某基建档案管理办法
基建档案管理办法
为了加强基本建设档案(以下简称基建档案)工作的管理,统一基建档案工作制度,不断提高基建档案工作的质量和科学管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家档案局、国家计委联合颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及卫生部、国家档案局联合颁发的《医药卫生档案管理暂行办法》等法律、法规,结合基建档案工作情况制定兰大二院基建管理办法。
一、总则
1、在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的文件、图纸材料、计算资料、图表、声像及有关磁记录材料。
2、基建档案是记录和反映医药卫生基建管理、基建工程项目工作业务活动等方面的重要史料和历史凭证,是档案全宗的重要组成部分,应按统一领导,分级管理的原则,加强对基建档案的管理,建立健全基建档案的立卷、归档、保管、利用等制度,确保基建档案的完整、准确、安全和有效利用。
3、基建部门、档案管理部门要负责监督、检查和指导本单位基建档案资料工作,档案行政管理部门应加强重点建设项目档案资料的检查验收工作。
4、基建档案必须实行集中统一管理,遵循其自然形成规律,以确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
5、基建档案工作应纳入基建管理制度、纳入基建工作计划、规划,纳入工作人员岗位责任制。在布置、检查、总结、验收基建工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收基建档案工作。
二、基建档案材料的立卷归档
1、基建档案归档的主要范围是:基建综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建概算、预算、决算、器材管理等方面的文件。
2、在基建过程中上级机关有关基建的普发性文件,正式施工前的草图、未定型的图纸、重份文件、重份图纸及无查考的临时性、事务性文件不应归档。
三、基建档案文件材料立卷分工与立卷原则
1、基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分承包范围内的基建文件,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
2、基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理、承包工作的基建文件材料,交基建部门汇总、整理立卷归档。
3、基建部门要严格执行基建文件材料的审、签制度,把好文件材料形成质量关。
4、立卷单位或立卷人在立卷中,要遵循基建档案形成规律及特点,保持其有机联系,使立成的案卷便于保管和利用。
5、归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图象清晰。归档的底图、蓝图格式须按国家制图标准绘制。
6、工程承包合同或施工协议中应依据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定,施工单位做好施工记录、检验记录、交工验收记录等,编制好竣工图。不移交竣工图的,不算完成施工任务。
7、工程竣工验收前,由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量,基建主管部门、施工单位主管部门应检查施工单位编制的施工档案质量。
8、一般性的文件材料归档一份,重要的及经常使用的档案要有副本,使用副本、保留原件。
四、工程项目的验收
1、基建项目在验收前,对准备归档的基建文件材料进行预验收,档案不完整者,工程项目不能进行竣工验收。
2、档案部门应是工程验收成员之一,会同基建部门负责基建文件材料的验收工作。
3、基建项目在竣工验收后45天内应将文件材料归档,档案部门要认真审查、验收归档的档案材料,并在基建档案材料归档说明书上签署意见。
五、基建材料立卷方法与要求
1、基建项目阶段完成或最终完成后,基建部门负责人组织有关人员对项目形成的、应归档的基建文件材料立卷归档。
2、基建档案归档时,应按工程项目组卷,一般一个工程项目组成一卷,管理性文件材料排列在整个工程项目的首卷,其次按图纸的类别序号排列,即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图等。
3、卷内文件材料的排列是正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后,批复在前,请示在后。
4、组卷时应拆除卷内文件上的金属物,对破损的文件需进行修补。
5、卷内文件应编写页号,无论单面或双面只要有文字,均作为一页编写。每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。
6、蓝图、底图可凭一组有机联系的图纸为一件,以件为单元,在每件文件材料的右上角加盖有关单位名称、档号、件号的印章,逐一填好。
7、每卷档案应填写卷内目录和备考表,起草案卷标题,根据基建档案的历史价值、使用价值,确定保管期限,保管期限分永久、长期和短期三种。
8、填写归档说明,放在卷内目录之后。
9、管理性文件以三孔一线的方法装订,其它卷用卷盒方式保管,蓝图大于卷皮的,要进行折叠,折成一般标准文件大小,底图可采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。透明底图须用缝纫机缝图边。
六、基建档案的管理
1、基建档案要进行分类(信息分类)标引,给出检索分类号。
2、各立档单位应在统一、规范前提下,从实际出发选择、制定适用、科学的分类(实体)排列方法。一般按建筑物的作用或专业进行分类。
3、基建档案的档号应填写在每卷(盒)档案背脊上,也可以另行贴上注有档号的标笺。
4、鉴定工作应在分管档案工作的(院、校、所)负责人领导下,由档案和基建部门负责人组成鉴定小组进行。
5、经鉴定对已无保存价值的基建档案,经领导批准后,由档案和基建部门派人监销。销毁前应清点核对无误后,双方在销毁清册上签字盖印章,方可进行销毁。
6、鉴定销毁工作结束后,双方应写出鉴定总结,内容包括:鉴定销毁小组成员名单、时间、工作简况(含鉴定销毁年代、范围、数量),销毁后档案的保管期限、目录的调整情况等。销毁清册一式三份,一份送上级部门备案,一份留基建部门存查。
7、使用基建文件材料过程中不允许随便更改,如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。
