。建立学校采购招标项目合同数据库,相关招标项目的评标、定标资料和项目合同或复印件等,应定期归档或登记备案。
9、参与招标项目合同履约后的验收工作。
10、定期向学校招标工作领导组提交招标工作计划,定期汇报招标工作情况。
第十二条 招标工作小组职责
各招标工作小组是负责相关采购与招标项目具体工作的实施机构。
1、负责制定与归口管理部门有关的采购招标管理制度。
2、定期向学校招标办公室提交拟招标项目的工作计划。
3、负责做好项目招标前的各项准备工作。
(1)组织并协同项目建设单位完成招标项目的立项论证审批、招标项目资金的安排和落实工作,并提出招标方式。
(2)负责组织和协同项目建设单位,完成招标项目的技术、商务标书和有关招标项目实施方案的起草工作。
(3)负责组织本工作小组归口管理范围内招标项目的考察工作。考察工作结束后,以书面形式及时向招标办公室反馈考察结果。
4、负责主持开标工作并依据有关工作程序和评标专家组意见,确认入围中标人选。
5、负责与中标入围厂家或公司进行技术和商务谈判,并向学校招标办公室书面反馈商谈结果。
6、负责督促和协调该招标项目合同的执行,
以及该项目验收的组织和协调工作。验收完毕后,应形成由参与验收人员签字认可的书面验收报告,并报招标办公室。
7、负责归口管理招标项目技术标书和商务标书的解释工作。
8、负责采购与招标相关信息的收集整理和归档。
第十三条 招标监察办公室职责
招标监察办公室是负责学校采购与招标工作的监督机构。
1、受学校招标工作领导组委托,督察学校招标办公室、各招标工作小组及相关部门和工作人员履行工作职责;
2、对各项采购与招标过程的合法性、规范性进行全程监督;
3、对申报的采购项目的采购方式进行审核,并监督执行招标活动程序;
4、对专家抽取过程、投标单位考察、商务谈判等进行监督;
5、参与合同审核及合同项目完成后的验收和对项目决算的审计监督;
6、及时制止、纠正采购与招标过程中发生的违规违纪现象,对违法违纪问题移交有关部门查处。
第四章 招标项目的范围和限额
第十四条 学校各单位、各部门(含设立二级财务机构的独立核算单位)的基本建设和修缮工程;行政和后勤物资;实验试剂和器材;医疗药品和医用器械;图书资料和教材(含电子类读物)等。所有通用、专用仪器设备和实验室成套仪器设备,必须按类别和批量纳入学校招标项目范畴。
第十五条 凡符合国家、z省财政厅和省教育厅有关“政府采购”文件规定,需委托省政府采购中心、省教育厅教育技术装备中心进行集中采购的项目,一律由归口管理的各招标工作小组负责按有关文件规定执行,招标工作办公室给予协助。政府采购的项目,招标完成后,招标工作小组应以书面形式,报招标工作办公室登记备案。
第十六条 工程项目的勘探、设计、施工、监理以及工程建设有关的重要设备、材料等的采购,达到下列标准的,必须依法委托有招标资质的中介公司进行公开招标。委托工作由招标办公室负责。
1、施工单项合同估算价在100万元以上的;
2、重要设备、材料等物资的采购,单项合同估算价在50万元以上的;
3、勘探、设计、监理等服务采购,费用总额在20万元以上的;
4、单项合同估算价低于第1、2款规定的标准,但项目总投资在500万元以上的;
5、工程竣工审计费用超过20万元以上的。
6、涉及专业性强,评标难度大的项目,学校认为应当委托招标的项目。
第十七条 第十六条第1、2、4款规定标准以下的项目按以下规定办理校内公开招标和议标。实行校内公开招标的项目有:
1、100万元以下的基本建设工程,采购预算金额在5万元以上的房屋修缮及装饰工程,批量预算金额在5万元以上的医疗药品、医疗器械,图书音像资料(含电子图书)、教材;
2、批量预算金额在3万元以上的园林项目等;
3、勘探、设计、监理等服务采购,费用总额在5万元以上的;
4、仪器设备购置单台件预算金额在10万元以上;批量购置预算金额在5万元以上的实验室成套仪器设备,系统集成、网络工程,文艺、体育设备和器材,计算机通用、专用软件购置等。
5、批量购置预算金额在2万元以上的家具(含办公家具、实验室家具)、行政和后勤物品(物资);
6、工程竣工审计费用超过5万元以上的。
在上述限额以下的,可实行邀请招标及其他采购方式。
第五章 招标方式
第十八条 由学校组织的自行招标采购参照国家有关法律、法规文件规定,采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式。学校组织的招标(政府采购项目和日元贷款项目除外),除单一来源采购方式外,不论公开招标、邀请招标或是其他形式,实际投标的公司或厂家个数不得少于三家。
(一)工程项目
1.公开招标
公开招标,是指学校(以下统称“招标人”)以招标公告的方式邀请不特定的供应商或施工方投标的招标方式。
2.邀请招标
邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请三个以上特定的供应商或施工方投标的招标方式。
(二)其它项目
1、公开招标
定义同上。
2、邀请招标
定义同上。
3、竞争性谈判
竞争性谈判是指招标人直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。
4、单一来源采购
单一来源采购是指招标人向供应商直接购买的采购方式。采取单一来源方式采购的,采购人与供应商应当在遵循有关法律规定的原则、保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
5、询价采购
询价采购是指招标人对三家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。
第十八条 符合下列条件之一的货物或服务,可采用竞争性谈判方式采购:
1、招标后没有供应商或没有合格的供应商投标;
2、技术含量高,对工程施工质量有特殊要求,不能确定详细规格或具体要求的;
3、不能事先计算出价格总额的。
第十九条 供货商或工程项目施工方拥有专利权、专有权,且无其他合适替代标的,或者原采购项目的后续维修、零配件供应、更换或补充,必须向原供应商采购的,若购置预算金额已达到招标规定的限额,可经有关程序报招标办公室审批同意后采用“单一来源采购”招标方式。
达到限额标准以上的单项或批量采购的项目,属于下列情形之一的,可经有关程序报招标办公室审批同意后采用“竞争性谈判采购”方式:
1、招标后,没有供应商投标或者没有合格标的;
2、出现了不可预见的急需采购,而无法按招标方式得到的;
3、供应商准备投标文件需要高额费用的;
4、对高新技术含量有特别要求的,或者达到限额标准以上的单项或批量采购的现货,属于标准规格且价格弹性不大的,可经有关程序经招标办公室审批同意后采用“询价采购”方式。
第六章 招标工作程序
第二十条 学校各类采购与招标项目必须编制采购计划,各招标工作小组在编制采购计划时要详细列出采购货物的名称、规格型号、数量、预算金额及实施采购的具体进度。采购计划原则上每季度编制一次,并在每个执行期间前一个月上报给招标办公室。
第二十一条 学校各类招标项目,应按以下
招标工作程序进行:
1、项目建设单位或使用单位根据学校财务年度预算批准的立项依据或自有经费预算,向归口管理的各招标工作小组提出项目招标书面申请报告。报告应附有招标项目名称、立项论证材料、技术(参数)及商务要求、预算经费来源及落实情况和项目需完成的时间要求等。
2、招标工作小组对申请报告进行初审,符合要求后列入本招标工作小组招标工作计划,明确招标项目、招标方式、技术和商务要求等内容,并上报学校招标办公室。建设工程招标项目需编制工程量清单或标底的,由审计处负责,招标工作小组给予积极配合。
3、各招标工作小组上报的招标计划经招标办公室审核同意后,属公开招标的,由招标办公室委托有资质的中介公司代理招标,并按国家规定的招标程序在相关网络或媒体上公开发布“招标信息”;属校内公开招标、邀请招标等由学校组织的采购与招标,由招标办公室通过校园网或其他形式公开发布“招标信息”,进入正式招标程序。
4、“招标信息”发布后,招标办公室接受投标人报名,办理相关手续,汇总报名单位,并转交相关招标工作小组。
5、招标工作小组对投标人进行资格审查,招标办公室协助。招标工作小组可根据招标情况,对投标人的资质、业绩、质量、信誉等进行审查或现场考察,决定符合条件的投标邀请人名单。并以书面形式将《投标单位资格审查意见书》报招标办公室。
6、招标工作小组负责制订《招标文件》,明确招标项目的所有实质性要求和条件。招标文件不得要求或者标明特定的供应商以及含有倾向或者排斥潜在投标人的内容。
7、招标办公室对各招标工作小组提交的《招标文件》进行审核,重点审核招标项目内容(含技术和商务标书)、招标方式、评标、定标程序等。
8、招标办公室向通过资格审查的投标人发售《招标文件》。
9、涉及对《招标文件》相关条款的内容进行必要澄清、对投标人提出的问题进行答疑的,由招标工作小组提出书面材料,经招标办公室审核并发放给各投标人,作为《招标文件》的组成部分。
10、招标办公室按《招标文件》要求,接受投标人的投标文件。
11、在开标前,由招标办公室和招标监察办公室共同抽取专家。委托中介机构公开招标时,业主专家代表,由招标办公室从校内、校外专业对口的评标专家中邀请,报学校招标工作领导组负责人审批。
12、各招标工作小组负责主持相关项目的开标和评标工作,依据评标专家组的评审意见,编制《招标项目评标报告》,宣布2-3名入围候选人。招标工作小组认为有必要时,可对入围公司或厂家进行重点考察。
13、评标结束后,该项目招标工作小组负责人和项目建设单位负责人,向分管校领导汇报本次招标项目的招、投标和评标情况,研究确定首选和备选中标人后,应以书面形式(附《招标项目评标报告》)上报招标办公室。
14、招标办公室将招标工作组确定的中标候选人,向学校招标工作领导组负责人报告,确定中标人,并按规定程序进行公示。涉及重大招标项目,需报校长办公会议批准。公示期间,由校审计外对入围侯选人的投标文件进行复核。
15、中标人确定后,由相关招标工作小组向中标人发出《中标通知书》,并报招标办公室。
16、招标工作小组、项目建设单位和招标办公室、招标监察办公室在5个工作日内,与首选中标人完成合同签署前的技术和商务谈判。若与首选中标人谈判失败,应与备选中标人继续进行商谈。商谈时间原则上不超过5个工作日。有关商务谈判的内容应以书面形式报招标办公室。
17、招标工作小组提交合同(含分立合同和补充协议)草案(注:合同主要条款不得与招标文件相违背),经招标办公室、审计处审核后,报校长或法定代表人授权人签署合同。
18、招标办公室和招标工作小组对已签订的合同(含分立合同和补充协议)进行备案存档管理。招标办公室应建立“学校采购招标项目合同数据库”,相关项目的招标、定标资料和项目合同等,应定期归档或登记备案;各招标工作小组负责采购与招标相关信息的统计和档案管理。
第二十二条 各类招标活动必须严格按照招标工作程序进行,保证招标工作的质量,讲求招标工作的计划性和招标工作的效率。各招标工作小组应在招标办公室发布“招标信息”前5个工作日内,以书面形式向招标办公室提交拟招标项目的具体实施方案(包括:技术、商务标书草案,拟开标时间、地点,招标过程中可能发生的相关费用预算等)。
第二十三条 属于委托中介机构代理公开招标的,按公开招标政策规定的程序开展招投标活动;属“省政府集中采购”和“日元贷款集中采购”的招标项目,按省教育厅和省财政厅有关文件要求的工作程序和实施步骤执行。
第二十四条 校内公开招标的项目,自发布“招标信息”到投标人报名截止时间,应不少于5个工作日。招标工作小组制订《招标文件》的时间原则上自“招标信息”发布后10个工作日内完成。投标人购买标书到送达标书的截止时间,应不少于10个工作日。各招标工作小组主持的各类招标活动,从开标之日起至完成招标项目合同的签署,若无特殊情况应在10个工作日内全部结束。
第七章 特殊项目招标规定
第二十五条 对采用单一来源采购、竞争性谈判和询价采购方式的项目,由归口招标工作小组对项目建设单位的书面申请提出初审意见,报经招标办公室审定后按有关工作程序实施。
第二十六条 原建设项目经招标后,短期内发生同类新项目招标时,根据国家有关法律、法规的规定,可以在原合同基础上进行续标。原则上只能续标一次;否则,应再行招标。
续标的审批程序为:项目建设单位提出书面申请,相关招标工作小组提出初审意见后报学校招标办公室、招标监察办公室共同研究批准后实施。续标时,货物品牌、型号、价位、售后服务和验收条款等不得变更,并由招标工作小组提交“合同续标备忘录”,报招标办公室审核后签署。
第二十七条 开标后有效投标人不足三个,评标委员会可以否决全部投标。投标人少于三个或者所有投标被否决的,应当依法重新招标。由相关招标工作小组向招标办公室提交重新招标书面报告,经学校招标办公室审查并与相关招标工作小组商定后再次进行重新招标。
第二十八条 对因特殊情况不宜采取公开招标的基建、房屋修缮工程、仪器设备维修、物资设备采购等项目,确需更换招标方式,应由项目建设单位提出书面申请并注明理由。各归口管理的招标工作小组提出初审意见后经招标办公室审核,报学校招标工作领导组负责人审批。项目实施完毕后,相关招标工作小组应将实施过程和实施结果,在5个工作日内以书面材料形式报学校招标办公室备案。
第二十九条 招标过程中,涉及国有资产的报废处置应按照z省财政厅、教育厅和学校国有资产管理办法中的有关规定和程序执行。拍卖废旧物资设备原则上应通过
招标竞拍方式处理。
第八章 招标相关经费的管理
第三十条 招标办公室在招标过程中收取的相关经费为:
1、投标人交纳的标书成本费。
2、投标人交纳的履约保证金。
3、投标人交纳的中标服务费或其他优惠金。
4、代理招标机构对学校招标办公室委托的招标项目给予的优惠金。
以上经费,由学校财务处单立账户,实行集中管理、专款专用。
第三十一条 开标前,各招标工作小组应将本次招标实施过程中可能发生的相关费用支出预算,报招标办公室批准同意后实施。这些费用包括:专家评审费、专家餐饮费、招标会场租借费、工作人员加班劳务费和标书制作成本费等。
第九章 招标项目合同的执行和验收
第三十二条 为保证招标项目资金的投入效益和项目建设的质量,各归口管理的招标工作小组在招标项目合同签字生效后,应负责对该项目合同的执行情况进行跟踪和监督管理,督促供货商或施工方履行合同按时交货或按时完成施工项目,保证供货质量和施工质量。
在该招标项目合同诸项条款按时、按质、按量执行完毕后,各招标工作小组应严格按照项目合同中规定及时组织验收。验收工作原则上由该项目建设单位、职能部门负责人和施工单位或供应商代表等组成。涉及行业主管部门审批的,需邀请行业主管部门参加验收。验收完毕后,验收人员在《招标项目验收报告》上签字认可。
《招标项目验收报告》的原件,应在项目验收后5个工作日内报招标办公室归档并登记备案。
第三十三条 在招标项目合同的执行或验收过程中,由于中标方未履行合同规定的条款而延误项目的实施,学校将根据《中华人民共和国招标投标法》、《合同法》等相关法律法规,责成各招标工作小组依法追究中标方违约责任并依法索赔,招标办公室给予配合。
第十章 招标工作纪律
第三十四条 各类招标项目由归口管理的招标工作小组提出申请,经招标办公室审核认定后报学校招标工作领导组批准。未经招标办公室认定和学校招标工作领导组批准,学校任何单位和个人不得擅自从事招标活动。
第三十五条 学校组织的各类招标活动必须严格遵守下述工作纪律:
1、参与招标的各级领导干部和工作人员,要严格遵守国家的法律、法规和学校有关的规章制度,坚持原则,廉洁自律。严禁收受投标人的钱、物和有价证券等;严禁接受投标人或他人以投标人名义举办的宴请或娱乐活动;严禁利用工作和职务之便,徇私情、谋私利。
2、严禁把招标项目化整为零或有意拖延招标时间,故意规避招标。
3、严禁未经招标或集体研究,确定供货厂家或施工单位。严禁明招暗定,违规操作。
4、禁止中标单位将其中标的招标项目转包给他人,或分解后以分包的名义转包给他人。对利用不正当手段和竞争方式进行竞标的投标人,一经查实,除取消其投标资格或已中标资格外,并取消该投标人今后在我校一切招标项目的投标资格。
5、与学校招标工作无直接关系的任何单位和个人,不得以任何理由、任何方式干预和影响学校的各类招标活动。
6、评标专家组成员,应严格按照招投标文件和国家、省市有关招标工作的规定和纪律要求,认真进行阅标和评标。
7、各级领导干部的配偶、子女和亲属,应主动回避学校的各类招标活动。
8、所有参与学校招标活动的人员,要严格遵守保密纪律,严禁以任何方式向投标方或他人泄露应当保密的、与招标项目内容有关的信息和资料。
9、对违反上述工作纪律和规定者,学校将根据国家有关法律、法规和学校的有关规定,追究直接责任人和有关领导的责任。根据情节轻、重,给予党纪或政纪处分;触犯刑律的移交司法机关处理。
第十一章 附则
第三十六条 各招标工作小组依据本暂行办法,制定相应的招标工作实施细则,经学校招标工作领导组审定后实施。
第三十七条 招标办公室和各招标工作小组应加强采购与招标项目的档案管理,有关招投标文件、合同等应当妥善保存,不得伪造、变造隐匿或销毁。以上文件的保存期限应不少于10年。
第三十八条 本办法由学校招标工作领导组授权招标办公室负责解释。
