学院各部门档案立卷归档管理办法
学院各部门档案立卷归档管理办法
一、根据《高等学校档案工作规范》、《z外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。
二、立卷归档基本原则
1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。
2、凡属《z外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。
3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。校综合档案室按立卷单位接收档案。
三、立卷归档的组织规范
1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。
2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。
3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。
4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在10万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收，监督指导部门立卷归档。对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。
四、文件材料的立卷分工
1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。
2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。
3、校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。
4、会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，哪个单位负责立卷归档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。
5、各教学部门、教务处等教学管理部门各自形成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。
6、各教研室的科研、学科建设方面的文件材料，谁形成的文件材料，由谁负责立卷归档。课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室，再由教研室负责向综合档案室移交。
7、基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总、整理；分承包的由各承包单位负责收集、整理；各承包单位将工程资料立卷后上交基建处，由基建处负责向综合档案室移交。
8、大型维修、改造项目（包括图纸、预结算等）文件资料，由基建处负责立卷归档。
9、财务文件材料及账务帐簿，由财务处负责立卷归档。
10、负责宣传部门和网络中心等部门工作范围所形成的声像资料，谁形成谁负责整理归档；制作专题项目文字材料和物品，由制作项目的单位或个人负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联系的单位立卷、归档。
11、凡师生员工出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的有关文件材料，由外事部门负责审查、验收、整理立卷后再向综合档案室移交档案。
五、立卷的操作要求
1、立卷的案卷组合、卷内排列编号、填写目录和备考表等操作过程由各部门负责完成，卷面标题拟定、卷面书写、装封等，由部门与综合档案室共同负责完成。
2、根据档案归档范围、类目设置、保管期限等规定来确定归档范围、类目设置和保管期限。
3、案卷组合，应坚持“遵守学校工作活动的规律，保持文件间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用”的原则，具体要求如下：
①分年度组卷，将同年度的文件材料放在一起组卷。遇到跨年度的文件材料时，计划、规划、预算等一般应放在针对的第一年组卷；总结、请示与批复等一般应放在总结的最后一年和批复的那一年组卷。
②分问题组卷，按文件所反映的问题、事物分门别类，并视文件数量的多少酌情组卷。
③分级别组卷，按上下级文件及文件之间的联系组卷，如将收文按中央机关、省级机关及平行机关等分别组卷。
④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70页（2公分）左右，最多不超过200页。按永久、长期、短期等不同保管期限分开立卷。如果文件材料既有永久性又有长期性，可放一起，但短期性的一定要分开。
⑤专题性、成套性文件材料（即教学、科研、基建、设备等）分别按专题、课题、项目、台（件）等分类组卷。
4、卷内排列，文件要注意排列顺序，要求批复在前，请示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。
5、文件编号，应注意：①页号以面为单位，件号以件为单位。②整装案卷，有字迹的应一面编写一个页号，一般写在右下角；散装案卷，不写页码号。
6、填写卷内目录，必须逐件填写，项目齐全，字迹工整，具体要求如下：
①一份文件的印件与定稿、正件与附件均为一件；请示与批复、正本与附件各为一件。
②团体责任者，应写全称，全称过长，可写简称，但不能用俗称；三个以上责任者，只写第一责任者，每一责任者后面写上“等”。
③一般公文以发文时间为准；决定、规定以通过或发布时间为准；合同、协议类以签署时间为准；报表、计划类以编制时间为准。
④编写文件所在卷内页码，每份文件只写起页号，但最后一份文件要写上起止页码号，以便统计卷内文件的总页数。
6、案卷标题文字要简明扼要，内容准确可靠，一般不超过50字。
六、归档、产档的要求
1、归档检查。立卷部门在归档前要对案卷进行认真检查，以确保案卷质量，检查的主要内容包括：
①文件材料是否齐全、完整，包括同一件事、同一会议等各份、各页文件材料是否齐全。
②有无不属归档范围的文件材料，有无相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。
③案卷文件材料是否超过规定的厚度，分装是否合理，保存期限是否一致。
④文件材料是否准确可靠。发文是否有领导签字、单位盖章，内容是否与底稿一致；是否原件；表格是否有署名、统计日期；事情发生变更时，是否有变更的记载材料等。
⑤字迹是否有利于档案保存，图文是否清楚；有无破损、霉变隐患。
⑥检查后发现有问题应及时补充、调整和修复，归档案卷经该部门分管档案工作的领导审查签字后，再向综合档案室移交档案。
2、交档时间。各部门对综合性、管理性的文件材料，应从次年的三月份至六月份止整理立卷，向学校综合档案室移交档案，部分档案材料按以下时间移交档案：
①学生成绩表及毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料，应在完成一个培养周期（即学生从入学到毕业）的当年九月至十月份整理立卷，寒假前向综合档案室移交档案。
②科研课题，包括开题报告、论文、专着、鉴定表、成果申报等材料，应在课题结果申报成果时整理立卷，上交教研室；在申报、评奖活动结束二个月内，由教研室向综合档案室移交档案。
③申报重点学科等活动形成的文件材料及教学评估材料，在活动结束二个月内整理立卷，由主办单位负责向综合档案室移交档案。
④基建工程项目的档案材料，应在工程项目竣工验收后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案；大型维修、改造项目的档案材料，应在维修、改造项目活动结束后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案。因故不能在三个月内完成的，应提前说明原因，最迟在六个月内移交档案。
⑤财会档案材料，应于次年第一季度整理立卷，并向综合档案室移交目录清册，档案材料暂由原部门保管二年，期满后于次年六月底前向综合档案室移交档案。
⑥声像材料在完成制作后三个月内整理立卷向档案馆移交档案，其中照片要附加说明文字。
七、交档手续
1、立卷部门向综合档案室移交档案时，双方必须对案卷严格检查验收，是否符合质量标准和规范，如有问题，综合档案室要提出具体的改正意见，立卷部门改正后才能移交档案。
2、移交档案时，必须履行交接手续，填写《档案移交清册》，交接双方签字，并各执一份存查。
3、综合档案室档案员应经常深入各部门，了解立卷归档工作的进展情况，发现问题及时纠正，对具体工作加以指导。接收档案时，要按档案清册逐卷清点核查无误后，及时整理按类目入库上架，不能随便乱放。
4、凡不按期移交档案或移交不合格的；经档案员指出拒不改正的，均按有关规定进行处理。
