检疫局办公自动化系统使用及管理办法
检验检疫局办公自动化系统使用及管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步加强对*检验检疫办公自动化系统(以下简称oa系统)的管理,打造安全快捷的网络办公平台,充分发挥oa系统作用,切实提高工作质量和工作效率,根据有关规定并结合本局工作实际,制定本《办法》。
第二条 oa系统主要分为公文处理、政务管理、个人事务、历史数据、快捷操作等五大功能区,包括局发文、收文管理、内部签报、信息宣传、督查督办、休假管理、公告板、内部资料、电子邮件、文档查询、个人设置、外出授权、常用工具下载等20个功能模块。
第三条 所有非涉密公文无特殊情况均应使用oa系统进行办理。
第二章 系统的管理
第四条 oa系统的管理和维护工作由*局办公室和信息化处共同负责。
(一)*局办公室主要职责:
1、负责oa系统总体管理与协调工作;
2、负责oa系统的规划、构建、优化、完善工作;
3、负责制定相关管理规定和办法,并监督执行;
4、负责oa系统各模块工作流程的设计、审核等工作;
5、负责oa系统培训和使用指导工作。
(二)*局信息化处主要职责:
1、保障oa系统设备正常运转;
2、负责oa系统人员调整、权限变更及日常维护工作,并解决系统运行中的各种问题;
3、负责oa系统数据清理、备份工作,确保系统效能及数据安全;
4、负责oa系统网络技术支持及网络安全工作。
第五条 *局所属各单位为oa系统的使用单位,各单位须明确一名分管领导,指定一名综合人员(文书),负责公文处理和日常工作。
第六条 除休假管理模块由人事处负责日常使用管理外,系统其他模块均由办公室负责日常使用管理。
第七条 未经许可或授权,任何人不得以任何方式以他人名义登陆oa系统进行任何操作,对盗用他人密码冒名使用者,*局将给予严肃处理,冒名使用人将承担一切后果。
第三章 系统的使用
第八条 为保证oa系统切实发挥作用,各单位综合人员至少保证在每天的8:30-9:30、10:30-11:30、13:30-14:30、15:30-16:30 这四个时段登陆到oa系统,严格按照规定时限处理公文及其它待办事项,确保政令畅通。
其他工作人员至少每天上、下午各登陆一次oa系统,接收、处理各类文件,处理待办事项。
第九条 各单位应严格执行外出授权制度,人员外出前应明确外出时分管工作的委托授权人,做好外出授权工作,并在回岗后第一时间收回授权,确保各项工作正常运转。
第十条 各单位人员调动、工作调整由本单位综合人员负责提出申请,按要求填写《*出入境检验检疫局办公自动化系统事项变更申请表》(详见附件,以下简称《申请表》)后,向*局信息化处提出申请,由信息化处统一进行调整。
各单位综合人员发生变动时,除按规定填写《申请表》外,必须同时报*局办公室备案。
第十一条 为保障系统运行稳定,oa系统中电子邮件功能仅限于进行工作交流使用,任何与工作无关的内容禁止使用oa系统电子邮件进行发送。
第十二条 系统运行出现问题,应及时报*局办公室及信息化管理处进行处理。
第四章 系统的安全及保密
第十三条 oa系统上以任何形式传递、刊载、发布的公文、信息、公告等各种资料应符合国家有关法律、法规及*检验检疫局有关规定的要求,不得在oa系统上传递违背国家法律、法规的任何信息、资料,违者将严肃处理。
第十四条 凡涉及国家秘密的文件、信息等资料一律不得在连接oa系统的计算机上处理、存储、传递,以确保国家秘密安全,防止网上泄密事件发生。
第十五条 各单位使用oa系统的计算机不得使用调制解调器等工具登录互联网。
第十六条 所有使用人员应不定期修改密码,密码应设6位以上字符,由于个人原因致使密码信息泄漏,造成的任何后果由泄密者本人承担。
第十七条 严禁向外单位提供我局oa系统办公软件、技术文档、操作手册等相关资料。
第十八条 各单位的电子印章应等同于实物印章管理,由负责保密工作的部门指定专人保管及使用。
第五章 电子公文的处理
第十九条 oa系统中的公文也称电子公文,与纸质公文具有同等效力。
第二十条 *局电子公文处理工作由*局办公室归口管理,各类电子公文处理程序和时限应按照《*检验检疫局公文处理办法》的有关规定办理。
如承办单位对公文办理有不同意见,应及时向主管局领导报告,并同时将相关情况电话反馈办公室。
第二十一条 接收电子公文前,各单位综合人员应对公文正文、格式等进行认真核对,确认无误后方可进行打印、接收,并负责本部门公文的催办;接收失败的,应及时与发文单位联系。
第二十二条 *局处(室)函的使用范围为,在本部门工作职责权限内与各部门、各分支机构就具体行政和业务问题进行商洽、征询和答复意见,要求上报情况、材料、数据以及联系工作,办理一般性事项时使用。涉密文件及转发文件不可使用处(室)函。
第二十三条 公告板用于向其他单位或部门发布公示及一般告知性通知,其他如会议通知、转发文件、上报材料、联系工作等事项要求一律使用办公室文件或局发函下发。
各单位发布公告时应准确选择发布范围,除特殊情况外,禁止向*局全体人员发布公告;重要公告由局领导审批,一般性公告由本部门主要领导审批。
为减少系统占用空间,每年年底将对所有公告进行清理,重要内容请及时自行保存。
第六章 附则
第二十四条 本《办法》由*局办公室负责解释。
第二十五条 本《办法》自发布之日起实施并生效。原《*检验检疫局办公自动化系统使用及管理办法》(辽检办〔2007〕62号)同时废止。
