某师范大学会议室管理办法
师范大学会议室管理办法
为进一步加强和规范**楼会议室的管理,提高使用效率,保障使用过程中设施的完好无损,更好地为学校的各类会议、学术活动等提供服务,特制定本管理办法。
第一条**楼会议室按照使用功能,由学校统筹安排使用并进行管理。凡使用**楼会议室的部门和单位均应遵守本管理办法。
第二条**楼会议室的日常管理和维护工作,由学校委托相关物业服务公司负责,安排会议室专管员负责会议室的具体管理与维护,包括使用、资产、保洁等各项管理。会议室钥匙由会议室专管员负责专门保管和使用,不得借用。
第三条**楼会议室的使用须通过校园网登陆“会议室报告厅管理平台”(网址:*****)预订。若部门和单位活动与学校重要会议或活动冲突时,优先安排校级重要活动。物业服务公司在收到“会议室报告厅管理平台”会议室预订信息后,根据情况及时进行审核。
第四条物业服务公司须做好会议室的清洁、卫生及会议室内设施安全运行的管理。禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。服务人员要随时检查会议室内的家具、设备,发现问题及时处理;要及时整理、清扫会议室、接待室,保持地面、墙面及设施的清洁;会前十分钟要开门、开窗、通风、送电,遇到炎热天气要提前开空调;会后及时清扫,切断电源,关闭门窗,做好安全防范工作。
第五条使用会议室的部门和单位,要自觉维护室内整洁,不得乱贴乱挂,不得乱扔垃圾,不得踩踏翻越桌凳,不得随地吐痰;必须爱护并妥善保管室内各类设备设施;室内多媒体设施、音响、灯光等设备由物业服务部门安排专业人员操作,非专业人员不得操作;不得随意挪动或改变原有布置,若确实需要调整布置,须征得会议室专管员同意方能进行。
第六条物业服务公司须积极协助使用会议室的部门和单位,进行会议室布置工作。会议用茶水(物业部门负责提供热水)、杯子、水果、花卉、横幅、仪器(除投影仪及话筒外的仪器)等由会议召集单位负责准备。会议室使用完后,使用部门和单位应及时将电源开关和门窗关好,并通知会议室专管员检查和锁门。会议室专管员应及时检查室内各类设备设施是否完好,一旦发现损坏或丢失,应及时报告,并视情况作出相应处理。
第七条会议室在日常使用过程中,若发生设施和物品损坏或丢失,使用部门和单位必须立即报告会议室专管员,并负责赔偿或修复,否则,物业服务公司将不再接收该部门和单位的会议预订。若因物业服务公司在日常的管理和维护不到位,造成设施和物品损坏或丢失,则由物业服务公司承担全部赔偿或修复所产生的所有费用。
第八条物业公司若因管理或保洁不到位,出现地面或墙面及桌椅等污损现象,但在管理部门提出后能积极并及时整改,将根据其整改情况给予必要的经济处罚;若在管理部门提出后不能及时整改,学校有权立即终止其该楼当年所签订物业服务协议,并在今后学校物业服务招标中不再邀请该物业公司参加。
第九条本办法由后勤管理处负责解释。
第十条本办法自印发之日起施行。
