规划部电子档案管理办法
规划部电子档案管理办法
(一)总则
第一条
为加强本部门电子文档的管理，特制定本办法。
第二条
本部门的电子档案是指本部门工作中各种成果的电子文档的表现形态。
第三条
电子档案是本公司全宗的组成部分，必须由实行集中统一管理。部门资料员是专职档案管理人。
(二)电子档案资料的收集
第四条
收集范围
1.公司各项目方案、施工图、变更、设计任务书、建设和装修标准、交底记录、各种原始设计条件图纸审查意见等所有与设计工作相关的文件的电子版本。
2.其它具有保存价值的电子文件资料。
第五条
收集时间
1.电子档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的电子资料。
第六条
收集要求
1.图纸、文本和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
3.电子资料的内容要完整，版本更新要及时且要求版本编号明确区分。
第七条
电子档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要电子资料；
2.在征集的电子资料中，凡涉及国家和行业重大变化，或将对公司运营发展产生重大影响的，应向公司档案主管领导报送目录和样本。
第八条
电子档案费用的报销
本部门按本办法第四条形成电子档案的发生费用，责任人将档案资料按要求向档案管理人归档，经档案管理人签字认可，部门主管领导签字批准，财务部门应给予核报费用。
(三)电子档案的整理
第九条
电子档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。
第十条
电子档案的整理由相关各专业设计师负责，资料员协助。
第十一条
分类、编号
1.图纸、文本档案按项目、阶段、专业、版次、时间分类、编号，变更加编流水号和日期。
2.格式：（例）****（项目）-BG(变更)-JG(专业)-000-2009/10/20第十二条
保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。
第十三条
文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、记录者等。
2.编写文字说明的要求：
(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；
(2)按资料的自然张编写文字说明。
(3)文字简洁、语言通顺；
(4)时间用阿拉伯数字表示。
(四)电子档案的保管
第十四条
电子档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
第十五条
保管条件
磁盘、光盘应在室温下存放保管，并避免存放在潮湿的环境中。磁盘库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁盘盒与盒的间距不小于3mm；存放磁盘最好不用铁皮柜。磁盘及光盘应立放存放。
第十六条
对库存的电子档案，要两年检查一次。
第十七条
归档保存的电子档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁电子档案必须经过鉴定，须经主管领导审批，登记造册。
第十八条
建立健全电子档案统计制度，做好电子档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)电子档案的开发利用
第十九条
编制电子档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。
第二十条
建立电子档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据电子档案的机密程度，确定利用范围。
第二十一条
具有专利的电子档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。
第二十二条
电子档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的电子档案可将复制件外借；外单位借用或复制电子档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十三条
在不影响保密的前提下，各单位可利用电子档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的电子档案。
