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第1篇 某某公司档案管理办法
某公司档案管理办法
一、目的:为加强公司各类档案管理的规范性,特制定本办法。
二、适用范围:公司的全部文书档案、人事档案、会计档案、工程档案。
三、管理权限:各相关部门
四、档案的立卷归档:
1.行政档案的立卷:
(1)立卷范围:公司业务活动中的收文及批办过程中的批办材料;以公司名义发出的文件(定稿、存本、附件);各种会议文件及会议记录;公司内部管理类文件(日常工作中形成的计划、总结、统计报表、规章制度等);公司内部形成的除人事、财务方面之外的其它请示、报告、批复;公司对外签订的经济合同原件(合同预算部一份,由财务部门一份存档及多余份数行政办公室保存;只有一份原件的,由财务部门保存,其他报名保存复印件,并在其上注明原件存放处);在工作过程中形成的照片、录音带、录像带、计算机软盘及光盘、工具类书籍;公司领导或部门经理外出参观学习等活动带回的文字、声像、科技资料。
(2)有关部门须保留档案原件时,行政办公室应保存复印件,并在复印件上注明原件存放处。
2.工程档案的立卷:
(1)立卷范围:与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料;工程竣工验收资料等)。
(2)工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。
(3)工程结束后,由工程部负责移交有关部门存档。
五、档案的保管:
1.凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理,其它部门和个人不得擅自留存。
2.凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。
3,档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。
4.各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。
5.对破损和变质的档案及时进行复制和修补。
六、档案的借阅:
1.借阅档案时需填写《借阅登记表》;并不得将档案带离所在办公室o
2.经领导批准后档案被借出时,档案管理人员应在该档案的位置上,放一张代替卡,卡上应标明档案卷号、借阅时间、借阅单位、借阅人姓名,以便按时催还,防止档案丢失。
3.秘密档案的借阅应由行政办公室主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由档案管理有权部门主管副总签字认可;绝密档案由公司总经理签字认可后方可借阅。
4.保密性档案原则上不得摘抄或复印,如确实需要时,应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。
5.借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。
6.借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。
七、档案的销毁:
档案销毁由办公室报请公司主管副总及总经理批准后执行,并须由公司指派专人进行监督。
第2篇 某电网公司档案管理办法
1 总则
1.1为加强贵州电网公司(以下简称公司)档案管理工作的规范化、标准化和科学化,充分发挥各类档案在公司生产、经营和管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法规和南方电网公司的有关规定,结合公司实际,制定本办法。
1.2档案管理是公司基础管理工作的组成部分,是维护公司合法权益,记载公司发展过程的一项重要工作。档案是公司资产的一部分,受国家法律保护。各单位有承担保护档案的义务。
1.3公司的档案不向社会开放,只限于公司工作活动中使用。档案管理部门要严格执行国家和公司的保密规定,防止档案的失密、泄密。
1.4对在工作中不负责任,违反本办法,造成档案失损、损毁的,依照公司有关规定处理;触犯《档案法》、《刑法》的依法追究刑事责任。
2适用范围
本办法适用于公司所属各单位。
3定义
3.1公司档案是指公司在生产、经营、管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的,具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音(像)带、光盘、电子等不同形式、不同载体的原始记录。
3.2特殊载体主要指载体类型为非纸介质的档案。
4管理职责
4.1公司档案管理工作接受南方电网公司的统一领导,实行以本行业管理为主,地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制,实行统一领导、分级管理。
4.2公司办公室是公司档案的归口管理部门。
4.2.1贯彻执行国家档案局以及上级机关颁布的有关档案工作的政策、法规和规定,制定公司及所属单位档案管理工作规范、制度及实施办法。
4.2.2负责对公司各部门及所属单位的档案工作进行监督、检查和业务指导,交流和推广公司档案工作经验。
4.2.3收集、保管本单位各类档案。
4.2.4进行档案修复,延长档案寿命,并负责组织档案鉴定和销毁工作。
4.2.5组织所属单位档案管理人员的培训工作。
4.2.6参与本单位系统科研成果、技术鉴定、工程竣工等项目文件资料的验收工作。
4.2.7做好档案统计和档案资料开发利用工作,积极提供各类档案资料信息,为公司发展服务。
4.2.8负责组织实施档案管理现代化工作,建设公司数字档案馆。
5 归档
5.1公司单位(部门)的档案由形成部门负责收集、整理、归档,单位档案部门负责对档案的收集、整理工作进行监督、检查和指导,对接收进档案室的档案进行集中统一管理并提供利用。
5.2各单位办公室应加强对法律文书归档工作的指导、督促和审查。
5.3各单位的部门专兼职档案员应及时将办理完毕的、应归档的资料收集齐全,按照归档文件整理规则和档案分类进行整理后在规定的时间内统一向档案室移交。对不符合归档要求的,档案管理部门有权提出整改意见、限期整改。
5.4归档范围包括本单位在各项工作活动中形成的,已办理完毕,具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、录音、录像、电子文件、奖状、奖旗、奖杯、题词和字画等。(详参见《科技档案归档文件指导目录》及《贵州电网公司本部文书档案归档范围、时间及保管期限表》)
5.5归档要求
5.5.1归档的文件和材料要求齐全、完整和准确。各部门应注意日常工作中归档材料的形成和积累,做好收集整理工作,档案部门有权要求归档材料形成部门提供相应的资料,任何部门和个人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2归档部门将归档文件按照归档规范在数字档案馆系统中录入,打印移交目录向档案室移交。
5.6归档时间
5.6.1文书档案(含信访档案、合同档案、审计档案、0-5大类照片档案)每年3月份以前移交上年的档案。
5.6.2科技档案在项目竣工(成果鉴定)3个月之内向档案室移交。
5.6.3会计档案每年12月底以前移交在财务部门保管了一年的档案(例如2008年12月底以前移前2006年的档案)。
5.6.4荣誉类、纪念品类实物档案在收到后一周内移交归档;证件类实物档案每年1月份以前移交;印章类实物档案在印章作废一月内移交归档。
5.6.5录音文件的归档时间为录制完成一周之内移交归档。
6归档方式
6.1文书档案采取档案管理部门与档案形成部门结合立卷的方式,即各部门兼职档案员按照档案室安排的时间,在档案室的指导下对本部门的帐外文件进行补充录入,对本部门的档案进行整理、编号,档案室装盒入库上架。
6.2科技档案由归档部门兼职档案员在专职档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入归档案卷及文件,对文件进行整理并立卷,打印文件移交目录,档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.3会计档案由财务部门兼职档案员在专职档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入会计档案,对会计凭证、工资册、对帐单、帐簿、报表进行整理、装订,打印移交目录,档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.4照片档案由各拍摄者在专业档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入照片档案并对一组关联照片进行组合,打印照片移交目录,档案室对照片档案进行整理、装册并入库上架。
6.5录音文件档案由录音者在专业档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入录音文件,打印录音文件移交目录,档案室对录音文件进行整理入库。
6.6实物档案由各部门兼职档案员在数字档案馆系统中录入实物档案,打印移交目录,档案室拍摄实物档案照片并与目录挂接,对实物档案进行编号并入库。
6.7光盘档案由归档部门将电子数据按照年度或项目刻录光盘,在数字档案馆系统中录入光盘档案,打印移交目录,档案室对光盘档案进行编号并入库。
6.8各类档案的归档方式和流程严格按照《贵州电网公司档案业务工作规范》(以下简称“规范”)中的相关要求执行。
6.9归档流程所涉及的部门有责任按时完成在归档过程中所承担的工作,保障档案收集的齐全、完整、准确、规范、及时和高效。
7档案的分类
7.1各类档案的整理和编目工作要遵循《贵州电网公司档案业务工作规范》中的整理规则、著录信息和目录格式规范。
7.2公司的档案分类、编码设置与实际工作密切结合,根据国家档案局对企业档案分类管理和南方电网公司对分类表的统一要求,以公司全部档案为对象,遵循档案形成的规律,依据公司职能,本着便于保管和利用的原则进行分类。
7.3公司档案共设置五大门类14个档案类型。
7.3.1文书档案。包括:0党群工作,1行政管理,2经营管理,3生产技术管理,4财务审计和5人事劳资,六个一级类目。
7.3.2会计档案。会计帐务类档案属于4大类财务审计类目下,但由于其管理方式与文书档案不同,因此单独设为一个门类。各单位可结合自身实际,根据其形成特点,增设类型分别编目、排架。
7.3.3科技档案。包括:电力系统生产调度(6大类),科学技术研究(7大类),基本建设(8大类),设备仪器(9大类)。
7.3.4特殊载体档案。其在传统的10个一级类目的管理范畴,在内容和分类上属于上述0-9大类类目,但由于存载体形式的不同,其保管方式也不同,因此在实际管理时设立单独的门类进行管理,包括:照片档案、磁性载体档案、录音文件、实物档案和电子文件光盘。其分类代字如下:
特殊载体档案名称
代字
照片档案
zp
磁性载体档案
c*
录音文件
ly
实物档案
sw
光盘
gp
7.3.5电子类文件(ed)。
8 档案管理
8.1根据《档案法》第十三条规定,为便于档案的管理和利用,档案室应建立健全各项规章制度,并制定严格的考核和奖惩办法。档案管理制度主要有《库房管理制度》、《电子档案保管制度》、《保密工作制度》、《统计制度》、《鉴定、销毁制度》等。
8.2档案室要设置规范的档案专用库房及档案柜架。必须做到“三室分设”,即档案室(库)、工作室、阅览室。档案库必须坚固、严密,做到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁。
8.3档案室须配备温(湿)度控制设备、计算机、复印机、激光扫描仪、打印机及影像设备等。
8.4各种载体的档案进入库房前必须进行检查和必要的技术处理,定期进行库藏档案的清理和核对工作,发现情况,立即采取抢救措施。
8.5公司部门要定期对档案的接收、移出、保管数量和状况及利用情况进行统计。
9档案的开发利用
9.1开发利用档案信息是档案工作的重要任务。档案部门要积极开展档案信息开发、利用工作,严格执行档案开发利用的相关制度和规范,为公司各项工作服务。档案的开发利用制度和规范主要有《档案借阅制度》、《档案编研工作规范》
9.2档案部门要积极主动配合档案利用者,并为其提供方便。公司档案室可根据档案特点及工作需要,重点编写具有参考价值的资料。如:全宗介绍、年鉴、专题介绍、科研项目及成果简介等。
9.3档案的开发与利用必须严格执行档案保密制度。若有违反者,按国家相关法律法规执行。
10 附则
10.1本办法由公司办公室负责解释。
10.2本办法自印发之日起实行。
10.3《贵州电网公司档案业务工作规范》《贵州电网公司档案管理工作规范》《贵州电网公司数字档案馆系统管理规范》《档案目录格式、标准表单》是本办法的具体管理规范,与本档案管理办法具有相同的效力。
第3篇 油品调运分公司档案管理办法
工贸油品调运分公司档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)档案管理工作,有效地保护和利用档案,为企业发展建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《z省档案管理条例》、上级单位相关管理办法及有关档案工作的法律法规,制定本办法。
第二条 本办法所称档案,是指油品调运分公司在从事基本建设、科研、经营、管理等各项活动中直接形成的,包括外部合作,各类项目管理等活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式和载体的历史记录。
第三条 公司档案工作实行统一领导,分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。
第四条 公司要把档案工作列入企业发展规划和计划,把档案工作所需经费纳入财务预算计划,保证档案工作所需经费,逐步加强设施设备等必备条件,维护档案的完整与安全。
第二章 组织机构及职责
第五条 公司综合办公室负责档案工作的监督指导、保存利用和日常管理工作,并根据实际,设专(兼)职人员负责档案工作。
第六条 档案管理的主要职责:
(一)贯彻实施《档案法》和国家关于档案工作的法规和方针政策,以及上级主管部门制定的规定办法,规范标准,结合本单位实际,制定有关制度、标准和实施细则。
(二)具有公司档案工作的整体建设、统筹规划、组织协调、监督指导和档案安全保管的职能。制定公司档案工作计划,并组织实施。
(三)负责公司文件材料形成、积累和归档工作。
(四)集中管理公司各种活动中形成的所有档案。维护档案的完整与安全,负责公司各类档案的收集、归档、保管和开发利用。
(五)负责公司档案工作的统计分析和汇总上报工作。
(六)负责向上级档案部门移交有关档案和资料。
(七)负责公司重点工程、重大科研项目、重要活动的归档材料的验收。
(八)负责公司档案管理网点的业务指导、检查和人员的培训。
(九)负责公司档案管理新技术、新方法的推广和档案计算机管理的应用工作。
第七条 各部门应执行国家有关档案工作的法律、法规和政策,按照档案工作的标准规范、规章制度,做好各部门文件资料的形成、积累、整理、立卷归档和移交工作。
第三章 归档范围
第八条 归档文件材料的来源
(一)公司内部形成的文件材料。
(二)各部门移交公司的文件材料。
(三)各部门引进项目、外购设备等附带的文件材料。
(四)公司参加的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件材料。
(五)公司执行、办理的外来文件。
第九条 公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围(见附件二)。
第十条 归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。
第四章 立卷归档要求
第十一条 文件材料应在规定时间内归档。
(一)管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。
(二)产品、科研课题及基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工验收、财务决算后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
(三)外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。
(四)职工参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日内归档。
(五)会计文件材料在会计年度终了后,由财务资产部门保管一年后移交归档。
第十二条 电子文件逻辑归档适时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
第十三条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第十四条 下列文件材料应随时归档:
(一)变更、修改、补充的文件材料。
(二)企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个人手中的文件材料。
(三)企业产权变动过程中形成的文件材料。
(四)其他临时重要活动中形成的文件材料。
第十五条 各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按要求立卷归档后再办理借阅手续。
第十六条 各部门向综合办公室移交档案时,要严格履行移交手续。
第十七条 档案工作人员应协助各职能部门,对应归档文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认,经职能部门负责人签审后归档。
第十八条 科研成果鉴定、产品定型、基建项目工程竣工验收,重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活动,要有档案工作人员参加,按照规定对所形成的档案资料进行验收。坚持“三纳入、四参加”制度。没有完整、准确、系统的文件材料以及项目没有归档,不能申报成果或评奖;不能最后通过验收或鉴定;所有经费不予结算。
第十九条 立卷归档的总体要求:
归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系和系统,符合质量标准要求,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:
(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(二)在职能活动中形成的,具有查考利用价值,办理完毕的各种形式和载体材料的文件及实物材料,都必须按照规定向档案部门移交归档,其电子档案应与纸质档案同步归档。
(三)归档文件以件为单位,进行装订和系统化整理。
(四)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(六)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷内。
(七)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任
者。
(八)当年办结的文件放在当年,跨年度的文件放在结案的年份里。长期不能结案的文件,可根据情况分阶段归档。
(九)归档时要注意办结情况,避免未结案归档及已结案的长期不归档。
第五章 档案的移交
第二十条 档案移交前须向档案管理部门提交移交清册,详细填写档案的门类及数量,并经本部门负责人签字审核。
第二十一条 档案管理部门要组织专门人员,对所移交档案的案卷质量情况进行检查,符合要求的档案经档案管理部门负责人签字审核后,办理交接手续。
第二十二条 档案移交时,经交接双方核实后在移交清册上签字。
第二十三条 移交的档案在运送过程中,移交部门应由专人负责,以确保档案的安全。
第六章 档案保管期限
第二十四条 按国家有关规定,档案管理部门结合公司情况制定各类文件材料分类方案、归档范围和保管期限表。文件材料的保管期限分为:永久、长期和短期。长期为10至50年左右,短期为10年以下。
第二十五条 确定公司档案保管期限的原则:
(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。
第七章 档案的鉴定与销毁
第二十六条 档案管理部门对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
第二十七条 档案鉴定工作由公司综合办公室主持,由业务部门领导、专业技术人员和档案部门人员组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
第二十八条 档案鉴定小组审定后,经公司有关领导批准,报上级业务部门审批后,方可销毁。原则上三年进行一次档案销毁工作。
第二十九条 销毁档案材料,要由二人以上进行,并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
第八章 档案的借阅
第三十条 公司各部门因工作需要借阅档案需填写档案借阅申请单。
第三十一条 档案管理人员依据档案级别判断是否需要审批。当为不受限制档案时直接办理借阅手续。
第三十二条 档案借阅要坚持严格保密、方便利用的原则。
(一)凡政府有关部门依法执行公务需要查阅档案,档案部门应按有关规定及时提供完整准确的档案。
(二)凡社会有关方面需要借阅档案,必须经有关职能部门审查,由公司负责人或主管领导批准。
(三)外单位人员调阅档案,一般要求在档案室内查阅。同时需持单位介绍信,经有关专业职能部门批准,并登记利用档案清单。
(四)借阅涉密档案必须经公司主要负责人审批。
第三十三条 若借阅涉及公司机密的受限制档案或为外单位人员借阅时,需经公司研究审批后方可借阅。
第三十四条 不得任意扩大借阅范围,对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容,进行登记。
第三十五条 借阅档案者,不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经公司综合办公室负责人批准。
第三十六条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。
第三十七条 借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。
第三十八条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。
第三十九条 企业负责人和员工调离工作岗位时,必须上缴应归档的文件材料和借阅的档案,档案部门签署意见后,方可办理有关手续。
第九章 档案库房管理
第四十条 档案库房是保存公司档案的重要地点,档案管理人员要以高度负责的精神,确保档案资料的安全完整。
第四十一条 档案部门应集中统一地保管好全部档案,设立专门的档案管理场所,并配备符合档案管理标准的保管设备、设施。
第四十二条 库房内物品进行定置管理,档案柜统一编号,并定期对库房进行整理、整顿、清扫、清洁,执行国家有关档案库房的“八防”要求,保证库房安全。
第四十三条 库房内的档案资料定期(半年)清点,保证帐实一致。
第四十四条 非档案管理人员不得随意进入档案库房。
第四十五条 认真贯彻安全消防工作方针,严格执行安全消防法规和规章制度。对档案人员进行消防教育,做到人人持证上岗。
第十章 档案信息保密与利用
第四十六条 产生重要档案的部门和档案管理部门必须执行中华人民共和国《档案法》和《保密法》,忠于职守,严守国家秘密和企业秘密。
第四十七条 加密档案应按规定在文件上标注密级和时间期限,注意重点保管。
第四十八条 整理档案应在专门地方(室内)进行。档案整理人员不得将档案带出档案馆(室),以防失密、丢失。
第四十九条 建立完善档案利用制度,严格履行利用档案手续,保护企业的知识产权和商业秘密,保障企业合法权益不受损害。
第五十条 公司对所保存的重要、珍贵档案,应当用复制品代替原件提供利用,原件应妥善保存。
第五十一条 严禁私自复制及对外提供档案资料,尤其对外协作项目、研究课题等活动中利用档案,必须签订利用保护协定。
第五十二条 档案部门和档案工作人员要通过多种方式开发利用档案信息资源,采用编制参考资料,制发档案证明,印发档案汇编和编研成果等有关索引服务方式,为利用者提供方便,提高服务质量。利用者分别采用查阅、借阅、复制、电话、网络查询档案信息。
第五十三条 利用者应严格遵守“阅卷规则”,注意爱护档案,损坏档案按规定惩处。严禁拆卸、勾画、调换、污损、转借、短失和私自复制档案。
第十一章 奖励与惩罚
第五十四条 根据《档案法》规定,有下列事迹之一的,公司应给予表彰和奖励:
(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的。
(二)对保护档案和档案现代化管理做出显着成绩的。
(三)对档案学研究做出重要贡献的。
(四)将重要的或者珍贵的档案赠给企业的。
(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第五十五条 凡违反本办法,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和部门领导
做出检查外,必要时进行经济处罚,并予以通报批评。
第五十六条 凡违反本办法,泄露秘密的,按保密工作相关管理办法进行处理。对涂改、拆散、抽换、损毁丢失、盗窃倒卖或未经批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人进行处罚,并予以通报批评。
第五十七条 凡违反本办法,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第五十八条 遗失档案的,应立即报告。因遗失档案,泄露秘密的,按保密工作相关管理办法进行处理。
第五十九条 对违反《档案法》的有关规定,已构成犯罪的,要依法追究其刑事责任。
第十二章 附则
第六十条 本办法由综合办公室负责解释。
第六十一条 本办法未尽事宜,按照国家法规及工贸公司规定执行。
第六十二条 本办法自下发之日起施行。
附件1:
油品调运分公司档案分类规则
为规范工贸公司油品调运分公司档案管理工作,根据国家档案局《工业企业档案分类试行规则》及上级单位《档案分类规则》,结合本企业档案工作实际,制定本规则。
一、本规则明确了油品调运分公司档案的分类原则、类目设置及基本范围;
二、油品调运分公司档案分类原则是以公司全部档案为对象,充分反映企业的职能划分,并结合档案形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,便于档案的科学管理和档案信息资源的开发利用。
三、油品调运分公司档案分类共设置9个一级类目,即党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品生产类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、特殊管理类。其类目名称、排列顺序统一使用油品调运分公司分类表(附后)标记,代码可根据企业分类情况以英文字母或阿拉伯数字顺序标记。
四、油品调运分公司档案分类二级类目按照企业管理职能和档案形成特点设置、档案分类表中的二级类目是企业进行档案分类的基本类目。二级类目的代码和排列顺序不作统一规定。
五、声像、事务等非纸质载体形式的档案,可按其载体形式的不同组织建立案卷目录,其保管要求应符合国家有关规定。
附件2:
油品调运分公司档案分类表
一级类目二级类目基本范围
代 码名 称代码名称
a党 群 管 理 类01党务工作党总支综合性工作、党总支会、党员代表大会及党党支其他事务性工作等。
02组织工作组织建设,党员管理,党费管理,干部管理等工作。
03宣传工作理论教育,宣传教育,思想政治工作与精神文明建设等。
04统战工作民族、宗教、侨务工作等。
05纪检工作党风党纪教育、检查,违纪案件审查,干部廉政建设等。
06武装工作民兵工作,征兵、复员、转业工作,人防工作等。
07工会工作职代会,民主管理,劳动竞赛,先进表彰,会员管理,劳保福利,女工工作,文体活动等。
08共青团工作组织建设,政治思想教育,团代会,团员、团费、青少年管理等项工作。
09其他
b行 政 管 理 类01行政事务综合性行政事务工作,机要文件,工作会议,专题会议,办公会议,文秘工作,信访、接待工作,调研工作,印信管理等。
02公安保卫治安综合治理,案件侦查,消防管理,自然灾害防范,交通管理,户籍管理等。
03法律事务法律事务,公证工作,专利商标,工商登记管理,政纪监察等。
04审计工作各项审计工作,审计规章制度等。
05人事管理人力资源管理(招聘、调配、劳动合同),劳动工资管理,考核,奖惩,职称评聘,任职、任免,离退休工作,职工教育等。
06教育工作普通教育,职业教育,高等教育、培训教育等。
07医疗卫生卫生监督、防疫、职工防病治病,计划生育工作等。
08公用事业职工生活福利,后勤服务,职工住房等
09外事工作出访考察、国际会议等企业涉外活动。
10公共事务企业与地方关系、政府协调、公共关系、资质手续办理等
11其他
c经 营 管 理 类01经营决策企业改革,经营战略决策,企业发展规划,方针目标管理等。
02企业管理企业整顿和企业升级,责任制管理,企业现代化管理等。
03计划统计综合计划,生产经营计划,统计报表,经营分析项目审批等。
04财务管理综合财务管理,资金管理,成本管理,税金管理,会计工作,投资融资管理等。
05物资管理物资采购、分配,物资合同协议,物资核算调拨,仓库管理等。
06合同管理经济合同管理、审核、备案等。
07知识产权管理企业标识、商标标识、商标侵权等。
08其他
d生 产 管 理 类01质量管理全面质量管理,产品质量检测和质量控制,质量认证等。
02能源管理能源消耗管理,节能消耗工作,资源管理等。
03安全环保安全生产,事故处理,安全教育,环境保护,劳动保护等。
04计量工作计量管理,计量设备、仪器,统计报表等。
05标准化工作企业标准化管理工作。
06科技管理新产品、新技术开发,科研、技措、技改管理,科技成果管理,技术引进等。
07档案与信息管理企业档案工作,各类数据管理,计算机信息,通讯管理等。
08其它
e 产 品 生 产 类01油气产品天然气等。
02化工产品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化气、液化天然气等。
03其它
02民用设施办公楼,科研设施,文教卫生,体育,商业服务,住宅,环卫,园林绿化工程等。
04其它
g设 备 仪 器 类01综合设备管理规定、办法、方案、规划、总结、台账等
02公务车辆机动车技术参数档案、产权证书、完税凭证、维修保养记录等
03其它
h会 计 业 务 类01会计凭证各种会计凭证。
02会计账簿各种财务账薄。
03会计报表各种财务报表。
04财务报告各种财务报告(决算)。
05其他会计移交清册,会计档案保管、销毁清册,银行余额调节表、对账单等。
j特
殊 管 理 类01印章公司各类作废印章,包括公章、部门印章、法人私章等。
02奖牌上级单位颁发的各类荣誉奖牌。
03奖杯上级单位颁发的各类荣誉奖杯。
04证书上级单位颁发的各类荣誉证书。
05锦旗外部单位授予的各类锦旗。
06题词上级领导对公司的题词。
07照片公司举办的各类重大会议、活动照片。
08光盘公司举办的各类重大会议、活动照片、录音、视频等刻制的光盘。
09磁带公司举办各类重大会议、活动现场录音、录像等制作的磁带。
第4篇 石油公司档案管理暂行办法
石油销售公司档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为加强**石油hb销售有限公司(以下简称'hb公司'或' 公司')档案管理工作,有效地保护和利用档案,为企业发展建设服 务,根据《中华人民共和国档案法》、上级单位相关管理办法及有 关档案工作的法律法规,制定本办法。
第二条 本办法所称档案,是指公司在从事基本建设、科研、 经营、管理等各项活动中直接形成的,包括外部合作,各类项目管 理等活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子 数据、实物等不同形式和载体的历史记录。
第三条 公司档案工作实行统一领导,分级管理的原则,维护 档案的完整与安全,便于各项工作的利用。
第四条 公司要把档案工作列入企业发展规划和计划,把档案工 作所需经费纳入财务预算计划,保证档案工作所需经费,逐步加强 设施设备等必备条件,维护档案的完整与安全。
第二章 档案管理的机构和职责
第五条 公司综合办公室负责档案工作的监督指导、保存利用 和日常管理工作,并根据实际,设专(兼)职人员负责档案工作。
第六条 档案管理的主要职责:
(一)贯彻实施《档案法》和国家关于档案工作的法规和方针 政策,以及上级主管部门制定的规定办法,规范标准,结合本单位 实际,制定有关制度、标准和实施细则。
(二)具有公司档案工作的整体建设、统筹规划、组织协调、 监督指导和档案安全保管的职能。制定公司档案工作计划,并组织 实施。
(三)负责公司文件材料形成、积累和归档工作。
(四)集中管理公司各种活动中形成的所有档案。维护档案的 完整与安全,负责公司各类档案的收集、归档、保管和开发利用。
(五)负责公司档案工作的统计分析和汇总上报工作。
(六)负责向上级档案部门移交有关档案和资料。
(七)负责公司重点工程、重大科研项目、重要活动的归档材 料的验收。
(八)负责公司档案管理网点的业务指导、检查和人员的培训 。
(九)负责公司档案管理新技术、新方法的推广和档案计算机 管理的应用工作。
第七条 各部门应执行国家有关档案工作的法律、法规和政策 ,按照档案工作的标准规范、规章制度,做好各部门文件资料的形 成、积累、整理、立卷归档和移交工作。
第三章 归档范围
第八条 归档文件材料的来源
(一)公司内部形成的文件材料。
(二)各部门移交公司的文件材料。
(三)各部门引进项目、外购设备等附带的文件材料。
(四)公司参加的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件 材料。
(五)公司执行、办理的外来文件。
第九条 公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存 价值的文件材料均应列入归档范围(见附件二)。
第十条 归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及 感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。
第四章 立卷归档要求
第十一条 文件材料应在规定时间内归档。
(一)管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。
(二)产品、科研课题及基建项目文件材料在其项目鉴定、竣 工验收、财务决算后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
(三)外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。
(四)职工参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日 内归档。
(五)会计文件材料在会计年度终了后,由财务部门保管一年 后移交归档。
第十二条 电子文件逻辑归档适时进行,物理归档应与纸质文 件归档时间一致。
第十三条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料 应在工作结束后及时归档。
第十四条 下列文件材料应随时归档:
(一)变更、修改、补充的文件材料。
(二)企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个 人手中的文件材料。
(三)企业产权变动过程中形成的文件材料。
(四)其他临时重要活动中形成的文件材料。
第十五条 各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不 交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按要求立卷归 档后再办理借阅手续。
第十六条 各部门向综合办公室移交档案时,要严格履行移交 手续。
第十七条 档案工作人员应协助各职能部门,对应归档文件材 料的完整程度、准确性及保存价值进行确认,经职能部门负责人签 审后归档。
第十八条 科研成果鉴定、产品定型、基建项目工程竣工验收 ,重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活 动,要有档案工作人员参加,按照规定对所形成的档案资料进行验 收。坚持'三纳入、四参加'制度。没有完整、准确、系统的文件材 料以及项目没有归档,不能申报成果或评奖;不能最后通过验收或 鉴定;所有经费不予结算。
第十九条 立卷归档的总体要求:
归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持 文件之间的有机联系和系统,符合质量标准要求,区别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到下述几点:
(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐 全完整。
(二)在职能活动中形成的,具有查考利用价值,办理完毕的 各种形式和载体材料的文件及实物材料,都必须按照规定向档案部 门移交归档,其电子档案应与纸质档案同步归档。
(三)归档文件以件为单位,进行装订和系统化整理。
(四)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文 件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正文在前,附 件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装 订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上 角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号 ,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(六)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内 文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟 写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、 年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录 放在卷内。
(七)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点 、中心内容和责任者。
(八)当年办结的文件放在当年,跨年度的文件放在结案的年 份里。长期不能结案的文件,可根据情况分阶段归档。
(九)归档时要注意办结情况,避免未结案归档及已结案的长 期不归档。
第五章 档案的移交
第二十条 档案移交前须向档案管理部门提交移交清册,详细 填写档案的门类及数量,并经本部门负责人签字审核。
第二十一条 档案管理部门要组织专门人员,对所移交档案的 案卷质量情况进行检查,符合要求的档案经档案管理部门负责人签 字审核后,办理交接手续。
第二十二条 档案移交时,经交接双方核实后在移交清册上签 字。
第二十三条 移交的档案在运送过程中,移交部门应由专人负 责,以确保档案的安全。
第六章 档案保管期限
第二十四条 按国家有关规定,档案管理部门结合公司情况制 定各类文件材料分类方案、归档范围和保管期限表。文件材料的保 管期限分为:永久、长期和短期。长期为10至50年左右,短期为10 年以下。
第二十五条 确定公司档案保管期限的原则:
(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公 司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有 查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为 短期保管。
第七章 档案的鉴定与销毁
第二十六条 档案管理部门对所保存的档案定期进行鉴定,对 于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
第二十七条 档案鉴定工作由公司综合办公室主持,由业务部 门领导、专业技术人员和档案部门人员组成档案鉴定小组,对被鉴 定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
第二十八条 档案鉴定小组审定后,经公司有关领导批准,报 上级业务部门审批后,方可销毁。原则上三年进行一次档案销毁工 作。
第二十九条 销毁档案材料,要由二人以上进行,并在指定地 点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
第八章 档案的借阅
第三十条 公司各部门因工作需要借阅档案需填写档案借阅申请 单。
第三十一条 档案管理人员依据档案级别判断是否需要审批。当 为不受限制档案时直接办理借阅手续。
第三十二条 档案借阅要坚持严格保密、方便利用的原则。
(一)凡政府有关部门依法执行公务需要查阅档案,档案部门 应按有关规定及时提供完整准确的档案。
(二)凡社会有关方面需要借阅档案,必须经有关职能部门审 查,由公司负责人或主管领导批准。
(三)外单位人员调阅档案,一般要求在档案室内查阅。同时 需持单位介绍信,经有关专业职能部门批准,并登记利用档案清单 。
(四)借阅涉密档案必须经公司主要负责人审批。
第三十三条 若借阅涉及公司机密的受限制档案或为外单位人 员借阅时,需经公司领导办公会研究审批后方可借阅。
第三十四条 不得任意扩大借阅范围,对需要出据档案证明的 ,要认真核对摘抄内容,进行登记。
第三十五条 借阅档案者,不得泄密、涂改、拆散、转借复印 和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经 公司综合办公室负责人批准。
第三十六条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般 不得超过十天。
第三十七条 借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。
第三十八条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作 需要,应按公司有关保密规定办理。
第三十九条 企业负责人和员工调离工作岗位时,必须上缴应 归档的文件材料和借阅的档案,档案部门签署意见后,方可办理有 关手续。
第九章 档案库房管理
第四十条 档案库房是保存公司档案的重要地点,档案管理人 员要以高度负责的精神,确保档案资料的安全完整。
第四十一条 档案部门应集中统一地保管好全部档案,设立专 门的档案管理场所,并配备符合档案管理标准的保管设备、设施。
第四十二条 库房内物品进行定置管理,档案柜统一编号,并 定期对库房进行整理、整顿、清扫、清洁,执行国家有关档案库房 的'八防'要求,保证库房安全。
第四十三条 库房内的档案资料定期(半年)清点,保证帐实 一致。
第四十四条 非档案管理人员不得随意进入档案库房。
第四十五条 认真贯彻安全消防工作方针,严格执行安全消防 法规和规章制度。对档案人员进行消防教育,做到人人持证上岗。
第十章 档案信息保密与利用
第四十六条 产生重要档案的部门和档案管理部门必须执行中 华人民共和国《档案法》和《保密法》,忠于职守,严守国家秘密 和企业秘密。
第四十七条 加密档案应按规定在文件上标注密级和时间期限 ,注意重点保管。
第四十八条 整理档案应在专门地方(室内)进行。档案整理 人员不得将档案带出档案馆(室),以防失密、丢失。
第四十九条 建立完善档案利用制度,严格履行利用档案手续 ,保护企业的知识产权和商业秘密,保障企业合法权益不受损害。
第五十条 公司对所保存的重要、珍贵档案,应当用复制品代 替原件提供利用,原件应妥善保存。
第五十一条 严禁私自复制及对外提供档案资料,尤其对外协 作项目、研究课题等活动中利用档案,必须签订利用保护协定。
第五十二条 档案部门和档案工作人员要通过多种方式开发利 用档案信息资源,采用编制参考资料,制发档案证明,印发档案汇 编和编研成果等有关索引服务方式,为利用者提供方便,提高服务 质量。利用者分别采用查阅、借阅、复制、电话、网络查询档案信 息。
第五十三条 利用者应严格遵守'阅卷规则',注意爱护档案, 损坏档案按规定惩处。严禁拆卸、勾画、调换、污损、转借、短失 和私自复制档案。
第十一章 奖励与惩罚
第五十四条 根据《档案法》规定,有下列事迹之一的,公司 应给予表彰和奖励:
(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。
(二)对保护档案和档案现代化管理做出显著成绩的。
(三)对档案学研究做出重要贡献的。
(四)将重要的或者珍贵的档案赠给企业的。
(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第五十五条 凡违反本
办法,无故延期或不交应归档的文件材 料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件 负责人和部门领导做出检查外,必要时进行经济处罚,并予以通报 批评。
第五十六条 凡违反本办法,泄露秘密的,按保密工作相关管 理办法进行处理。对涂改、拆散、抽换、损毁丢失、盗窃倒卖或未 经批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导 和当事人进行处罚,并予以通报批评。
第五十七条 凡违反本办法,不按借阅期限归还的,限期归还 并责令其当事人写出书面检查。
第五十八条 遗失档案的,应立即报告。因遗失档案,泄露秘 密的,按保密工作相关管理办法进行处理。
第五十九条 对违反《档案法》的有关规定,已构成犯罪的, 要依法追究其刑事责任。
第十二章 附则
第六十条 本办法由公司综合办公室负责解释。
第六十一条 本办法自下发之日起施行。
附件:1.档案分类规则
第5篇 集团公司档案管理办法-范本
集团公司档案管理办法范本
第一章总则
第一条为了加强ee公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为ee公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。
第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。
第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条ee公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。
第二章归档范围
第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片j员片等)均属归档范围。
第六条上级机关文件材料应归档的有。
(一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料;
(二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
(三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七条公司文件材料应归档的有。
(一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的请求与上级机关的批复文件,各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件;
(三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;
(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;
(五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录,从外单位带回的与公司有关的文件材料;
(六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本;
(七)反映公司经营和管理的专业文件材料,如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等;
(八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);
(九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;
(十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等;
(十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴,反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;
(十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本;
(十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表;
(十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根;
(十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等;
(十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;
(十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;
(十九)公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证;
(二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有:
(一)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件;
(二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件;
(三)同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。
第三章立卷归档要求
第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向总公司办公室移交。
第十条各单位必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
第十一条各单位向总公司办公室移交档案时,要严格履行移交手续。
第十二条归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:
(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件:项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任兔文件,有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。
(二)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。
(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
(七)本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。
第四章档案保管期限
第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。
第十四条确定公司档案保管期限的原则
(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。
第五章档案的鉴定与销毁
第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
第十六条档案鉴定工作由办公室主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
第十七条档案材料鉴定小组审定,并经公司有关领导批准后,方可销毁。
第十八条销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
第六章档案的借阅
第十九条公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单,方可借阅。
第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。
第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。
第二十二条借阅档案的同志,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任批准。
第二十三条借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。
第二十四条借阅人对档案要妥善保管,不得遗失,如有遗失,按本制度第七章第三十一条进行处罚。
第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。
第七章罚&nb
sp; 则
第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款100元~500元,并予以通报批评。
第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条,泄露秘密,按《公司保密工作条例)进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况,对其单位领导和当事人各罚款500元~1000元,并予以通报批评。
第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条,遗失档案的,应立即报告。因遗失档案,泄露秘密的,按《公司保密工作条例》进行处理。
第八章附则
第三十条本办法由总公司办公室负责解释。
第三十一条各子公司应根据本办法,结合本单位的实际情况,制定具体实施细则。
第6篇 门业公司档案管理办法
门业制造公司档案管理办法
第一条 公司档案由行政部统一管理,专业档案可由各部室负责,但档案清单须定期送行政部备存,并接受公司指导监督。
第二条 公司档案按以下分类:音像资料、相册、表格、iso文件、制度、公文、传真、通告、剪报、政府文件、备存资料、人事档案等。
第三条 档案资料的收集、整理、存档依照企业名称(规范化缩写)、文种、时间、编号、机密级别依次顺序编排进行分类,格式为:
()[ ] ()
── ────-------
企业名称 文种时间编号机密级别
(缩写)
第四条 文件、材料归档的范围
一、政府部门的文件材料
(一)公司、行业主管部门、政府职能部门颁发或下达的正式文件、材料和会议文件;
(二)政府职能部门下发的与公司业务有关的行业管理的规章制度、文件;
(三)政府部门正处级以上领导来公司视察、检查工作所形成的文件、材料(如指示、讲话、题词、照片、录像等);
(四)市级以上新闻媒体有关公司的报道材料;
(五)行业主管部门印发征求意见或传达讨论的各种重要文件、材料。
(六)经行政部经理以上领导审阅批准要求归档的各类行业文件、材料、报道材料;
(七)政府官员、知名人士的题字和牌匾等。
二、公司内部的文件材料
(一)公司股东会、董事会及对外投资企业所形成的决议、纪要、记录、章程等所有权益证明材料;
(二)公司向行业主管部门、政府职能部门的请示、报告、各类函件及上级的批复件;
(三)公司对外发送的一切具有法律效力的正式文电和法定代表人对外签署的各类文本资料;
(四)公司对外签订的有关合同、协议、契约、意向书、基建图纸等;
(五)各类资产类权证、工商证照等;
(六)公司主持召开的有公司以外企业、政府部门参加的各种会议和公司主持召开的各类重要会议文件、会议记录及有保存价值的音像材料;
(七)公司领导同志外出参加各种会议带回的文件、材料及他们参加外事、外经活动等形成的文件、剪报、照片等材料,经行政部经理审核须归档的;
(八)公司出版、编辑的各类出版物,收到或发出的重要贺电、贺信等;
(九)公司的年度工作计划、总结、各种统计报表、财务报表、审计材料、规章制度、重要文件登记本等;
(十)企业的成立、合并、撤消、变更、历史沿革;
(十一)公司制发的各种印章的印模、用章登记本、印信启用;
(十二)组织机构、人员编制、大事记、主要活动的剪报、声像材料、荣誉证书、法人标准照、工作照、文字材料等;
(十三)公司建设项目资料,包括政府批文、征地、规划、施工和竣工图纸、文件、大中型设备资料;
(十四)干部任免、调配、名册、报表;员工招聘、录用、定级调资、退职解聘开除、员工社保等文件资料;
(十五)公司的财产、物资、档案、印章等交接清单和责任书;
(十六)经处理的重要来信。
第五条 密级:
一、机密文件(a级文件):公司章程、股东会、董事会纪要、决议,合同、各类证照、总经理会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。
二、普通文件(b级文件):除a级外的文件均属b级。
第六条 文件、材料归档的办法与时间
一、凡属公司的a级档案,对外签订、发送的a级材料,随时由行政部归档;
二、公司的其他会议纪要和行政部的各类会议记录,由会议主办处每半年向行政部归档一次;
三、公司法人的材料由行政部在当年第一季度归档上一年的文件、资料、照片。
四、公司与其他单位的联合行文,原件由主办单位立卷归档,其他单位保存复印件;
五、各部(室)自行立卷归档的档案,应在当年第一季度内向行政部移交上一年的档案目录和案卷。
第六条 归档资料必须准确做好文件索引,案卷按机构、年代排列,永久与长期(16-50年)、短期(15年以下)分别组卷,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号;卷内文件应把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。由于公司系统成立才几年,不必分保管期限,按年度排列即可。
第七条 原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,附页说明原件所在处及不能存留原件的原因,并视同正式文件妥善保管。
第八条 案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;用钢笔书写,字迹端正。
第九条 注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。
第十条 每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。
第十一条 借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经各部室负责人,财务资料同时须经财务负责人签字后到行政部办理借阅手续。a级档案须由公司法人或其授权人批准方能借阅;b级档案由行政部负责人批准借阅。
第十二条 装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。
第十三条 查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则,将追究当事人责任;如确需复印、摘抄等须经有权审批人批准后方可
。
第十四条 查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。
第十五条 对摘抄卷内档案,应按档案级别经有权审批人同意,对摘抄的材料应进行审查、签章。
第十六条 档案的销毁须在行政部负责人领导下,组织相关人员对档案进行鉴定,销毁失去保存价值的档案须由参与鉴定人员提出意见,登记造册,经总经理批准后,由二人以上在指定地点监销,并在销毁档案记录上签字。
附相关表单:
1.档案收件单;
2.档案借阅单;
第7篇 物业管理公司档案管理办法7
物业管理公司档案管理办法(七)
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作,完整地保存和科学地管理公司档案,充分发挥档案在公司发展中的作用,根据国家有关档案法律法规,结合公司实际情况,特制定此办法。
第二条公司档案包括公司在各项经济活动中形成的全部档案的总和,按保存时间分为永久保存(五十年以上)、长期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。
第三条公司档案管理遵循统一领导,集中管理的原则,由综合部加强对公司档案管理的领导,负责建立健全档案工作制度,以达到档案完整、准确、安全和有效利用的目的。
第二章档案管理工作机构和管理员职责
第四条公司档案管理由综合部统一领导,由业务素质过硬,热爱公司的专职人员担任,同时其他各部门要设置兼职的档案管理员。
第五条档案管理人员基本职责:
一、认真贯彻集团公司有关的档案管理制度;
二、忠于职守,严格执行档案管理制度,维护档案的完整与安全。
三、负责统一管理公司全部档案(除公司另有管理规定的特殊资料外)。
四、负责建立健全公司档案管理的工作方针、工作目标、工作程序。
第三章档案的形成
第六条归档文件要求书写工整,图样清晰,材料完整,能准确地反映公司本次活动的真实内容和整个过程。
第七条档案材料必须遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
第八条档案管理员必须按集团公司档案管理的有关制度和要求定期编制各类材料的归档范围。
第九条各部门工作人员因公外出参观学习等活动中带回的材料要及时归档。
第十条各项经济活动中形成的文件材料在次年5月份前必须完成归档,公司档案管理员要督促各部门执行。
第四章档案管理
第十一条公司档案管理员必须对公司各部门移交的档案按规定进行分类:
一、根据集团公司档案分类编号的有关规定进行档案分类编号,并要求保持一定的稳定性,不得随意改动。
二、分类和编号要遵循材料的形成规律,要求为档案的保管和利用提供方便。
三、公司各项经济活动、技术性及财务等管理性文件,要按其文件内容分别归入各类档案中统一编号。
第十二条公司综合部要根据需要编制案卷总目录、全引目录、专题目录、分案目录、底图目录等不同形式的检索工具,并且进行档案着录工作,便于查找利用。
第十三条档案保管要求:
一、对底图保管必须采取平放或卷放,不允许折叠保管。
二、声像档案要统一分类编号,单独存放。
三、实物档案要统一编号集中保管。
第十四条经鉴定需要销毁的档案,要编制销毁清册,经批准后指派专人负责监销,并由监销人员在销毁清册上签字。
第五章移交和利用
第十五条公司档案室要按集团公司档案有关规定及时向集团档案室移交有关档案。
第十六条公司档案应简化借阅程序,做到科学而不繁琐,利于公司员工查阅档案。
第十七条公司档案原则上不借出,若特殊情况,须由档案主管领导签字,并进行登记,但不得超出三天。
第十八条公司档案原则上不外借,仅供内部参阅。若情况特殊,经主管领导签字同意,可借出复印件,原件概不外借。
第六章附则
第十九条本办法自下发之日起执行,解释权归综合部。
第8篇 x总公司档案管理办法
总公司档案管理暂行规定
第一章总则
第一条为加强公司档案管理,提高档案利用效率,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》,结合企业实际,制定本规定。
第二章 档案管理
第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,档案室在总经理办公室领导下,负责全公司主体档案的管理,并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
第三条档案室履行下列职责:
(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
(三)指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
(四)监督、指导本企业所属机构的档案工作。
第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理,按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。
第五条档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。
第三章 档案的归档
第六条 归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
一、本企业内部形成的文件材料;
二、本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;
三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;
四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;
五、本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;
六、本单位执行、办理的外来文件材料。
第七条 归档的时间:
一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。
四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。
六、电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第八条下列文件材料应随时归档:
一、变更、修改、补充的文件材料;
二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
三、企业产权变动过程中形成的文件材料;
四、其他临时活动中形成的文件材料。
第四章 档案的鉴定
第九条每年应对档案进行一次清理,从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别,确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见具体办法附表)。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。
第五章 档案的销毁
第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办,对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,立卷归档,永久保存。
第十一条 送交档案形成部门(分公司)对拟销毁案卷的清册进行初审,经处(分公司)级负责人签字同意后,连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。
第十二条 销毁时要有档案人员二人以上,并由主管部门派人监销,共同在销毁清册上签字。
第六章 档案的保密安全
第十三条 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度,认真做好保密工作。
档案管理人员,必须严格执行档案查阅借阅制度;履行借阅登记手续,认真审查审批权限是否符合规定的要求。
第十四条 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间,不许转借他人,不许带入公共场所。
第十五条 任何人不许将档案内容泄露给无关人员,如有泄露和公布档案内容者,应视情节轻重,按《档案法》要求严肃处理。
第十六条 档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时,一定要以档案材料原始记载为依据,不得弄虚作假出假证;涉及企业机密的档案材料,必须经总经理同意后再作决定,严防泄密。
第十七条 档案室禁止吸烟,严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房, 明显处要有安全防火设备。
第十八条 非档案管理人员,未经批准不准进入。
第十九条 档案人员下班必须对档案室进行检查,锁好门窗、档案柜,切断电源后方可离开。
第七章 档案的利用
第二十条 凡需利用档案者,均须填写文件查阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能凭单阅档。
第二十一条 案卷一般仅供在档案室阅看,利用档案人员必须爱护档案,不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第二十二条 查阅文书、人事、财务、科技档案,分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容,须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料,应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容,由总经理办公室安排。
第二十三条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字,外单位借阅档案,应持有单位介绍信,主管部门签署意见后,经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。
第二十四条 借阅期限不得超过15天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。
第二十五条 借阅档案应严格履行手续,办理借阅登记,当面点交清楚。归还时严格检查,并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。
第二十六条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案,均应在档案查阅登记薄上进行登记;对重大或重要项目的查阅,要做好利用效果的反馈工作。
第八章 附则
第二十七条 总公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限,为本规定的补充。
第二十八条 本规定从印发
第9篇 电网公司档案管理办法
1 总则
1.1为加强贵州电网公司（以下简称公司）档案管理工作的规范化、标准化和科学化，充分发挥各类档案在公司生产、经营和管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法规和南方电网公司的有关规定，结合公司实际，制定本办法。
1.2档案管理是公司基础管理工作的组成部分，是维护公司合法权益，记载公司发展过程的一项重要工作。档案是公司资产的一部分，受国家法律保护。各单位有承担保护档案的义务。
1.3公司的档案不向社会开放，只限于公司工作活动中使用。档案管理部门要严格执行国家和公司的保密规定，防止档案的失密、泄密。
1.4对在工作中不负责任，违反本办法，造成档案失损、损毁的，依照公司有关规定处理；触犯《档案法》、《刑法》的依法追究刑事责任。
2适用范围
本办法适用于公司所属各单位。
3定义
3.1公司档案是指公司在生产、经营、管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音（像）带、光盘、电子等不同形式、不同载体的原始记录。
3.2特殊载体主要指载体类型为非纸介质的档案。
4管理职责
4.1公司档案管理工作接受南方电网公司的统一领导，实行以本行业管理为主，地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制，实行统一领导、分级管理。
4.2公司办公室是公司档案的归口管理部门。
4.2.1贯彻执行国家档案局以及上级机关颁布的有关档案工作的政策、法规和规定，制定公司及所属单位档案管理工作规范、制度及实施办法。
4.2.2负责对公司各部门及所属单位的档案工作进行监督、检查和业务指导，交流和推广公司档案工作经验。
4.2.3收集、保管本单位各类档案。
4.2.4进行档案修复，延长档案寿命，并负责组织档案鉴定和销毁工作。
4.2.5组织所属单位档案管理人员的培训工作。
4.2.6参与本单位系统科研成果、技术鉴定、工程竣工等项目文件资料的验收工作。
4.2.7做好档案统计和档案资料开发利用工作，积极提供各类档案资料信息，为公司发展服务。
4.2.8负责组织实施档案管理现代化工作，建设公司数字档案馆。
5 归档
5.1公司单位（部门）的档案由形成部门负责收集、整理、归档，单位档案部门负责对档案的收集、整理工作进行监督、检查和指导，对接收进档案室的档案进行集中统一管理并提供利用。
5.2各单位办公室应加强对法律文书归档工作的指导、督促和审查。
5.3各单位的部门专兼职档案员应及时将办理完毕的、应归档的资料收集齐全，按照归档文件整理规则和档案分类进行整理后在规定的时间内统一向档案室移交。对不符合归档要求的，档案管理部门有权提出整改意见、限期整改。
5.4归档范围包括本单位在各项工作活动中形成的，已办理完毕，具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、录音、录像、电子文件、奖状、奖旗、奖杯、题词和字画等。（详参见《科技档案归档文件指导目录》及《贵州电网公司本部文书档案归档范围、时间及保管期限表》）
5.5归档要求
5.5.1归档的文件和材料要求齐全、完整和准确。各部门应注意日常工作中归档材料的形成和积累，做好收集整理工作，档案部门有权要求归档材料形成部门提供相应的资料，任何部门和个人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2归档部门将归档文件按照归档规范在数字档案馆系统中录入,打印移交目录向档案室移交。
5.6归档时间
5.6.1文书档案(含信访档案、合同档案、审计档案、0-5大类照片档案)每年3月份以前移交上年的档案。
5.6.2科技档案在项目竣工（成果鉴定）3个月之内向档案室移交。
5.6.3会计档案每年12月底以前移交在财务部门保管了一年的档案（例如2008年12月底以前移前2006年的档案）。
5.6.4荣誉类、纪念品类实物档案在收到后一周内移交归档；证件类实物档案每年1月份以前移交；印章类实物档案在印章作废一月内移交归档。
5.6.5录音文件的归档时间为录制完成一周之内移交归档。
6归档方式
6.1文书档案采取档案管理部门与档案形成部门结合立卷的方式，即各部门兼职档案员按照档案室安排的时间，在档案室的指导下对本部门的帐外文件进行补充录入，对本部门的档案进行整理、编号，档案室装盒入库上架。
6.2科技档案由归档部门兼职档案员在专职档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入归档案卷及文件，对文件进行整理并立卷，打印文件移交目录，档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.3会计档案由财务部门兼职档案员在专职档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入会计档案，对会计凭证、工资册、对帐单、帐簿、报表进行整理、装订，打印移交目录，档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.4照片档案由各拍摄者在专业档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入照片档案并对一组关联照片进行组合，打印照片移交目录，档案室对照片档案进行整理、装册并入库上架。
6.5录音文件档案由录音者在专业档案员的指导下，在数字档案馆系统中录入录音文件，打印录音文件移交目录，档案室对录音文件进行整理入库。
6.6实物档案由各部门兼职档案员在数字档案馆系统中录入实物档案，打印移交目录，档案室拍摄实物档案照片并与目录挂接，对实物档案进行编号并入库。
6.7光盘档案由归档部门将电子数据按照年度或项目刻录光盘，在数字档案馆系统中录入光盘档案，打印移交目录，档案室对光盘档案进行编号并入库。
6.8各类档案的归档方式和流程严格按照《贵州电网公司档案业务工作规范》（以下简称“规范”）中的相关要求执行。
6.9归档流程所涉及的部门有责任按时完成在归档过程中所承担的工作，保障档案收集的齐全、完整、准确、规范、及时和高效。
7档案的分类
7.1各类档案的整理和编目工作要遵循《贵州电网公司档案业务工作规范》中的整理规则、著录信息和目录格式规范。
7.2公司的档案分类、编码设置与实际工作密切结合，根据国家档案局对企业档案分类管理和南方电网公司对分类表的统一要求，以公司全部档案为对象，遵循档案形成的规律，依据公司职能，本着便于保管和利用的原则进行分类。
7.3公司档案共设置五大门类14个档案类型。
7.3.1文书档案。包括：0党群工作，1行政管理，2经营管理，3生产技术管理，4财务审计和5人事劳资，六个一级类目。
7.3.2会计档案。会计帐务类档案属于4大类财务审计类目下，但由于其管理方式与文书档案不同，因此单独设为一个门类。各单位可结合自身实际，根据其形成特点，增设类型分别编目、排架。
7.3.3科技档案。包括：电力系统生产调度（6大类），科学技术研究（7大类），基本建设（8大类），设备仪器（9大类）。
7.3.4特殊载体档案。其在传统的10个一级类目的管理范畴，在内容和分类上属于上述0－9大类类目，但由于存载体形式的不同，其保管方式也不同，因此在实际管理时设立单独的门类进行管理，包括：照片档案、磁性载体档案、录音文件、实物档案和电子文件光盘。其分类代字如下：
| 特殊载体档案名称 | 代字 |
| 照片档案 | zp |
| 磁性载体档案 | cx |
| 录音文件 | ly |
| 实物档案 | sw |
| 光盘 | gp |
7.3.5电子类文件（ed）。
8 档案管理
8.1根据《档案法》第十三条规定，为便于档案的管理和利用，档案室应建立健全各项规章制度，并制定严格的考核和奖惩办法。档案管理制度主要有《库房管理制度》、《电子档案保管制度》、《保密工作制度》、《统计制度》、《鉴定、销毁制度》等。
8.2档案室要设置规范的档案专用库房及档案柜架。必须做到“三室分设”，即档案室（库）、工作室、阅览室。档案库必须坚固、严密，做到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁。
8.3档案室须配备温（湿）度控制设备、计算机、复印机、激光扫描仪、打印机及影像设备等。
8.4各种载体的档案进入库房前必须进行检查和必要的技术处理，定期进行库藏档案的清理和核对工作，发现情况，立即采取抢救措施。
8.5公司部门要定期对档案的接收、移出、保管数量和状况及利用情况进行统计。
9档案的开发利用
9.1开发利用档案信息是档案工作的重要任务。档案部门要积极开展档案信息开发、利用工作，严格执行档案开发利用的相关制度和规范，为公司各项工作服务。档案的开发利用制度和规范主要有《档案借阅制度》、《档案编研工作规范》
9.2档案部门要积极主动配合档案利用者，并为其提供方便。公司档案室可根据档案特点及工作需要，重点编写具有参考价值的资料。如：全宗介绍、年鉴、专题介绍、科研项目及成果简介等。
9.3档案的开发与利用必须严格执行档案保密制度。若有违反者，按国家相关法律法规执行。
10 附则
10.1本办法由公司办公室负责解释。
10.2本办法自印发之日起实行。
10.3《贵州电网公司档案业务工作规范》《贵州电网公司档案管理工作规范》《贵州电网公司数字档案馆系统管理规范》《档案目录格式、标准表单》是本办法的具体管理规范，与本档案管理办法具有相同的效力。
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第10篇 某某广电物业公司档案管理办法
某广电物业公司档案管理办法(暂行)
一、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度需存档的文书档案并履行清交手续。
二、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
三、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添
第11篇 总公司档案管理办法
总公司档案管理暂行规定 第一章总则
第一条 为加强公司档案管理,提高档案利用效率,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》,结合企业实际,制定本规定。第二章 档案管理
第二条 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,档案室在总经理办公室领导下,负责全公司主体档案的管理,并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
第三条 档案室履行下列职责:
(一) 贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
(二) 统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
(三) 指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
(四) 监督、指导本企业所属机构的档案工作。
第四条 各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理,按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。
第五条 档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。第三章 档案的归档
第六条 归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
一、本企业内部形成的文件材料;
二、 本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;
三、 本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;
四、 本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;
五、 本企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;
六、 本单位执行、办理的外来文件材料。
第七条 归档的时间:
一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
二、 工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
三、 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。
四、 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
五、 会计文件材料在会 度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。
六、 电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
七、 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第八条 下列文件材料应随时归档:
一、变更、修改、补充的文件材料;
二、 企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
三、 企业产权变动过程中形成的文件材料;
四、 其他临时活动中形成的文件材料。第四章 档案的鉴定
第九条 每年应对档案进行一次清理,从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别,确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见具体办法附表)。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。第五章 档案的销毁
第十条 档案销毁的具体工作由档案室管理室承办,对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,立卷归档,永久保存。
第十一条 送交档案形成部门(分公司)对拟销毁案卷的清册进行初审,经处(分公司)级负责人签字同意后,连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。
第十二条 销毁时要有档案人员二人以上,并由主管部门派人监销,共同在销毁清册上签字。 第六章 档案的保密安全
第十三条 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度,认真做好保密工作。档案管理人员,必须严格执行档案查阅借阅制度;履行借阅登记手续,认真审查审批权限是否符合规定的要求。
第十四条 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间,不许转借他人,不许带入公共场所。
第十五条 任何人不许将档案内容泄露给无关人员,如有泄露和公布档案内容者,应视情节轻重,按《档案法》要求严肃处理。
第十六条 档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时,一定要以档案材料原始记载为依据,不得弄虚作假出假证;涉及企业机密的档案材料,必须经总经理同意后再作决定,严防泄密。
第十七条 档案室禁止吸烟,严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房, 明显处要有安全防火设备。
第十八条 非档案管理人员,未经批准不准进入。
第十九条 档案人员下班必须对档案室进行检查,锁好门窗、档案柜,切断电源后方可离开。第七章 档案的利用
第二十条 凡需利用档案者,均须填写文件查阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能凭单阅档。
第二十一条 案卷一般仅供在档案室阅看,利用档案人员必须爱护档案,不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第二十二条 查阅文书、人事、财务、科技档案,分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容,须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料,应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容,由总经理办公室安排。
第二十三条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字,外单位借阅档案,应持有单位介绍信,主管部门签署意见后,经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。
第二十四条 借阅期限不得超过15天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。
第二十五条 借阅档案应严格履行手续,办理借阅登记,当面点交清楚。归还时严格检查,并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。
第二十六条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案,均应在档案查阅登记薄上进行登记;对重大或重要项目的查阅,要做好利用效果的反馈工作。第八章 附则
第二十七条 总公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限,为本规定的补充。
第二十八条
第12篇 投资公司档案管理规定办法
投资公司档案管理规定
外商投资企业档案管理暂行规定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一条 为加强外商投资企业(包括中外合资经营企业、中外合作经营企业、外资企业)的档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护企业的合法权益,根据《中华人民共和国档案法》和国家有关外商投资企业的法律、法规,特制定本规定。
第二条 外商投资企业档案是指外商投资企业筹建以来的各项活动中形成的对本企业以及对国家、社会具有利用、保存价值的各种文件材料(包括不同载体形式)。
第三条 外商投资企业档案属企业所有,受国家法律保护。企业承担保护档案的义务。
第四条 外商投资企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作,是国家全部档案工作的组成部分。其主要任务是贯彻执行国家档案工作的有关法律、法规,建立健全本企业档案管理规章制度;统一管理本企业的档案,并对本企业所属单位的档案工作进行监督和指导。
第五条 外商投资企业应当加强对其档案工作的领导,把企业档案工作列入企业管理计划,并确定管理档案的部门和人员负责本企业的档案工作。
负责管理档案的人员应有档案专业知识、技能和企业管理知识。
各级政府档案行政管理部门和上级主管部门,有权对本级行政区域内或本系统、本行业的下属外商投资企业的档案工作进行监督和检查,承担有关服务工作。
第六条 外商投资企业文件材料的归档范围主要包括:
1.外商投资企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投资企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2.董事会或联合管理机构形成的文件材料;
3.财务、会计及其管理方面的文件材料;
4.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;
5.经营管理方面的文件材料;
6.生产技术管理方面的文件材料;
7.产品生产方面的文件材料;
8.仪器、设备方面的文件材料;
9.基本建设方面的文件材料;
10.科学技术研究、技术引进、技术转让方面的文件材料;
11.教育培训方面的文件材料;
12.情报信息方面的文件材料;
13.*党组织和工会组织的文件材料;
14.其它具有利用和保存价值的文件材料。
第七条 外商投资企业各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,按本企业的规定,定期向档案部门或指定的部门移交,任何个人不得据为已有。
第八条 外商投资企业所形成的档案参照国家标准、规范和国际先进方法,进行科学分类和整理。
第九条 外商投资企业应当有库房和必要的设施及保护设备保管档案,确保档案的安全。暂不具备档案安全保管条件的企业,可委托主管部门或当地国家档案馆代为保管。档案代管单位必须保障代管档案的安全,做好代管档案的所有者利用档案的各项服务工作。
第十条 外商投资企业应当根据档案的实际价值和国家有关规定,编制档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。具有长远查考利用及研究价值的永久保存;在一定时期内有查考利用价值的长期或短期保存;凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限从长。
第十一条 外商投资企业对保管到期的档案应当进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责,直接对档案进行鉴定。对失去保存价值的档案列出销毁清单,报经董事会审批后销毁,销毁清单永久保存。其中,会计档案按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。
第十二条 外商投资企业的中外各方都有利用档案的权利,应当建立健全并严格执行档案利用制度,防止失密和泄密。
中国政府有关部门依法执行公务需要查阅企业档案时,企业应予提供。
第十三条 外商投资企业终止、解散后,中外合资经营企业、中外合作经营企业的档案交由原中方合资、合作者妥为保存,或向当地国家档案馆移交。外资企业的档案按以下情况,分别处理:
1.外资企业延长期限、分立、合并或其它事项变更的,该企业的档案向变更后的企业移交。
2.外资企业期满或依法宣告破产的,该企业的档案按第十一条规定执行。
3.外资企业因违反法律、行政规章被依法责令关闭的,按照有关机关的决定处理。
4.原企业根据需要可保存有关档案的复制件。
第十四条 有下列行为之一的,根据情节轻重,给予行政处分或处罚;造成损失的,根据档案的价值和数量,责令赔偿;构成犯罪的,应当依法追究当事人的责任:
1.损毁、丢失或擅自销毁应当归档保存的文件材料和档案的;
2.涂改、伪造档案的;
3.私自出卖、倒卖档案的;
4.擅自占有和非法携带档案出境的;
5.档案工作人员玩忽职守造成损失的。
第十五条 香港、澳门、台湾地区的公司、企业和其它经济组织或者个人在中国大陆举办的企业比照本规定执行。
第十六条 本规定由国家档案局负责解释。
第十七条 本规定自发布之日起施行。
第13篇 客运专线公司档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及铁道部有关档案管理的规章制度,切实加强哈佳铁路客运专线有限责任公司(以下简称“公司”)的档案管理,制订本办法。
第二条 本办法所称的档案是指公司在经营管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。
第三条 公司档案是公司自身发展的历史记录,是公司管理基础工作的重要组成部分,是维护公司经济利益、合法权益一项重要工作。
第二章 档案工作机构及职责
第四条 公司综合部设立档案室,专人负责指导文件材料的收集、分类、整理、立卷、归档工作,并对公司各部门的档案工作进行监督检查。
第五条 公司综合部负责制定公司档案工作的规章制度和档案工作计划,并组织工作计划的实施。
第六条 档案部门应借助先进的信息技术手段,为档案的保管利用提供便捷的服务,采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件,逐步实现档案管理信息化。
第三章 档案管理要求
第七条 档案工作涉及公司建设、经营管理活动的全过程,应建立健全档案鉴定工作的领导体系,成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组,明确档案工作分管领导,建立包括各部门纵向到底、横向到边的专兼职人员组成的档案管理网络体系,建立健全档案工作各项规章制度。
第八条 根据国家集中统一、分级管理的规定,对科技、文书、会计、声像档案进行分类管理。科技档案由工程管理部管理,会计档案、各种合同由计划财务部管理,文书和声像档案由综合部管理。
第九条 归档的文件材料,由公司各部门进行收集、整理,定期归档。凡是应归档的文件材料,任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。
第十条 归档的文件材料应齐全、完整、系统,准确地反映公司科研、工程建设、经营、财务管理等各项活动的真实内容;归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存,严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复印纸、热敏纸复写;归档文件材料必须纸质优良,线条、字迹、图像清晰,反差良好。
第十一条 公司各部门应按规定对需归档文件材料进行系统、科学地分类、组合、排列和编目,并定期向档案室移交集中管理,任何个人不得据为己有或者拒绝归档。工作人员调离工作岗位,应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。
文书档案类归档文件材料由公司各业务部门收集齐全后移交档案室整理、编目;人事档案由综合部负责整理、编目;基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、归档。
对归档的档案,应严格按照上级及行业案卷质量标准进行整理,按归档要求及时整理上架。
第十二条 对机密档案、涉及公司自主知识产权的专利档案和涉及商业秘密的档案,要制定档案安全保密制度,切实加强安全保管,确保档案的绝对安全。
第十三条 应采取科学的方法和手段加强档案保管工作,应设置专门的档案库房,购置足够的档案装具,档案库房面积应满足需要;要切实做好档案的防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染等工作,确保档案的安全防护和长期保存。
第四章 文件的收集与归档
第十四条 各部门要结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的收集和归档部门。
(一)综合部:收文、发文、会议文件、电报、申请、企业章程、公司领导讲话、周报、简报、会议纪要、声像资料、照片(底片)、专题报告、计划总结、大事记、会议记录、会议材料、人事干部管理及党群工作等文件材料,劳动合同、劳动工资、社会保险、福利待遇形成的文件材料,专业技术职务评聘形成的文件材料,干部教育与培训工作形成的文件材料,法律事务、公证工作形成的文件材料,由综合管理部专人负责收集、整理、归档,各部门有关人员要予以配合。
(二)计财部:会计档案及验工计价、各种合同文本及文件、招投标文件、资金管理、成本价格管理和环境评价方面的文件材料,有关业务部门的兼职人员或特定专人负责收集、整理。
(三)工管部:施工图、建设用地、征地拆迁、竣工文件、环境保护、三电迁改、地下管线、文物迁改、林地手续、初验等文件材料。
(四)安质部:预可行性研究、可行性研究、初步设计、可研报告、试验检测报告、咨询监理及招标文件、质量安全、工作总结报告等文件材料。
(五)物设部:甲供物资及设备招标等文件材料。
第十五条 文件材料的归档要求
综合部对收集来的零散的档案要进行系统、科学地分类、组合、排列和编目。公文办结后,公文起草部门应及时将公文原稿和有关材料送综合部管存,按年度进行分类整理,列清目录,立卷归档。个人不得保存应归档的公文。对不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要进行加工。整理时要充分利用原有基础,按照文件之间的历史联系,分门别类,使整理出来的档案能够反映历史活动的真实面貌,便于保管利用。
文书档案按《铁路归档文件整理规则》(办档〔2003〕14号)、《电子文件归档与管理规范》(gb/t18894-2002)执行;
基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案按《铁路科学技术档案分类与代码》(tb/t1588-2005)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2000)、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(gb/t17678-1999)执行;
会计档案按《铁路系统会计档案管理实施细则》(办档〔1998〕22号)及《铁路系统会计档案管理实施细则补充规定》(办档〔1999〕22号)执行;
声像档案按《铁路声像档案管理暂行办法》(办档〔1993〕14号)执行;
照片档案按《照片档案整理》(gb/t11821-2002)执行。
第十六条 立卷、归档应做到:
(一)文件、资料及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
(二)正确反映项目管理机构的主要业务工作情况,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范围应按规定的范围归档,并根据公文内容确定保管期限。
(四)应归档的公文要收集齐全,分类准确,组卷合理;卷内公文排列系统,编号清楚;案卷标题简明确切,语言通顺;装订要整齐、结实,卷皮字迹要工整。
第十七条 归档时间:
文书档案:当年形成的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。
基本建设档案:业务部门形成的按年度归档,施工单位形成的在其工程项目竣工验交后三个月内归档或分阶段、单项归档。
会计档案:在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后(出纳人员不得监管会计档案)向档案室移交。
招投标档案:应在每个项目招标结束后归档。
科学研究档案:应在每项科研课题完成或停止后归档。
设备仪器档案:应在每个设备仪器安装调试或使用后归档。
电子文件、照片及底片、声像材料、实物等载体的文件材料可随时归档或与纸质文件的归档时间一致。
第十八条 没有归档和存查价值的公文,经公司有关人员鉴别和分管领导人批准,在立卷归档工作结束后销毁。一般公文,在收发文簿上加盖“销毁”戳或清册销毁,秘密及以上公文要填写销毁清单,并有两人监销,保证不丢失、不漏销。
第十九条 档案鉴定工作应根据档案的保存价值,从范围(政治、经济、文化)、从时间(现实的、当代的和将来的)、从有用性(作参考、作凭证)等各方面全面地估计和预测,确定需要保存的档案和保存时间,销毁已失去价值的档案,达到有区别有重点地保存档案。对已过保管期限的档案适时提出销毁建议,经综合部负责人审核同意,报公司分管领导批准后实施。
第二十条 工程建设所有档案资料原则上不得外借,如需调阅、复印,必须经公司领导批准。
第二十一条 项目竣工后,各部门要做好所有档案资料移交工作或自存备查。
第四章 附则
第二十二条 本办法由综合部负责解释。
第二十三条 本办法自发布之日起施行。
第14篇 工程公司档案管理办法
**工程有限公司档案管理办法
第一章总则
第一条为了规范和严肃公司档案管理,根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况,制定本规章制度。
第二条档案工作的宗旨:收集齐全、及时归档、完好保存,方便利用。
第三条档案管理的基本原则及要求:
一、归档原则
1.集中保管:公司各档案材料由办公室集中保管。
2.主动上交和积极催收相结合:各部门主动上交和办公室主动催收相结合。
3.详细登记:各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好,4.标5.着清楚,6.以便分类归档。
二、交接原则
员工离职或请假超过15个工作日,当事人必须主动将经办的档案材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失的,根据档案材料的重要性,每损坏或缺失一份,在考核结果中对相关责任人进行责任处理;
档案材料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件,没有合法的档案材料交接单,公司不予办理相关手续。(档案交接单见附表六)
第四条档案管理的组织机构及责任划分
档案管理实行集中管理。
办公室集中统一管理,各部门负责部门档案工作,维护档案的完整与安全。
一、办公室
办公室全面负责公司档案的收集、归档和借阅。其主要职责包括:
收集、整理、立卷和归档公司的档案材料。
档案材料的保管和销毁;
档案材料的借阅、催还;
指导部门档案管理人员的工作;
领导交办的其他档案管理工作。
二、部门档案管理人员
各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。
部门档案管理人员在办公室的业务指导下,负责本部门档案材料的具体管理工作。其主要职责见附件一、部门档案管理人员职责。
第五条档案管理分类
对档案的管理,按照载体分为纸质档案、声像档案。
第二章纸质档案管理
第六条纸质档案的内容
纸质档案指一切以纸质形式存在的档案资料,对应于声像档案资料。
第七条档案的收集
档案的收集按照以下两种情况执行:
1、需要经办公室流转的文件资料收集,正式文件一经产生,在流出办公室之前,先交办公室归档(具体见“发文管理办法”和“收文管理办法”)。
2、公司各部门在工作中形成后,不需要行文,不经办公室流转文件、档案(如工程图纸、技术资料等)的收集,采到以下办法收集:
事先登记
a.部门在每年制定工作计划时均要同b.时注明各项任务要产生的档案目录清单,c.并不d.得出现明显漏报,e.在制定完工作计划3天内必须报送办公室,f.办公室秘书根据部门上报的情况,g.结合以往工程或工作情况和历史经验,h.编制当年各部门应该上交的档案材料目录并确定上交时间,i.下发各部门执行;
j.公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料;
k.对于公司部门会议文件,l.各部门在召开会议前须到办公室申请会议室借用登记,m.办公室按照登记向相关部门催收会议文件。办公室秘书根据会议登记表向各部门催收文件;
事后查收
办公室秘书根据各部门上报的档案目录清单和既定时间,及时向相关部门催收档案;
各部门须严格按规定主动、及时向办公室上交档案材料;
对不按要求及时提交资料或提交资料不齐全的,除要求限时补齐外,根据资料重要性,在考核结果中对相关部门经理进行责任处理;
对于办公室秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核结果中对办公室秘书进行责任处理。
第八条档案的立卷、整理和归档,具体见附件二,“档案资料立卷归档规则”。
第三章声像档案管理
第九条 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、光盘和文字说明两部分组成。
第十条 声像档案资料的收集
一、收集范围
反映公司主要职能活动,业务、工程等工作成果和存在问题的声像资料;
各级领导人参加的与公司有关的重大活动的声像资料;
公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料;
其它单位形成的与公司有关的重要声像资料;
其它具有保存价值的声像资料。
二、收集方法及要求
事先确认
制作、使用录音带、录像带、摄像带、影片、照片(合底片)的部门和人员,在借用声像器材时,经办人认真填写《声像器材借用申请表》,详细说明本次制作所要形成的声像档案所制作的内容,数量和质量要求,完成时间。(见附表八、声像器材借用申请表)
严格审核
经办人经部门经理审核后,交办公室主任审批后,办公室即转交《声像器材借用申请表》至办公室秘书,办公室秘书登记后借出器材;
积极催收、严格检查、验收
对到期未及时交还器材并同时上交所制作的声像档案的,办公室秘书积极催收。
办公室原则上只接收原版、原件。
经办人按规定上交的归还器材时,必须同时上交制作的声像档案资料及其它载体形态的档案,凡涉及公司重大事件的,相关部门和人员应向办公室报送目录和必要的文字说明。
办公室秘书严格按规定检查经办人员上交的声像资料,声像资料要齐全,文字说明内容要真实;底片、原件与影像、复制品要相符。
如果因特殊原因未能按规定提交声像资料,除非经部门经理、办公室主任审核,总经理审批,否则视为私用公司财物,其形成费用不予报销,在考核结果中对相关责任人进行处理。
第十一条 声像档案的整理和保管(见附件三、声像档案整理、保管规则)
第四章档案查借阅管理制度
第十二条 公司员工可以根据公司确定的查阅权限,查阅有关文件。
第十三条 由办公室秘书按相应的查阅权限原则上执行,如需越权查阅,需上一级主管领导批准。
序号
职位
查阅权限
(a级―绝密,b级―机密,c级―秘密,d级―公开)
1
董事长、总经理
a、b、c、d级文件资料
2
公司高层管理人员
b级(含)以下文件资料
3
部门经理
c级(含)以下文件资料
4
一般员工
d级文件资料
a级文件(绝密):指最重要的公司秘密,一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料,包括:财务分析报告、工程决算材料;合同、协议文本;对高层管理者的考核报告、评议等;对工资分配方案及所属文件;涉及项目成本、利润的报告或论证材料;如投资计划与分析、项目可研报告等;公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料;公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。
b级文件(机密):指重要的公司文件,一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料,包括:公司注册及相关文件;技术资料、工程建设的重要图纸;立项报告、业务进度分析报告;各种末正式批复或采取的计划、方案;涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书,政府部门对公司的处罚决定等;公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料及声像材料。如经济纠纷、工程招投标文件等。
c级文件(秘密),包括:各种证明材料;工程方面的洽商等;公司其它应列为秘密的文件资料及声像材料,如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。
d级文件(普通):指一般性的,可以提供给所有的员工查考利用的文件资料,包括:
平时各种工作条例、规章制度;一般业务工作来往文件(不涉及绝密、机密的文件);各类一般性的请示、通知、会议纪要,简报、情况反映等;行政管理工作的计划、总结、报告;一般性的月、季工作计划与总结报告;有关干部任免、调配、定级等的文件;财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证,其它。
查(借)阅档案(包括资料、文件、光盘)必须在档案查(借)阅登记簿登记后方可查(借)阅;
密级档案在办公室查阅,不能带出,必须带出办公室查阅的,需办公室主任审核报总经理签字才可。
第十四条 档案原件一般不外借,如必须借阅,一般档案时间不超过十天,密级档案不超过一星期。并且必须得到办公室主任审批并办理相关手续(见附表二)。
第十五条 借阅档案的人必须爱护档案,要保护档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、裁减、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。
第十六条 借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件,须经办公室主任批准并办理相关手续。(见附表四)并由办公室秘书负责打印、复印。但须进行技术处理,保证复印件与原件有明显的区别,并且只复印文件上相关的部分,其他与其查阅无关的内容在复印时必须进行遮蔽处理;
第十七条 借用的档案,当事人必须在规定时间归还办公室;如确需延期,当事人必须提前一个工作日办理续借手续(见附表三)。否则视为无故不及时归还,在考核结果中对责任人进行责任处理。
第十八条 借阅档案交还时,必须当面点交清除,与发现遗失或损坏,应立即报告领导,并根据文件性质、损坏程度在考核结果中对责任人进行处理。
第十九条 外部合作单位查阅档案,应持有单位介绍信,并经总经理批准后方能查阅,但不能将档案带离办公室。
第二十条 外部合作单位摘抄卷内档案,应经总经理同意,对摘抄的资料要进行审查、签章。
第15篇 集团公司档案管理办法范本
集团公司档案管理办法范本第一章总则
第一条 为了加强ee公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为ee公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。
第的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
(六) 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
(七) 本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。第四章档案保管期限
第十三条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。
第十四条 确定公司档案保管期限的原则
(一) 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(二) 凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(三) 凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。第五章档案的鉴定与销毁
第十五条 公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
第十六条 档案鉴定工作由办公室主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
第十七条 档案材料鉴定小组审定,并经公司有关领导批准后,方可销毁。
第十八条 销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。第六章档案的借阅
第十九条 公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单,方可借阅。
第二十条 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。
第二十一条 借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。
第二十二条 借阅档案的同志,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任批准。
第二十三条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。
第二十四条 借阅人对档案要妥善保管,不得遗失,如有遗失,按本制度第七章
第三十一条 进行处罚。
第二十五条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。第七章罚 nbsp; 则
第二十六条 公司各单位凡违反制度第三章
第九条 ,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款100元~500元,并予以通报批评。
第二十七条 公司各单位凡违反制度第六章
第十四条 ,泄露秘密,按《公司保密工作条例)进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况,对其单位领导和当事人各罚款500元~1000元,并予以通报批评。
第二十八条 公司各单位凡违反本制度第六章
第二十五条 ,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第二十九条 公司各单位凡违反本制度第六章
第二十六条 ,遗失档案的,应立即报告。因遗失档案,泄露秘密的,按《公司保密工作条例》进行处理。第八章附则
第三十条 本办法由总公司办公室负责解释。
第三十一条 各子公司应根据本办法,结合本单位的实际情况,制定具体实施细则。第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。
