职业技术学院教学质量监控档案管理办法

发布时间：2024-11-29 查看人数：85

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职业技术学院教学质量监控档案管理办法

一、总则

第一条为进一步规范学院教学质量监控档案管理，有效地保护和利用档案，更好发挥其在质量纠偏、绩效考评、决策咨询及教学研究中的作用，根据《高等学校档案管理办法》及《归档文件整理规则》相关规定，结合本院实际，特制定本管理办法。

第二条本办法所称的教学质量监控档案，是指学院在评教、评学、评管等质量监控过程中所形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式或载体的材料。

二、机构设置及职责

第三条教学质量监控档案是学院档案的一个重要组成部分，由教学督导处设立教学质量监控档案室，作为保存和提供利用档案的专门机构，接受院长办公室综合档案室的业务指导。

第四条教学质量监控档案室的管理职责是：

1．拟订教学质量监控档案工作的相关规章制度，并负责贯彻落实；

2．负责接收（征集）、整理、鉴定、立卷、统计、保管教学质量监控相关的各类档案及有关资料；

3．编制检索工具，及时编辑档案文件汇集和各种参考资料，开发档案信息资源；

4．组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

5．开展档案的开放和利用工作；

6．指导各系部教学督导室的档案管理工作。

第五条教学质量监控档案室设档案管理人员1名，主要负责档案室管理工作。档案管理人员应当具备以下条件：遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守；具有档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第六条各系部由教学督导室主任分管教学质量监控档案工作，由联络员兼任档案员，负责教学质量监控材料的收集、整理、立卷、归档，按期向教学督导处档案室移交，档案员受教学督导处档案室管理人员的指导与督查。

三、档案的管理

第七条教学质量监控档案的归档范围：在教学质量监控过程中形成的各类具有保存价值和查考价值的各种文件、图表和声像载体材料，均应立卷归档，具体按“教学质量监控档案归档范围及保管期限”（见附件）办理。

第八条教学质量监控档案的保管期限分永久、长期、短期三类，其中短期的保管时间为5年，长期的保管时间为20年。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第九条教学质量监控档案的收集：

1．学院组织的教学质量监控活动完成后1周内相关人员应将形成的材料送交教学督导处档案室；各系部日常评课材料按月移交，规定移交的其它材料应在当学期结束至下学期开学1周内向教学督导处档案室移交完毕；

2．无论是个人还是部门之间移交档案应编制移交清册，交接双方应认真核对后履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明，档案接收部门应全面检查归档文件材料的质量。

第十条教学质量监控档案的归档要求：

1．归档的各种文件材料必须反映教学质量监控活动的全过程，保证其完整、准确、系统，并且其载体和字迹应符合耐久性要求；

2．归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。非纸质文件材料必须与其文字说明一并归档。文件材料归档后不得更改；

3．归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性；

4．教学质量监控档案对纸制档案材料和电子档案材料同步归档。微缩胶片、照片、磁带、光盘、磁盘的保管要符合规定要求。电子档案应注意备份，备份的磁盘、光盘等重要数据资料需异地存放和保管。

第十一条教学质量监控归档文件的整理：

1．归档的文件材料组卷时必须遵循其自然形成的规律，保持有机联系，文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件应放在一起，并按正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，以及批复在前、请示在后的要求排列；

2．文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复归入复文年度；跨年度的规划、计划一般归入文件针对的第一年度；跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度，跨年度的会议文件一般归入会议开幕的年度；法规性文件应归入公布或批准年度；

3．归档的案卷，部门立卷人员应用碳素墨水认真填写或计算机打印卷内目录和备考表。卷内材料按顺序编排页号，只要有书写文字的页面均一面编写一个页号，页号编在右上角或左上角；

4．对文件材料的题名不能随意更改和简化，对虽有题名但不能反映文件内容的应重新拟定；没有责任者或日期的材料要考证清楚。有关卷内文件的情况说明，均应填写在备考表内，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和归档时间填上；

5．因利用频繁、数量庞大，专设课堂评价档案。其归档范围包括在听课评议活动中形成的各种有保存价值的文件材料，以教师个人为单位立卷，立卷时应按教师代号编制档案盒号。一般一次听课评议活动形成的材料为一件，盒内材料按时间先后顺序存档，应将一学期材料统一存档，一般放在学期结束后或下学期开学初。教师代号按所在部门编制流水号；

6．被监控部门的材料归档实行代码制，具体如下：00行政管理；01 机械工程系；02 计算机系；03 电气电子工程系；04 建筑工程系；05 财会系；06 工商管理系；07 人文系；08 轻工学院；09 公共教学部；10 分院；

7．档案装盒后每盒编制架、层、号，并以阿拉伯数字来命名。具体编制时，档案架号按从左到右的顺序编制，每个档案架内各层号按从上到下的顺序编制，档案盒号则为相应条目下所在部门的流水号。

四、档案的利用

第十二条教学质量监控档案室应注意相关材料的保密性，任何个人不得保存、转让或者拒绝归档，不得弄脏、乱划、涂抹、剪裁和拆毁。

第十三条教学质量监控档案室将定期以一定形式公布不属于涉密、个人隐私或限制利用的档案。凡本院各部门单位或教师个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。若需调阅、摘录、复制未公布的档案，应当经教学督导处负责人批准。

第十四条调阅档案的时限为7天，用后应及时归还，如期满未能归还，应续办调阅手续。特殊情况（如出差、生病）造成延期，调阅者可通过各种方式（电话、短信、网络）提前与档案管理人员协商解决，视为特殊情况处理。

第十五条档案室提供利用的重要、涉密档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经教学督导处负责人批准。加盖教学督导处公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第十六条档案室应积极开展档案的编研工作。汇编档案资料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请院长批准。

五、档案的保护

第十七条教学质量监控档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。

1．室内应设专柜，排列整齐，排距科学，便于查找和管理；

2．室内应经常通风，保持整洁卫生，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防有害气体等工作；