公司文件发放存档管理办法

公司文件发放存档管理办法

公司文件发放、存档管理办法

一、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作;

二、文件起草打印完毕,需经本部门主管审核签字,报公司总经理审批签字后,方可下发。

三、建立文件发放登记表,登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。

四、发文部门持所发文件及文件发放登记表,由各部门收件人签字后领取文件。

五、文件登记表与所发文件一并存档。

六、各部门建立本年度各类文件文件夹,文件根据文号编排顺序放入文件夹。

七、每月对文件夹内的文件进行整理,如有遗漏,尽快与发文部门联系补齐。

八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册,存入文件柜备查。

九、公司重要文件按年度、类别装订造册,存入文件柜中,在文件柜门上附有柜内文件目录。

十、凡借阅重要文件者,经部门负责人同意签字后,到办公室打借条,办理借阅手续。

十一、借阅文件要按时归还,撤消借条。

十二、对于重复、过时和无保存价值的文件,经部门主管审核同意,报办公室粉碎销毁。

执行部门:责任人签名: