第1篇 物业管理工程质量维修控制办法
工程质量维修控制办法(物业管理)
为了及时解决小区居民的工程质量问题,向住户提供完善的服务,满足住户的合理要求,进一步提高公司的信誉,结合小区维修工作的实际情况,特制定本办法。
第一条公司全体员工均有热情接待、听取顾客报修的责任,并设身处地为其解决实际问题,不可以职权范围为借口推诿顾客。
第二条当住户(顾客)来电或上门报修时,第一接收人应及时填写《产品质量维修记录》,明确维修项目的来源,问明事由,记清楼号、位置、顾客姓名。
第三条对住户(顾客)报修与求助应耐心细致,对收费项目及时说明服务标准、服务方式、收费标准等事项。
第四条项目办应由专人负责住户的维修工作,及时同住户沟通根据《产品质量维修记录》和具体的情况分清责任:
1.施工方责任分为施工工艺不当或材料不合格两方面的原因,维修负责人应及时联系施工方到现场查看问题,拿出解决办法。并且最迟不得超过15个工作日给予彻底维修,达到顾客(居民)满意。若施工方不能按约定的时间予以维修,或维修后仍存在质量问题,项目办可自行联系解决。所发生的费用由施工方保修金中双倍扣除。
2.顾客自身原因:由于顾客使用不当的质量问题,应及时、妥善地向顾客说明情况,并协助顾客联系物业部门给予有偿服务。
3.保修期外,如果顾客(居民)向项目办反映质量问题,项目办应向顾客作好解释工作,协助顾客联系物业部门给予有偿服务。
第五条对于明确维修的质量问题,项目办维修负责人员及时电话通知承包方(或挂号信通知并查询),承包方要在规定的时间内维修好,经住户签字认可后报项目办。作为工程维修金的支付凭据。如承包方在规定的时间内不能修理好,项目办可自行安排进行维修。
第六条维修过程中,项目办应安排专门人员对维修过程质量进行监督、检查,并对维修过程和结果进行确认。
第七条维修好的房屋要由项目办(两人以上)签字认可并经住户签字,维修方在一个月后进行回访检查,无质量问题后,办理工程量验收单进行结算。以上发生的费用扣承包方工程款。
第八条维修时间:为不影响住户的生活,项目办人员应确保所维修项目在规定的时间内完成。
1.对急修项目(如:自来水设施跑水、下水管道和垃圾道堵塞、供暖设备漏水、漏电),要在30分钟内到位,12小时内修复,若不能,要有紧急处理措施,并对住户(使用人)做出合理解释,做出限时承诺。
2.一般维修原则上2日内修复,特殊情况必须做出说明和限时承诺。维修时限不得以节假日和休息时间顺延。
第九条项目办负责人对维修的过程和结果负责,确保维修结果达到预期的要求。
<产 品 质 量 维 修 记 录>
工程名称
施工方
维修
部位、
内容
报 修 时 间
年月日
维修结果
年月日
发 生 费 用
住户满
意程度
优
良
好
差
住户签字
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工程质量维修控制办法(物业管理)
维修
部位、
内容
报 修 时 间
年月日
维修结果
年月日
发 生 费 用
住户满
意程度
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维修
部位、
内容
报 修 时 间
年月日
维修结果
年月日
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备注
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第2篇 物业公司用车管理办法
由于我公司目前无专用工作车,给外出办公带来很大不便,为提高工作效率,同时做到节约公司费用,经研究决定,a150、a295两辆微型长安车为我公司定向租用车。
为加强用车管理,严格用车制度,特制定本办法:
一、用车范围
1、必须是办理公事。
2、原则上必须是公司总经理和副总经理外出办公事,其他人员用车必须经科长同意后方可用车。
二、用车管理
1、所需用车必须由办公室开具用车通知单,并注明详细时间、地点和事由。
2、科长及用车人必须在通知单上签字。
3、用车通知单必须经公司领导审批后方可报销费用。
三、计费标准
1、在厂区内按每次5元计费,若需等候按10元/小时计费。
2、厂区外按15元/小时计费,过路费和停车费单独报销。
3、接送机场往返一次按100元计费(含过路费和停车费)。
4、主城区外另行协商。
5、驾驶人员的违章罚款和维修费用自行负担。
四、用车流程
用车人申请-->科长签字-->办公室派车(填写时间、地点和事由)-->用车人对费用进行确认交办公室汇集-->交公司领导审批签字-->财务报销
五、其它用车
1、物业公司员工外出办公原则上乘坐中巴车,并按集团有关规定补助误餐费用。
2、特殊情况::需乘坐出租车必须事前经公司领导同意后方可乘坐。
3、用车人凭车票经公司领导审批后报销。
4、凡发生的差旅费和运输费分别在各科计划费用中列支。
六、本办法从2023年6月1日起执行,由公司办公室负责解释。
第3篇 某物业管理经费控制办法
物业管理经费控制办法
1、制定周密的各项经费开支计划,一切费用开支必须提出申请,月计划提前一星期申请、季计划提前一个月申请、年计划提前一个季度申请,费用开支计划不得随意突破,必须调整修改的,仍须按上述程序审批通过后下达执行;
2、落实各类人员的岗位责任制,层层负责,兑现奖惩制度;
3、严格执行经费的申报、审批、核销制度,根据公司经费管理权限的划分,对业务过程中需预支、花消的费用事先申报(计划或预算的方案)经批准方可执行,完成业务后按公司规定的程序审核报销,签字人对自己的行为负责;
4、会计人员尽职尽责,认真执行国家的《会计准则》及《财务通则》为公司管好家、理好财,对不符合手续和财务制度的坚决不办理,对损害公司利益的行为予以制止、必要时进行举报,并在专职岗位上检查、考核公司内各部门执行费用计划情况。
第4篇 x大学物业公司人事档案管理办法
第一条 为加强和规范员工档案管理,依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》,制定本细则。
第二条 员工的档案由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。
第三条 员工失踪或死亡后满三年,其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和公司有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后,其档案由公司档案管理员按规定向有关档案馆移交。
第四条 人事档案管理员的职责
(一)保管员工档案;
(二)及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料;
(三)办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续;
(四)登记员工工作、工资、奖惩情况;
(五)为领导和有关部门提供员工的情况;
(六)做好员工档案的安全、保密、保护工作;
(七)定期向有关部门移交档案;
(八)办理其它有关事项。
第五条 人事档案的内容及分类归档
(一)本人历年填写的个人简历、履历、登记表;
(二)本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料;
(三)本人自我鉴定,组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料;
(四)政治历史审查及甄别复查材料;
(五)员工参入党、团、工会等材料;
(六)奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料;
(七)入伍、退伍、辞退职、出国等材料;
(八)处分、取消处分的材料;
(九)任免、工资、职称等材料;
(十)学历和评定的技能等材料;
(十一)其它有较大价值的可供参考的材料。
第六条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。
第七条 人事档案的收集、保管和销毁
一、调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案,在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。
二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
三、立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。
四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
五、按规定需要销毁档案材料时,必须经部门负责人、分管领导批准,并编制销毁清册。
六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。
七、人事档案材料应分类,整理装订成册后方能入卷存档,不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。
八、档案应分类编号后存放,编号应与员工编号统一,防止重名重姓员工材料入档交叉,制检索目录,以便查找。
第八条 人事档案的利用和传递
一、外单位来公司查阅档案时,必须持盖有公章的单位介绍信,经分管领导批准后,方可查阅。
二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时,应由部门出具证明,由人力资源部负责人批准后方可查阅。
三、公司级领导、人力资源部可不经审批查阅员工档案。
四、建立档案查阅登记制度,对查阅职工档案的情况做好记录。
五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应提交报告,分管领导批准,严格履行登记手续。
六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。
七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
八、员工被任免中层以上职务,应在任免职务后一个月内移交其档案。
九、员工调动、辞职,解除劳动合同或被开除、辞退等,已办理离公司手续者,应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。
十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取,并履行登记手续,不准邮寄或交本人自带。
十一、对转出的档案,必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记,并密封包装,加盖公章和经办人印章。
第九条 新接收档案,档案材料不全,可不予接收。接收档案后,应将基本档案资料录入计算机内。员工调出,档案材料转出时,应从计算机内注销员工基本档案情况。
第十条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。
第十一条 本管理细则由公司人力资源部负责解释。
第5篇 物业管理公司借款报销流程办法
物业管理公司借款、报销流程及办法
为加强企业财务管理,合理使用资金,提高办公效率,根据公司有关规章制度和实际情况,制定本办法。
一、借款:借款主指公司各部门为经营或管理需要,需垫支或对外支付的,尚无正规发票的款项,分为现金借款和票据借款。
1、现金借款:借款人应提前半天通知财会部门,将借款单经部门经理签字后,根据金额大小分别签字。现金借款应严格按现金使用范围借支。流程图附下:
2、票据借款:票据是特指支票、汇票、电汇、银行承兑等银行票据;除必须支付现金的款项外,公司的对外支付,原则上均应以票据支付。借款单注明借款事由,经部门经理签字后,依照有无合同等不同情况分别办理审批手续。流程图附下:
二、报销:
1、通讯费及市内交通费的报销:此两项费用是指员工每月可凭票报销的移动电话费和市内。两项费用具体的报销标准,参照公司制定的有关规定;这两项费用的报销,各部门必须指定专人到财会部办理。该办法实施时,各部门指定专人的姓名填列在本稿所附表格里。流程及表格附后:
流程图:
表格:
部门指定人部门指定人部门指定人
行政部市场部voip事业部
人力资源部宽带社区部客户服务中心
财务会计部大客户部管理信息部
工程建设维护中心网络规划管理部
2、他费用的报销:公司各部门为经营或管理而取得正规单据后,需支付或应支付的各种款项,也包括借款冲账的款项。报销人应及时整理好各类单据,并进行分类,将同一事项的单据归集并编制报销单,经部门经理签字后,再按金额大小分情况分别签字报销。具体流程图如下:
3、物资采购的报销:
三、财会部对外办工时间:凡涉及报销和借款冲账的各种款项,只在周二、周四集中办理;现金及票据借款,可在周一至周四全天和周五上午办理,周五下午财会部原则上不对外办公。
对外办公时间:周一至周四am9:00-12:00pm1:00-5:30
周五am9:00-12:00
报销时间:周二am9:00-12:00pm1:00-5:30
周四am9:00-12:00pm1:00-5:30
四、以上借款、报销流程及方法由财务会计部负责解释说明
第6篇 某物业园区人防工程管理办法
e物业管理有限公司作业指导书
文件名称:人防工程管理办法
1 目的
地下人防工程设备是结合地面建筑修建的用于战时保障人员与物资掩蔽的防护工程设备,按照人民防空实行'长期准备,重点建设,平战结合'的方针和人防工程设备使用'平战结合,以用促管'的原则,通过严格的管理,确保地下人防工程设备安全和有效使用。
2 范围
适用于地下人防工程的规范管理。
3 职责
由保安队长、管理处主任、片区经理具体负责实施。
4 工作程序
4.1地下人防工程设备管理由保安队负责,工程维修人员必须严格遵守'人民防空法'的管理使用规定和公司有关人防工程设备管理的各项规章制度,牢固树立国防观念和居安思危的思想,增强工作责任感,不断提高管理维护水平,切实做好人防工程设备的管理维护工作。
4.2定期对工程设备配置的排烟、排风、通风、照明、供电等设备进行运行,对工程设备防护设施进行检修润滑除锈、维护,做到工程设备内无水渗漏,金属部件无锈蚀,木质部件无腐烂,随时保障各种设施、风、水、电系统的正常运行和密闭设施启动灵活,密闭可靠。
4.3人防工事内严禁存放易燃、易爆、剧毒、放射性和腐蚀性物品,严格禁止任何人向工程设备内排入废水、废气和倾倒废弃物和使用明火,不准乱拉、乱接电线和随意安置电器插头。
4.4认真落实停车场管理的各项规章制度,加强对人防工程设备转为车库的管理使用,责任到人,统一规划停车泊位,增加安全防范设施和消防灭火器材的配备,完善场内交通安全标志、标牌、车位线和照明设施,对进出场车辆实行统一管理,做到车辆停放排列整齐,进出秩序井然,认真落实'三防'工作,防止车辆被盗案件的发生。
4.5人防工程设备的管理人员随时对场内的清洁卫生进行打扫,清除场内的废纸杂物(含进出口通道),保持良好的卫生环境,无关人员不准随意进入人防工事。
4.6做好人防工程设备资料管理工作,按照工事建设项目分类,健全各项技术资料,做到统一建档,统一管理,专人负责,保证人防工事各项技术资料的完整。
4.7每月定期检查人防工事内的防火、防洪、排水、通风电源线路等设备的安全使用情况,发现隐患,及时整改,对违反人防工程设备管理制度者,按'中华人民共和国和人民防空法'报请上级主管部门依法追究处理。
5 相关文件
6 质量记录
第7篇 物业财务收支管理办法-9
物业财务收支管理办法(九)
一、资金收入管理
1、各部门收取的零星维修费、门面租金、房租、清运占道费等在一本收据用完后必须上缴财务室;餐饮营业款及其他零星现金,当天必须存入公司的银行账户或上缴财务室。以上款项均不得存放在保险柜,更不得以个人的名义在银行开设私人账户或活期存折,一经查证,严肃处理。
2、各部门在收取客户的租金、房租、餐饮营业款支票时,必须当天到公司财务室进行背书。
3、各部门收取的现金,不能坐支、不能私人挪用,更不能借给他人,一经查证,严肃处理当事人。
4、各部门对每月应收的租金、房租、清运、占道等款项应及时催收。
以上款项收取,不管是采用一式三联收据或原始凭证,大小写金额要相符,必须用复写纸填写,并有制单、收款人的签名;作废式应注明'作废',连同存根一起保存,不得撕毁。
二、资金支出管理
1、购置办公用品应从实际出发、本着节约的原则,并需编制清单,经总经理批准,方可在财务室办理借款手续,对购置物品需配专人管理,设收支账本。
2、购置环卫工、维修工所需的工具、材料、劳保用品等,要根据各部门购物明细编制清单,经总经理批准才能到财务室办理借款。
3、购置各类物资、物耗、奖品时,发票上写明购货单位、数量、单价金额,购买多项物资要附清单、验收证明,发票与清单金额必须一致、书写规范、不得涂改,发票必须盖有出具发票单位的财务章或发票专用章,一式几联的发票必须是复写,只能以发票联作为报销凭证。发票背面要有经办人、验收人、总经理签字,经会计审核后方能报销,否则不予报销。同时对工具、劳保用品实行专人管理,建立健全工具、劳保用品卡片。
4、各部门在退还客户的租金、押金、保证金等款项时,应凭原开出的收据(必须有经办人、部门经理签字)才能在财务室办理退款,不能用收取的现金坐支或相抵形式支付。
5、公司员工因工作需要出差或办事要借款时,需办理借款,必须经部门经理、公司领导批准签字,出差回来或办完事,必须在一月之内到财务室报销及退还现金,本着前账未报,后账不借原则。
6、使用支票者必须在支票登记薄上签名,每周未在财务室结清周内的使用和未使用的支票,本着前账未清,后账不结原则。
7、公司采购人员使用现金周转金每月限额在2000元之内,食堂、怡园采购员每月周转金限额在3000元内,每周报账,月终了结一次账,多退少补,不得挪用公款办私事。
8、对资金使用,既要做到事先有计划安排,又要注重使用过程中的监督控制,以免资金积压。
三、该办法从即日起执行。
物业公司管理有限公司
二o一一年十月
第8篇 物业公司工作服劳保用品管理办法
物业公司工作服、劳保用品管理办法
为了使公司节约开支,对员工所发放工作服装等在合理使用期限内,进行有效管理,特制定本规定。
一、使用期限:
1、大衣使用期限为三年;
2、冬装、雨鞋使用期限为二年;
3、衬衫、夏装使用期限为一年。
二、使用规定:
1、各员工所发放的服装等自发放之日起计算。
2、在使用规定期限内,如使用不当或保管不妥出现破损、遗失,应及时上报,由公司统一购发,所发生的费用由本人承担。
3、参加工作时间 6 个月内的员工,如辞(离)职的,对所发放服装(应收回的除外)按原价,在工资中扣回金额。
4、工作岗位调动,及时上交原所发放的服装等物品。
5、领带、领带夹、工作牌、上岗证等,如使用不当造成损坏或遗失,应及时向公司申领,费用由本人承担。
第9篇 商厦物业通讯服务管理办法
商厦通讯服务管理办法
目的:保证商厦通讯畅通,规范服务质量。
适用范围:自设程控机房的商厦。
(一)机务管理
1、每日清洁机房,查检设备的运转情况,调节机房内的温度、湿度、电源设备稳定。
2、每日巡视通讯设施,争取提前发现问题和故障。
1、每周检查供电是否可靠、正常。
2、每月要检查各类显示告警系统,检查计费工作是否正常。
3、每年要利用测试话机检查中继线路情况。
4、机务台稳固,铭牌标志齐全,设备无灰尘。
5、保险管正常可靠,各种线路布设整齐美观。
6、操作台及监测设备完好无损。
7、各显示板电路工作正常。
10、监测系统能准确的显示。
(二)话务管理
1、语言规范
1.1使用服务礼貌用语。
1.2语调柔和,声音甜美,热情文明,态度和蔼。
2、操作规范
2.1话务台铃响三声内接电话。
2.2接转电话迅速、及时、准确。
2.3在接听顾客抱怨、意见时需填写“顾客电话登记表”,详细记录应立即转相关部门。
2.4话务员在交接班时将未尽事宜记录在“话务员交接记录表”上,以便工作延续。
2.5使用标准用语“您好华联商厦,请问您要哪个部门”,“请稍等”。
2.6“您好,这是华联商厦,请您讲话”。
2.7“对不起,您打错电话了,请查询后再拨”。
2.8“不客气”,“没关系”。
2.9“对不起,电话占线,请稍后再拨”。
2.10“您好,电话没人接请稍后再拨”。
2.11“请稍等,给您转…部门询问一下好吗”
2.12“对方电话没人接听,有事请您留言”。
(三)电话的安装及维修
1、各部门安装电话门数要根据工作需要报公司审批后才可予以安装。
2、联营厂家安装电话,应填写《安装电话申请表》,报主管部门和公司批准,到财务部门交纳有关费用后才可予以安装。
3、电话维修、移机要填写《电话维修、移机申请单》,按维修单组织维修、移机工作。平时要加强电话的维护保养,每日必须巡查一次。
4、接到“报修单”或电话,十五分钟内赶到现场,如到不了现场,应及时告知原因。
5、接到安装电话申请表(手续齐全)后,进行创号、排表、调试、布线等工作,一星期内接通。
第四十条电话管理规定
(一)装机、移机业务由总务部专业人员负责,其它部门或个人无权私自装机或移机。
(二)各部门话费实行费用包干管理,超额自负。各地区要根据当地话费标准,制定本公司包干额度,并向总公司报备。
(三)各部门严禁拨打声讯台电话。
(四)各部门负责电话机的日常清洁工作。
第四十一条 联营厂家电话安装及话费管理
(一)联营厂家安装电话应填写《电话申请表》,经营业部审核后报物管部办理。
(二)联营厂家安装直拨电话一次性交纳管理费200元、材料费300元,话费押金1000元,话机自备(需有进网许可证)。退场时,话费押金返还,如商厦提供话机,每部收费150元。
(三)联营厂家话费以月为单位,每月底按时结算一次,逾期未缴者按当地电信公司有关规定加收滞纳金并做停机处理。
(四)联营厂家根据所需新的服务项目应在原话费押金的基础上缴纳相应的话费押金,具体如下:国际直拨:2500元、国内直拨:2000元。
第四十二条 相关记录表
(一)电话使用变更记录
(二)安装电话申请表
(三)电话
第10篇 物业公司多种经营管理办法实施细则
物业公司《多种经营管理办法》实施细则(试行)
第一条:为进一步强化《多种经营管理办法》的有效执行,提高在运用过程中的可操作性,根据公司的相关管理制度,特制订《多种经营管理办法》实施细则(下称'本细则')。
第二条:本细则由公司财务部、品质培训部负责管理、解释。
合同的申报、审核、审批
第三条:合同总金额在500元(含500元)以下,期限在3个月以内,管理中心(处)可以根据实际情况与合作方进行约定,约定可以选用口头或书面形式。在执行前5天向公司品质培训部、财务部报备。每月底以书面形式报备财务部及品质培训部。
第四条:合同总金额超过500元,管理中心(处)在与合作方确定意向后,草拟合同报公司审核,总经理审批。
第五条:报审的合同由行政与人力资源部负责签程,合同的审核审批应在接到合同后7个工作日(含周六、周日)内完成,遇相关负责人出差,审核审批时间自动顺延,行政与人力资源部向管理中心(处)反馈。
第六条:行政与人力资源部负责合同在审核审批过程中意见的反馈。
第七条:修改后合同由管理中心(处)再次报公司审核审批,执行本细则第五条、第六条,直至盖章签约;
第八条:合同签字盖章生效后,我方原件由行政与人力资源部备份,管理中心(处)留存复印件,并由行政与人力资源部将复印件送至财务部备份;
第九条:管理中心(处)负责合同的执行,严格履行合同内容,接受公司品质培训部、财务部对合同执行情况的监督、检查。
其它
第十条:其它未涉及的事项按照《多种经营管理办法》执行。
第十一条:本细则为《多种经营管理办法》的组成部分,经公司经营班子、部门会签后生效。
第11篇 物业公司文书档案资料管理办法怎么写
物业公司文书、档案、资料管理办法
1.0目的:方便资料查阅,完善记录档案。
是事件有源可查。
2. 0 适用范围物业公司的各种资料、档案。
3. 0 管理内容3.1 文件和资料的分类--质量体系文件(质量手册、物业管理方案、程序文件、作业文件、质量记录)--文书档案(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)--其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)3.2 文书档案管理--上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在《收文薄》登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。
--外来信件,写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理《信函收存登记表》指明存往何处。
--以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在《发文簿》,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在《信函寄发登记表》上,以便查询。
--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。
3. 3 其他资料管理--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索目录,具体办理参见相关细则如《业主档案的管理办法》等。
--定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。
任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进行查阅。
--档案资料一般不借出,若特殊情况需借出须经经理同意,完善登记手续后方可借阅。
--借阅资料档案必须妥善保管,注意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。
档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应及时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。
--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。
报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。
--由行政部统一收取专业类杂志并提醒相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责及时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。
--借阅公司的图书及参考资料应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进行借用;
非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。
--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进行清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极配合清理,以便文员及时掌握员工使用情况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。
--所有图书资料均应妥善保管、及时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。
无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。
4.0 各职能部门的资料管理各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料管理方法和登记。
5.0相关文件
5.1 《业主档案的管理办法》6.0相关记录
6.1 《收文薄》
6.2 《发文簿》
6.3 《信函收存登记表》
6.4 《信函寄发登记表》7.0 附录
7.1 《电脑资料存贮说明》编写:
第12篇 物业管理公司公文处理办法
物业管理公司公文处理办法(十七)第一章 总则
第一条 为使公司各部门、项目(以下简称各部门)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法。
第二条 各部门的公文(包括电报,下同),是各部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及公司的相关规定,确保公司秘密的安全。
第六条 各部门的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。
第七条 各部门的办公室是公文处理的管理机构,主管本部门的公文处理工作并指导下级部门的公文处理工作。
第八条 各部门的办公室应当配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 各部门的公文种类主要有:
(一)命令(令)适用于依照有关法律公布公司规章;
宣布施行重大强制性行政措施;
嘉奖有关部门/项目及人员。
(二)决定适应于公司对重要事项或者重大行为及动作作出安排、奖惩有关单位及个人、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项,并要在公司内部以文件的形势及下达。
(三)公告适用于向企业内外宣布重要事项。
(四)通告适用于公布公司各部门应当遵守或者周知的事项。
(五)通知适用于公司批转下级部门的公文、转发上级部门和不相隶属部门的公文、宣布实施某项制度、传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项、任免人员。
(六)通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)报告适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问。
(八)请示适用于向上级部门请求指示、批准。
(九)批复适用于答复下级部门的请示事项。
(十)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十一)函适用于不相隶属部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、 说明、成文日期、印章、附注、 、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。
(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文部门标识应当使用发文部门全称或者规范化简称;
联合行文,主办部门排列在前。
(四)发文字号应当包括部门代字、年份、序号。
联合行文,只标明主办部门发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。
其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文部门。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送部门指公文的主要受理部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有 ,应当注明 顺序和名称。
(九)公文除“会议纪要”和以电子版形式发出的以外,应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。
电子版形式公文以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。
上行文按照上级部门的要求标注主题词。
(十三)抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)文字从左至右横写、横排。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家各部门公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm__297mm),左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要,注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十五条 各部门依据本部门职权可以相互行文和向下一级部门的相关业务部门行文;
除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。
第十六条 同级部门、上级部门与下一级部门可以联合行文;
各部门之间、各项目之间可以联合行文;
第十七条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
须经公司审批的事项,经公司同意也可以由部门行文,文中应当注明经公司同意。
第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上级部门应当责令纠正或撤销。
第二十条 向下级部门或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级部门。
第二十一条 “请示”应当一文一事;
一般只写一个主送部门,需要同时送其他部门的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级部门。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级部门负责人直接交办的事项外,不得以部门名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 受双重领导的部门向上级部门行文,应当写明主送部门和抄送部门。
上级部门向受双重领导的下级部门行文,必要时应当抄送其另一上级部门。
第五章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本部门名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“
一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十六条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;
如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级部门协调或裁定。
第二十七条 公文送负责人签发前,应当由办公室进行审核。
审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 以本部门名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;
以本部门名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前,行政部应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备, 材料是否齐全,格式是否统
一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到下级部门上报的需要办理的公文,行政部应当进行审核。
审核的重点是:是否应由本部门办理;
是否符合行文规则;
内容是否符合公司的有关规定;
涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;
文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核,对符合本办法规定的公文,行政部应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
紧急公文,应当明确办理时限。
对不符合本办法规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。
对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的行政部并说明理由。
第三十四条 收到上级部门下发或交办的公文,由行政部提出拟办意见,送负责人批示后办理。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;
如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级部门协调或裁定。
第三十六条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;
没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,行政部要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条 本部门负责人兼任其他部门职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职部门整理(立卷)、归档。
第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期整理、存档。
第四十三条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十四条 公司行政公文由行政部统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条 行政部应当建立健全公司公文处理的有关制度。
第四十六条 上级部门的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级部门经负责人或者办公室负责人批准,可以翻印。
翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。
第四十七条 公开发布各部门公文,必须经发文部门批准。
经批准公开发布的公文,同发文部门正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印部门证明章。
第四十九条 公文被撤销,视作自始不产生效力;
公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第五十条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经各部门/项目负责人批准,可以销毁。
第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。
其中,销毁绝密公文应当进行登记。
第五十二条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理。
部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章 附则
第五十三条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
统一规定发布之前,各部门可以制定本部门或者本地区、本系统的试行规定。
第五十四条 各部门对上级部门和本部门下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
有关规定另行制定。
第五十五条 本办法自2023年4月7日起施行。
