某基建规划处档案资料管理办法
基建规划处档案资料管理办法
档案管理是我处工作的重要组成部分,为了充分发挥档案的作用,使之更好地服务于工作,特制订本办法。
一、文件材料归档范围:
1、院外文件:按规定需要保存的中央、省、市各类正式文件。
2、学院下发的有关文件以及制定的各种制度、规定、办法、条例。
3、我处形成下达的各类规章制度、正式文件和会议记录等资料。
4、我处代表学院与外单位签订的有关合同、协议(基建档案除外)。
5、学院总体规划、基建计划、招投标记录等资料。
6、按学院档案馆规定要求归档的有关资料。
二、档案的使用与管理:
1、根据学院档案馆要求归档的档案我处按时交由档案馆统一管理,以维护档案资料的完整和安全。
2、工作需要借阅档案,根据相关规定办理手续。档案借出后,、借阅者应对档案负责,不得遗失、泄密和污损,也不得任意抽换、涂改、勾画、拆散,用完后及时归还。
3、各级领导应将各类会议、大事的有关材料及时交档案,负责档案管理应经常检查、收集档案资料、材料,及时整理归档。
4、凡是需要销毁的档案资料,必须造具清册,经主管档案工作负责人批准后报学院审批后执行。
三、文件传阅和处理:
收到文件,要根据文件的内容、密级、传阅范围等要求,及时登、记、拟办、传递和送阅。
2、分发到有关科室的文件必须登记在案。
3、文件一般不外借,如确需借阅,应进行详细登记,并限期归还。
4、文件阅后(文件精神传达贯彻后)应及时立卷归档按有关规定理。
四、组织
1、处成立档案管理领导小组,负责对档案工作的领导并指定专人负责对档案的收集、整理、立卷归档等工作。
2、各科室应明确专人负责档案工作。
五、其他
1、未尽事宜由处负责解释。
2、本办法自公布之日起执行。
z医学院基建规划处
