工程项目信息管理监理办法
工程项目信息管理的监理办法
一、信息管理的任务
信息管理的任务是保证自上而下,自下而上以及横向间信息流畅通,拟定信息目录和信息的编码系统,加速传递并加强管理。对于各种会议和现场记录、科学试验、工程照片、事故处理等都做出明确规定,便于资料收集和档案管理。实施最优控制,进行合理决策,妥善协调项目建设各有单位之间的关系。
二、信息管理的措施与方法
1、监理办公室将配备电脑,由监理工程师和文秘负责信息管理工作;
2、现场将配备适当的通讯工具,以便信息传递。通讯工具包括手机、座机、对讲机;
3、现场将配置一定的信息记录设备,如照像机、摄像机等,要求现场监理对重要的施工现场进行记录、拍照。
三、 信息管理的内容
1、施工期间的信息收集
工程项目在整个施工阶段,每天都发生各种各样的情况,相应地包含着各种信息,需要及时收集和处理。因此,工程的施工阶段,可以说是大量的信息产生、传递和处理的阶段,工程项目信息管理工作,主要集中在这一段。
名称收集内容
1、收集业主提供的信息
承建商在施工中,现场发生的各种情况均包含大量的内容,承建商必须掌握和收集这些内容。监理在现场中经收集和整理后,汇集成丰富的信息资料。承建商在施工中必须经常向有关单位,包括上级部门、设计单位、业主及其他方面发出某些文件,传达一定的内容。如向监理报送施工组织设计、报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表,各种项目自检报告、质量问题报告、有关意见等。监理应全面系统地收集这些信息资料,此记录是监理工程师的记录,主要包括工程施工历史记录、工程质量记录、工程计量、工程款记录和竣工记录等内容 。
2、收集承建商的信息
承建商在施工中,现场发生的各种情况均包含大量的内容,承建商必须掌握和收集这些内容。监理在现场中经收集和整理后,汇集成丰富的信息资料。承建商在施工中必须经常向有关单位,包括上级部门、设计单位、业主及其他方面发出某些文件,传达一定的内容。如向监理报送施工组织设计、报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表,各种项目自检报告、质量问题报告、有关意见等。监理应全面系统地收集这些信息资料。
3、监理现场记录
此记录是监理工程师的记录,主要包括工程施工历史记录、工程质量记录、工程计量、工程款记录和竣工记录等内容 。
(1)现场监理人员的日报表
主要包括如下内容: 当天的施工情况, 当天参加施工的人员(数量等),当天施工用的机械(名称、数量等),当天发现的施工质量问题,当天施工进度与计划进度进行的比较(若发现施工进度拖延,应说明原因), 当天的综合评述,其他说明(应注意的事项)等。
(2)工地日记主要包括: 现场监理人员的日报表, 现场每日的天气记录,监理工作改变,其他有关情况与说明。
(3)、现场每日的天气记录
主要内容:当天的最高、最低气温,当天的降雨量、降雪量,当天的风力及天气状况,因气候原因当天损失的工作时间等。若施工现场区域大或施工地点多,工地的气候情况差别较大,则应记录两个或多个地点的气象资料。
(4)驻施工现场监理负责人的日记
主要包括以下内容: 当天所作的重大决定, 当天对承包商所做出的主要指示,当天发生的纠纷及可能的解决方法,该工程项目业主(或其他代表)来施工现场谈及的问题,当天与该工程项目业主的口头谈话摘要,当天对驻施工现场监理工程师的指示,当天与其他人达成的任何主要协议,或对其他人的主要指示等。
(5 )驻施工现场监理周报 驻施工现场管理负责人应每周向工程项目业主汇报一周内所发生的重大事件。
(6)驻施工现场监理月报
驻施工现场监理负责人应每月向业主汇报以下情况:工地施工进度状况(与合同规定的进度作比较),工程款支付情况,工程进度拖延的原因分析,工程质量问题,工程进展中主要困难与问题,如施工中的重大差错,重大索赔事件,材料、设备供货困难,组织、协调方面的困难,异常的天气情况等。
(7)驻施工现场监理负责人对承包商的指示 主要内容:正式发出的重大指示,日常指示,在每日工地协调会中发出的指示,在施工现场发出的指示等。
(8)补充图纸设计单位给施工单位的各种补充图纸
(9)工地质量记录主要包括试验结果记录及样本记录
4、收集 工地 会议记录
工地会议是工程项目管理工作的一种重要方法,会议中包含着大量的信息,这就要求项目监理工程师必须重视工地会议,并建立一套完善的会议制度,以便于会议信息的收集。会议制度包括会议的名称、主持人、参加人、举行会议的时间、会议地点等,每次工地会议都会有专人记录,会后应有工作会议纪要等 。
第一次工地会议
(1)介绍业主、监理工程师、承建商的人员。(2)澄清组织(3)承建商的动员情况(履约保证金、进度计划、保险、组织、人员、工料等)。(4) 检查业主对合同的履行情况(如提交水准点、图纸、职责分工等)(5) 检查为监理工程师提供设备情况(如住宿、试验、通讯、交通工具、水电等。)(6)明确例行程序。包括填报支付报表,下发有关表格,下发工程计量表,下发工程中间交工证书,明确工程项目监理办公室与承建商之间往来信件、文件报表等公文手续,明确驻地工程项目监理工程师与承建商之间往来公文、验收、支付手续,明确经常性工地会议召开的地点、大致时间等。第一次工地会议是以相互了解,检查各方面准备情况,明确工程项目管理程序为主要目的。当上述目的达到,并满足:(1)承建商已证实他认为工地周围环境和情况是和投标时间相符;(2)承建商拿到施工图纸且后续图纸无需担忧;(3)承建商已得到占用工地的权利时,监理即可下达开工令。
经常性工地会议
经常性工地会议一般每周开一次。这个会议有监理、承建商、业主参加。主要会议内容:确定上次工地会议纪要,当周进度总结,进度预测,技术事宜,变更事宜,财务事宜,管理事宜,索赔和延期,下次工地会议,以及其他。工地会议确定的事情视为合同文件的一部分承建商必须执行。工地会议记录忠实于会议发言人,原始记录,像流水帐似的,不要加记录人的感情色彩,以确保记录的真实性。
2、收集信息的加工整理
对收集信息进行加工,是信息处理的基本内容。其中包括对信息进行分析、归纳、分类、计算比较、选择、建立信息之间的关系等方面的工作。
(1)信息处理的要求
要使信息能有效地发挥作用,在处理的过程中就必须符合及时、准确、适用、经济的要求。
及时 就是信息的传递速度要快 ;
准确 信息要如实地反映实际情况 ;
适用 就是信息要符合实际需要 ;
经济 采用什么样的信息处理方式,必须根据符合经济效果的要求来确定 。
(2)收集的大量信息,找出信息与信息之间的关系和运算公式。从收集的少量信息中得到大量的输出信息。信息处理包括收集、加工、输入计算机、传输、存储、计算、检索、输出等内容 。
收集 就是前面讲到的,收集原始信息,收集是信息处理的首要步骤。
加工 这是信息处理的基本内容。其中包括对信息进行分类、排序、计算、比较选择等工作。通过加工信息,提供更多的有用信息。
传输 信息借助于一定的载体(如纸张、磁盘等)在各部门之间传播。通过传输形成各种信息流,畅通的信息流能为工程项目负责人提供可靠的工作依据。
存储 指的是对处理后的信息的存储。存储收集原始信息,便于查找原始信息。存储处理后的信息,有的并非立即就有用,有的虽然立即使用,但日后还需应用或作为参考和依据。因此,就需要将他们全部存储起来,建立档案,妥善保管。
检索 就是查找,工程项目管理中既然存储了大量的信息,为了查找方便,按某一条件建立索引文件,编制专门的查找程序,便于快速检索。
输出 处理好的信息,按照要求编制各种打印报表文件。
(3)收集信息的分类
工程项目信息管理中,对收集来的资料进行加工整理后,按其加工整理的深度,可分为如下几个类型:
第一类:对资料和数据进行简单整理和滤波;
第二类:对信息进行分析,概括综合能产生辅助决策的信息;
第三类:通过应用数学模型统计推断可以产生决策的信息。
工程在施工过程中,依据当时收集到的信息所作的决策或决定有如下:
依据进度控制信息,对施工进度状态的意见和指示
监理每月、每季度都要对工程进度进行分析对比并做出综合评价,包括当月整个工程各方面实际完成,实际数量与合同规定的计划数量之间的比较。如果某一部分拖后,应分析其原因。存在的主要困难和问题,提出如何解决的意见。
依据质量控制信息,对工程质量情况的意见和指示
监理应当系统地将当月施工中的各种质量情况,包括现场检查中发现的各种问题、施工中出现的重大事故,对各种情况、问题、事故的处理情况除在月报、季报中进行阶段性的归纳和评价外,如有必要可进行专门的质量情况定期报告。
依据投资控制信息,对工程结算情况的意见和指示
工程价款结算一般按月进行,要对投资完成情况进行统计、分析,在统计基础上作一些短期预测,以便对业主在组织资金方面提供咨询意见。
依据合同信息,对索赔的处理意见
