油品损溢管理办法
1 总则
本管理办法规定了公司及下属各分公司、油库、加油站的油品损耗及溢余管理相关内容及要求。
2 职责
2.1 公司成立数量管理领导小组,小组职责如下:
2.1.1 负责各环节油品超耗处理意见的审批;
2.1.2 负责对所属各单位发生油品超耗而不能说明合理理由的相关责任分公司和责任人进行责任追究。
2.2 公司数量管理领导小组下设办公室,简称数量办,职责如下:
2.2.1 负责对公司油品物流环节油品损溢数量真实性、准确性进行审核并分析原因,提出改进措施;对各环节油品超耗提出处理意见并报公司领导小组审批,对油品超耗不能说明合理理由的相关分公司和个人提出处理意见报公司领导小组审批;组织营销业务部、加油站管理部对物流环节超耗和溢余油品进行审核并提出处理建议;
2.2.2 负责拟定公司所属各分公司油库、加油站油品损溢控制指标、考核意见及公司一次运输外采油超耗索赔事宜报公司领导小组审批;
2.2.3 负责定期(月度)统计分析公司各环节油品损溢数据,对异常情况和问题提出控制措施。
2.2.4 负责协助营销业务部与发货方或承运商协调处理二次运输超耗索赔事宜,定期向公司领导汇报超耗索赔情况;
2.2.2 负责储运安全部办理一次运输统配资源超耗索赔;
2.2.3 负责按照公司下达的物流环节油品损溢控制指标,定期对分公司各油库的指标完成情况进行检查和考核,发现异常情况及时进行调查处理。
2.3 储运安全部职责
2.3.1 负责研究制定公司油品损溢管理制度和各环节损耗标准;
2.3.2 负责组织相关处室和单位对油品损耗管理进行课题研究,推广降耗技术,制定实施降耗措施;
2.3.3 负责协助营销业务部公司一次运输统配资源超耗索赔事宜;
2.3.2 负责定期向公司领导汇报一次运输超耗索赔情况。
2.4 分公司职责
2.4.1 对油库各环节油品损溢数量的真实性、准确性负责,对本分公司油库油品损溢原因进行分析并作出说明;
2.4.2 负责按照相关规定及时、准确、完整的提供运输超耗索赔资料,并按规定及时上报公司储运安全部;
2.4.3 负责配合公司储运安全部、营销业务部、资产财务部检查本油库油品收、发、存过程中的数量差异原因;
2.4.4 负责按规定程序将油库各环节损溢上报公司储运安全部办理逐级审批和处理。
3 管理内容及要求
3.1 损溢核销处理权限
3.1.1 物流环节定耗由公司资产财务部、营销业务部、储运安全部根据油库月度油品盘核结果和输转损耗凭证按月、按批次、分环节及时核销处理;零售环节定耗由所属各分公司营销业务部、储运安全部、资产财务部按规定根据月度油品盘核结果和加油站送货运输损耗凭证按月及时核销处理。
3.1.2 所属各分公司无权对本单位处理权限范围之外的超耗、溢余油品擅自进行核销处理。
3.1.3 物流环节油品超耗或溢余,由营销业务部牵头,与资产财务部、储运安全部一起对相关凭证和油品盘核结果进行核对后,交公司数量办审核并提出处理意见,呈公司领导小组审批。
3.1.2 零售环节油品超耗或溢余,由分公司所属各油库根据相关凭证和油品盘核结果,报公司加管部、资产财务部、营销业务部、储运安全部审核会签,由营销业务部、加管部登入《商品总账》、《加油站计量库存账》,由加管部将《存货盘点盈(亏)及报废审批表》交公司数量办审核并提出处理意见,呈公司领导小组审批。
3.1.3 超耗油品应首先依据责任划分,按合同约定或公司有关规定办理索赔,确实无法索赔的须按上述审批程序办理核销。
3.2 油品定耗标准及确认原则
3.2.1 油品定耗标准按《散装液态石油产品损耗标准》(gb 11083)执行(参见附录1)。
3.2.2 所属各分公司可按照《散装液态石油产品损耗标准》(gb 11083),根据本单位实际情况,测定不同储存方式、运输方式等条件下的更加先进、严格的定耗标准,对涉及第三方的定耗标准,应与对方协商一致后形成书面约定进行明确。
3.2.3 公司各环节定耗标准规定如下:
3.2.3.1 铁路运输定耗标准:
a)铁路运输定耗规定为:汽、柴油单车损耗不超过120kg;外采油铁路运输定耗以国家、行业规定标准为准,特殊情况以双方合同约定为准,但原则上汽油≯0.3%,柴油≯0.12%。
b)同批次同品种发运的油品损溢可以相抵,单车损耗在120kg以上不能相抵。
3.2.3.2 公路运输定耗标准:
加油站送货运输、库批配送运输、库发小额配送运输和公路移库运输定耗均由运输车队负责处理。
3.2.3.3 储存定耗标准:
a)实物库存管理归公司所属分公司油库,储存保管定耗标准依据《散装液态石油产品损耗标准》(gb 11083)按公司企管法规部所定的绩效指标≯1.2‰执行。
b)租赁油库保管定耗标准按与对方协商一致后形成的书面约定执行,原则上不得超过国家标准1.5‰。
3.2.3.4 零售定耗标准:汽油0.29%、柴油0.08%。
3.2.4 损耗确认原则:
3.2.4.1 损耗应按运输损耗、储存保管损耗和零售损耗三个环节进行归集确认,不得随意改变损耗发生环节,不得将各环节损耗汇总确认处理。
3.2.4.2 对实际发生的损耗应严格按照损耗确认的标准,分定耗、超耗和非常损失(由于不可抗力发生的意外损失,如自然灾害等。)进行确认,不得随意混淆处理。
3.2.4.3 各环节发生的溢余和损耗应单独确认和处理,不得将溢余和损耗互相抵销后处理。
3.2.4.4 油品运输损耗应按批次确认处理;保管损耗、零售损耗应按月确认并处理,确有原因不能按月处理的,一季度处理一次。当年的损耗必须在年终盘点后及决算前处理完毕。
3.2.4.5 运输损耗按批次购进单价确认损耗金额,保管损耗和零售损耗按当月库存成本单价确认损耗金额。
3.3 铁路运输损耗的确认与处理程序:
3.3.1 铁路运输损耗的确认:
3.3.1.1 铁路运输损耗量及损耗率按下式计算:
铁路运输损耗量=起运前罐车计量数-卸货前罐车计量数
铁路运输损耗率=(运输损耗量/起运前罐车计量数)×100%
3.3.1.2 铁路罐车同批同品种发运的油品损溢可以相抵,但单车损耗超过120kg以上的应单独计算,不得相抵。
3.3.2 铁路运输定耗处理:
3.3.2.1 运输定耗由收货方承担,一次运输、二次中转运输定耗按批次进行核销,加油站送货运输定耗依据《加油站计量验收入库单》按月进行核销。
3.3.2.2 一次运输、二次中转运输定耗由分公司油库根据《铁路罐车(汽车罐车)验收油品(收货)计量单》中运输损耗数量,经报公司储运安全部、营销业务部部、资产财务部核对《存货(物资)入库单》无误并分别记账后,由资产财务部按照《存货(物资)入库单》及发票等进行账务处理。
3.3.2.3 加油站送货运输定耗每月底由分公司所属营销业务部和资产财务部依据《加油站计量验收入库单》运输损耗数据进行汇总,分别记入业务、财务账并共同签字确认后,由公司资产财务部进行账务处理。
3.3.2.4 库批配送运输、库发小额配送运输、公路移库运输定耗由客户或收货油库(加油站)承担。
3.3.3 运输超耗处理:
3.3.3.1 一次运输超耗处理:
a) 一次运输发生超耗时,分公司储运安全部按照《数量管理办法》的有关要求将超耗索赔资料报营销业务部。配置资源一次运输超耗、外采油一次运输超耗由分公司储运安全部向公司营销业务部提出,并由其向发货单位或承运商提交《收货计量超耗情况反映单》及其他相关材料进行索赔。
b) 一次运输超耗采取扣减原发量冲抵超耗的处理流程:发货单位同意扣减原发量,并以扣减量冲抵超耗量的按以下方式处理:属配置资源的由分公司储运安全部填制《运输超耗处理单》、注明扣减原发量情况,交公司储运安全部、营销业务部和资产财务部分别进行账务处理,资产财务部对当月未入账的发票进行退换票处理,对已经入账的发票进行红单处理。属外采油的由分公司储运安全部填制《运输超耗处理单》,注明扣减原发量情况,交公司储运安全部、营销业务部和财务部分别进行账务处理。
c)一次运输超耗采取货币赔偿的处理流程:属配置资源的由分公司储运安全部填制《运输超耗处理单》、注明获赔情况,交公司营销业务部和资产财务部分别进行账务处理,由营销业务部开具《销售结算通知单》向赔付方销售,资产财务部完成开票及账务处理。属外采油的由分公司储运安全部填制《运输超耗处理单》、注明获赔情况,交公司储运安全部、营销业务部部和资产财务部分别进行账务处理,由营销业务部开具《销售结算通知单》向赔付方销售,资产财务部完成开票及账务处理。
d)一次运输超耗采取补偿油品的处理流程:属配置资源的,如获得发货单位点对点的实物还油补偿,由分公司储运安全部填制《运输超耗处理单》、注明获赔油品数量,通知公司营销业务部安排分公司营销业务部冲减待处理超耗;如获得发货单位非点对点的实物还油补偿,由分公司储运安全部填制《运输超耗处理单》、注明获赔油品数量,通知油库安排移库处理,将待处理超耗油品虚拟移库到实物偿还油库冲减待处理超耗。属外采油的,由分公司营销业务部填制《运输超耗处理单》并按上述程序进行处理。
e)一次运输超耗不能获赔的处理流程:属配置资源的由分公司营销业务部填制《运输超耗处理单》提交储运安全部、营销业务部、资产财务部提出处理意见,经公司领导小组审批同意后,相关部门分别进行账务处理。属外采油的由分公司营销业务部填制《运输超耗处理单》并交储运安全部、营销业务部、资产财务部提出处理意见,经公司领导小组审批同意后,储运安全部、营销业务部、资产财务部分别进行账务处理。
f)一次运输超耗原则上每月处理一次,最长不得超过三个月。
3.3.3.2 二次运输超耗处理:
a)二次中转运输发生超耗时,若为运输途中油品被盗,由分公司储运安全部向公司储运安全部提报超耗索赔资料,由营销业务部向承运商提交《收货计量超耗情况反映单》及其他相关材料进行索赔。
若为发货油库数量短少,按照发货油库点对点实物还油补偿的方式进行处理,由公司储运安全部根据分公司储运安全部上报超耗索赔资料填制《运输超耗处理单》,注明获赔油品数量,冲减待处理超耗并交营销业务部、资产财务部分别进行记账和账务处理。
b)加油站送货运输、公路移库运输发生超耗,均由运输车队负责。
c)库批配送运输、库发小额配送运输发生超耗,均由运输车队负责超耗损失。
3.3.3.4 索赔资料:
a)铁路运输超耗索赔资料:
《收货计量超耗情况反映单》(由收货单位签字、盖章),《铁路罐车验收及复测记录》(由收货单位签字、盖章),超耗车辆的铁路货物运单(原件),并在货物运单左上角填写与车号对应的货票号,车站货运(或普通)记录(原件,每车一单),计量器具检定证书(复印件),计量员证书复印件,保险或报价单正本(遇到保险索赔时提供),装车计量单,出险通知书(遇到保险索赔时提供,保险公司提供,由被保险单位填写并盖章)。
3.4 保管损耗的确认和处理程序:
3.4.1 保管损耗量=月初库存量+本月入库量-本月出库量-月末库存量。
3.4.2 保管损耗率=(保管损耗量/当月付出量)×100%。
3.4.3 储存损耗的确认:
3.4.3.1 月累计储存损耗量是该月内日储存损耗量的代数和。
3.4.3.2 月平均储存量是该月内每天油品储存量的累计数除以该月的实际储存天数。
3.4.3.3 储存损耗量=前次油罐计量数-本次油罐计量数
3.4.3.4 月储存损耗率=(月累计储存损耗量/月平均储存量)×100%
3.4.4 输转损耗的确认:
3.4.4.1 输转损耗量=付油油罐付出量-收油油罐收入量
3.4.4.2 输转损耗率=(输转损耗量/付油油罐付出量)×100%
3.4.5 灌桶损耗的确认:
3.4.5.1 灌桶损耗量=油罐付出量-油桶收入量。
3.4.5.2 灌桶损耗率=(灌桶损耗量/油罐付出量)×100%。
3.4.6 装车损耗的确认:
3.4.6.1 装车损耗量=输出量-收入量
3.4.6.2 装车损耗率=(装车(船)损耗量/输出量)×100%
3.4.7 卸车损耗的确认:
3.4.7.1 卸车损耗量=卸油量-收入量
3.4.7.2 卸车损耗率=(卸车(船)损耗量/卸油量)×100%
3.4.8 保管损耗的处理程序:
3.4.8.1 保管损耗应根据储存、输转、灌桶、装卸等环节分项统计,以盘点结果为计算依据,填制《存货盘点明细表》、《库存商品购销存数量核对表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》。同时,分公司营销业务部、储运安全部分别核对各自建立的《商品总账》、《油库保管库存账》、《油库计量库存账》。
3.4.8.2 《油库保管库存账》的保管损耗数量在定耗范围内,由公司储运安全部、资产财务部、营销业务部共同签字确认,呈公司领导小组审批后,并按《存货盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》分别进行账务处理。
3.4.8.3 《油库保管库存账》的保管损耗数量减去保管定耗数量如为超耗,必须分析和查明原因,分公司油库不能说明合理原因的,由油库责任人承担《油库保管库存账》超耗数量,处理方式为:由储运安全部、营销业务部、资产财务部共同确认分公司油库责任人应承担的超耗赔偿数量,并将超耗赔偿数量和按库存成本单价计算得出的超耗赔偿金额填写在该油库的《存货盘点盈(亏)及报废审批表》内,由油库责任人按超耗赔偿金额进行现金赔偿,赔偿金用以冲减待处理保管损耗。超耗处理完毕,公司储运安全部、资产财务部、营销业务部共同签字确认,呈公司领导小组审批后,并按《存货盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》分别进行账务处理。油库能够说明合理原因的,储运安全部、资产财务部、营销业务部会签无误后,报公司数量办审核并提出处理意见,呈公司领导小组审批同意后,相关部室按《存货盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》分别进行账务处理。
3.4.8.4 《油库保管库存账》的保管损耗数量减去保管定耗数量如为溢余,由公司储运安全部、资产财务部、营销业务部会签,报公司数量办审核并提出处理意见,呈公司领导小组审批同意后,并按《存货盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》分别进行账务处理。
3.5 零售损耗的确认和处理程序:
3.5.1 零售损耗量=月初库存量+本月入库量-本月出库量-月末库存量
3.5.2 零售损耗率=(当月零售损耗量/当月付出量)×100%
3.5.3 零售损耗的处理程序:
3.5.3.1 加油站计量员必须每天在《加油站库存油品计量账》和《加油站实际重量保管账》上反映进、销、存各环节损溢,对零售环节出现的超耗和溢余,要及时上报加油站站长,并查明原因及时予以解决,不能解决的要及时上报分公司所属营销业务部。
3.5.3.2 加油站每月将《加油站库存商品盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》、《加油站商品进销存数量核对表》以及《加油站库存油品计量账》、《加油站实际重量保管账》、《加油站商品明细账》经计量员、核算员以及加油站经理签字确认后报分公司所属营销业务部、资产财务部。
3.5.3.3 各分公司营销业务部与资产财务部一起对加油站上报的《加油站库存商品盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》、《加油站商品进销存数量核对表》以及《加油站库存油品计量账》、《加油站实际重量保管账》、《加油站商品明细账》进行核对。同时核对本部门建立的《加油站计量库存账》、分公司《商品总账》和财务商品账。
3.5.3.4 《加油站计量库存账》中单站零售损耗数量在定耗范围内,准予该加油站按《加油站库存商品盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》经营销业务部、资产财务部共同签字确认并报所属单位领导小组审批后,相关部门进行账务处理。
3.5.3.5 《加油站计量库存账》中单站零售损耗数量减去零售定耗如为超耗的,必须分析和查明原因,原则上均由加油站责任人员承担超耗数量,处理方式为:由分公司营销业务部、资产财务部、储运安全部共同确认加油站责任人应承担的超耗赔偿数量,并将超耗赔偿数量和按库存成本单价计算得出的超耗赔偿金额填写在该加油站的《存货盘点盈(亏)及报废审批表》内,由加油站责任人员按超耗赔偿金额进行现金赔偿,赔偿金用以冲减待处理零售损耗。超耗处理完毕,所属各单位按《加油站库存商品盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》经公司营销业务部、资产财务部会签确认并报公司领导小组审批后进行账务处理。加油站能够说明合理原因且当月《加油站计量库存账》中单站零售超耗数量在300公斤以内的,由分公司所属营销业务部、资产财务部审核无误后,报分公司数量办审核并提出处理意见,呈公司领导小组审批后,相关部门按《加油站库存商品盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》进行账务处理。加油站能够说明合理原因但零售超耗数量在300公斤以上的,由分公司领导小组提出处理意见报公司加管部、储运安全部、资产财务部、营销业务部审核无误后,交公司数量办审核并提出处理意见,呈公司领导小组审批后公司相关部门、所属各单位相关部门按《加油站库存商品盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》进行账务处理。
3.5.3.6 《加油站计量库存账》中单站零售损耗数量减去零售定耗如为溢余,溢余数量在300公斤以内的,由所属各分公司储运安全部、资产财务部、营销业务部审核无误后,报公司数量办审核并提出处理意见,呈公司领导小组审批后,按《加油站库存商品盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》进行账务处理。溢余数量在300公斤以上的,由分公司领导小组提出处理建议报公司数量办审核并提出处理意见,呈公司领导小组审批后公司储运安全部、资产财务部、营销业务部按《加油站库存商品盘点明细表》、《存货盘点盈(亏)及报废审批表》进行账务处理。
3.6 油品损耗控制指标设置与考核:
3.6.1 根据公司各环节油品损溢管理职责界定,对公司油品损耗控制指标及考核责任部门和分公司作以下规定:
3.6.1.1 物流环节损耗控制指标,包括一、二次运输损耗和油库保管损耗控制指标,责任部门为储运安全部、资产财务部、营销业务部、分公司及所属油库。
3.6.1.2 零售损耗控制指标,责任部门为公司加管部和分公司及所属加油站。
3.6.1.3 综合损耗控制指标责任部门为公司储运安全部。
3.6.2 油品损耗控制指标的设置与下达:
3.6.2.1 每年年初,由储运安全部根据本办法3.2.3条规定的各环节油品定耗标准,并参照公司往年各环节油品损耗的实际情况,编制公司本年度各公司、分公司及所属油库油品损耗控制指标,呈公司领导小组审批同意后列入年度业绩考核指标。
3.6.2.2 分公司储运安全部以及所属油库应根据公司下达的油品损耗控制指标,拟订更加先进、严格的指标并逐级分解到本分公司油库、加油站。
3.6.3 油品损耗的考核:
3.6.3.1 公司油品损耗考核分三个层面,一是由公司数量办组织的对相关部门进行考核;二是由公司储运安全部、资产财务部、营销业务部对分公司所属各部门、油库考核。三是由分公司储运安全部组织对所属油库及班组进行考核;
3.6.3.2 公司储运安全部每月统计汇总公司各环节油品损耗情况并进行通报,按季度编制公司油品损耗控制指标完成情况汇报材料,提出考核奖惩意见,并经公司储运安全部、资产财务部、营销业务部共同确认后,呈公司领导小组审查同意,报由企管法规部按绩效管理的规定进行考核。
3.6.3.3 公司储运安全部按季度编制分公司油库损耗控制指标完成情况汇报材料并提出考核奖惩意见,经营销业务部、加管部、资产财务部会签后,呈公司领导小组审查同意,公司企管法规部按绩效管理规定进行考核。
3.6.3.4 加管部按季度编制所属各加油站油品损耗控制指标完成情况汇报材料并提出考核奖惩意见,经储运安全部、营销业务部、加管部、资产财务部共同确认后,呈公司领导小组审查同意,公司企管法规部按绩效管理规定进行考核。
3.6.3.5 分公司储运安全部按月编制所属油库油品损耗控制指标完成情况汇报材料并提出考核奖惩意见,报公司储运安全部确认后,由分公司按本单位油库损溢考核相关管理办法进行考核。
3.6.3.6 分公司所属油库按月编制加油站油品损耗控制指标完成情况汇报材料并提出考核奖惩意见,报各单位领导小组审批后,由分公司按本单位加油站损耗考核相关管理办法进行考核。
3.6.3.7 物流环节的油品损耗考核,损溢数据以实际重量为准,考核数据从财务口径进行统计。
3.6.3.8 零售环节的油品损耗考核,损溢数据以实际重量为准,考核数据从《加油站计量库存账》进行统计。
3.7 油品损溢管理监督稽查及责任追究
3.7.1 油品损溢管理监督稽查:公司、分公司数量办应定期或不定期的组织对所属油库、加油站的损溢管理进行监督稽查,以便对经营过程中各环节油品损溢的管理情况进行准确分析、查找出数量管理过程中的薄弱环节并向公司数量管理领导小组报告,形成对经营过程中数量管理的有效监督机制。
3.7.2 油品损溢监督稽查的内容:各单位是否按照《油品盘核管理办法》的规定建立健全油品购进、发销、存数量管理相关管理办法;是否规范使用各种油品计量凭证、台账、记录;落实油品在购进、发销、存过程中,是否按数量管理要求的程序手续传递相关单据,办理签认;确认油品在各流转环节的损溢管理是否符合有关规定标准;库存商品保管明细账、库存商品流转统计账、财务账是否规范;月末盘点时是否核对账目;通过核对账目确保账实一致、账账相符,各类数据、单据、账表签认后是否按要求及时、准确录入信息系统或通过信息系统产生。
3.7.3 各单位对油品损溢的处理要实事求是,要严格区分定耗、超耗及溢余分别进行处理,对于超耗及溢余情况必须查明原因,对于损溢管理中存在的问题应及时处理。
3.7.4 对于不按规定处理损溢的,由公司数量管理领导小组按职责划分追究相关部门、分公司及人员的责任。对私自销售溢余油、不按规定进行超耗索赔等行为,应追究相关责任人的责任,构成犯罪的,移交司法机关处理。
4 附则
4.1 本管理办法由储运安全部负责解释。
4.2 本管理办法自发布之日起实施。
