食品销售省级办事处管理办法
食品销售公司省级办事处管理办法
总则
办事处是销售公司在各省区市场设立的办公事务地点,负责协调公司对所管省区的事务管理。加强并规范省级办事处管理,是公司提高工作效率和管理水平,实现公司管理科学化的途径,加强对各省办事处的规范管理,对公司的发展将起积极的促进作用。
选址及变更事项管理
2.办事处的选择要遵循科学原则,综合考虑各因素,经过认真分析筛选后在确定。
1)、办事处的选址设计活动地域、社会公共设施、经济基础设施、地点知名度、可供扩展空间、成本以及其他因素,需要根据公司要求对各因素做出评估。
2)、办事处基本选定以后,由省级经理签字并上报公司,经过公司统一后方可签订租用合同。
3)、所签订的合同必须符合法律文本格式,手续完成后,办事处必须在三日之内将各法律文件以及税票上报公司备案。
3.办事处一旦选定后,如无其他客观因素,原则上不允许经常迁移。
1)、因主观因素需要迁移办公地点,该办事处必须提前三天上报公司,阐明变动原因。
2)、在上报公司变动原因之时,以必须及时考察选择新的办公地点,一般要求同时考察三处或以上地点,经所比较后在决定。
3)、新的办事处地址变换后,各项手续及要求同第2条。
人员配置管理
4.人员的配置、招聘、录用以及培训,遵循公司的有关规定,结合市场的具体实际,做到不缺不滥。
1)、办事处的人员配置要遵循公司'因需设岗'的原则设置岗位并配备人员。
2)、办事处的人员招聘需求必须经过省级主管上报公司同意,由公司指派或经公司同意后由办事处在当地招聘。
3)、新录用人员要按照正常规定将其档案资料保送公司及人力资源部备案,同时各办事处留存一份备档。
4)、新招的人员培训工作由公司负责,或由公司委托各办事处完成,经考核合格,即可正式录用。
办公消耗品管理
5.省级办事处的办公消耗品的订购、采购、分发等工作均由省办事处内务助理统一负责。
1)、一般情况下,一季度采购消耗品一次,若出现特殊情况必须经省级经理签字同意主可提前采购。
2)、订购物品送到后,负责人要核对、规格、数量和质量,确保没有存在问题后,签字验收。
6、消耗品的使用要尽可能节俭,同时要加以妥善保管。
1)、所以购入的用品,都必须一一填写清单。
2)、必须清楚地掌握办公用品上库存情况,经常整理,必要时实行防虫防潮等措施。
3)、每年6月和12月要对各区域办事处的使用情况进行检查统计,若存在问题应该及时指出并相应地整改。
文书管理
7.各省办事处需要负责管理相应的文书,加强保密制度的规范实施。
1)、所有文书包括经销商业务统计、会议决议、通报、合同或协议、广告投放调查表、各种帐本、统计图表等一切业务相关的用书或公文。
2)、全部文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有,任何人都必须严格遵守公司的保密制度。
3)、文书的收发、领取与寄送,原则上由各办事处内务助理负责。
4)、文书负责人必须按照公司的要注对其按照密级分类,并按照保密制度处理。
5)、文书按照内容进行整理后,按尚未完成的文书和可以归档的文书二类进行管理,全部完结的文书,分别按照所属部门、机密程度、整理编号保存年限进行整理与编辑,做好登记并且归档保存。
会议管理制度
8.办事处的会议包括例会以及因特殊情况需要临时召开的会议。
1)、省级主管将会议相关文件内容通知内务助理后,内务助理应该及时组织会议地点,材料等,并及时准备通知每一位出席人员。
2)、每一次会议,内务助理或主管都必须做好会议记录。会议记录要尽可能详尽,能反映当时的真实情况。
3)、对于因故缺席人员,内务助理要正确了解原因,做好记录,按照公司相关规定给予处罚,对于无故缺席者,要及时向省级主管报告上报公司备档。
4)、会议要求讲究效率,杜绝'文山会海'现象。
出差考勤管理
9、省级办事处所负责所在区域各业务员的出差考勤管理,对业务员的考勤要不时抽查,做好出差费用报销工作。
1)、省级办事处接到公司通知相关业务员回杭州开会的文件后,应该及时通知各人员并做好记录。
2)、回总部出差的各业务员应到办事处办理出差手续,包括从总部出差归来后的报销手续等等。
3)、到各地市、县出差的业务员,办事处要做好记录,了解每位业务员的出勤情况。
4)|出差费用报销,严格遵守《销售公司销售人员出差费用报销的规定》。
10、由于销售工作的特殊性,各办事处应该不定期抽查所属业务员的业务考勤情况。要求区域经理考核一月二次,客户经理一月四次,销售代表及及跑单员一月至少一次,同时要求客户经理配合对销售代表以及跑单员的抽查。
安全、卫生制度
11、集团公司的安全保卫制度同样适用于各办事处。
1)、由于各办事处未配备门卫保安人员,故应该加强安全工作,每天下班时都要锁好门窗。若上半时发现异常及时报告处理。
2)、各业务员不得带无关人员进入办事处,若因需要则必须做出口头说明并做好登记。
3)、由于各办事处所在地域气候以及周围环境的特殊性,因此必须谨防火灾等情况发生。
12、各办事处要切实搞好卫生,维护员工健康以及工作场所环境卫生。
1)、办事处的工作场所,至少每日清扫一次,并采用适当方法减少灰尘的飞扬,不得乱堆放垃圾或乱扔纸屑。
2)、工作场所内,严禁随地吐痰。
3)、饮水机必须保持清洁。
4)、各办事处应定期对公共场所进行大扫除,确保光线明亮、空气流通,保证工作人员的健康。
