第1篇 财务档案管理规定办法
财务档案管理规定
第一条 为了加强和规范财务档案的管理,确保各种财务档案的完整、安全、最大限度发挥其价值,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,结合中心的实际情况,制定本制度。
第二条 财务档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据,因此财务部门应设专人管理档案。财务档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、各类票据以及其他财务资料等。
第三条 财务档案的归档范围
会计凭证:包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 会计帐簿:包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账、其他会计账。
财务报告类:包括月度、年度财务报告、其他财务报告,报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文字说明。
票据类:中央单位行政事业性收费统一收据、资金往来收据、国税、地税机打发票、经税务部门批准的自印票据、已作废的各种票据、已使完的各种票据存根等。
其他类:包括银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表及税务相关资料、会计电子档案、审计报告、内部审计报告、会计核算工作中直接形成具有保存价值的会计核算资料。
第四条 财务档案的整理
1.会计凭证:每月的原始凭证、记账凭证应在每月账务完成纳税申报后,由会计人员整理、装订,并入库管理。根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2.会计帐簿:各种会计帐簿在办理完年终结账后应装订成册,装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、账簿册数、账簿页数、单位负责人、财务负责人。装订后的会计帐簿应牢固、平整,不得有折角、掉页现象。账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。
3.会计报表:会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按年度装订成
册,装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、财务负责人、制表人签章等。年度终了统一归档保管。
4.票据类及其他类,中心实行票据统一领导,集中管理的原则。
财务处对票据实行专人管理,负责票据的领购、发放、核销、管理和监督检查。建立票据领用登记簿,对领购、发放、核销进行登记。财务处要定时检查各种发票和收据的使用情况,对发现的问题要及时纠正。财务处对已核销的票据应妥善保管。不得私自印刷和购买收款收据。对使用收据的部门,收取的现金应随时上交财务部门,不得私设“小金库”,更不能挪用或以个人名义存入银行。各单位必须严格执行票据使用管理办法。
对于其他会计核算资料,应该在年终结账完毕之后,分门别类的装订入库。 5.会计年度终了后,于下一会计年度开始后的两个月内会计人员应把手中的会计档案整理装订成册,开列清册,填写交接清单,交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签字。
第五条 财务档案的归档及保管
1.财务处应当指定专人负责财务档案管理工作。财务档案管理工作人员应负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。财务档案管理人员应建立财务档案登记簿,在立卷归档时,做到分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一。并分门别类按各卷顺序编号并登记管理。
2.会计电子档案中,由计算机打印输出的凭证、账簿、报表,其保存期限与手工方式完全一致。储存于此盘介质上的会计材料在未打印成书面材料前要妥善保管。同时,会计部门应明确复制备份数据的时间间隔,以及清除数据的时间间隔。两者根据会计单位业务量大小和计算机储存能力而定。会计数据的备份应分别存于两个以上不同的建筑物内。
3.保存财务档案资料应做到防盗、防火、防潮、防虫,磁性介质还要防尘、防热、防冻,要有相应的安全措施。
4.机构变动或档案管理人调动时,应办理交接手续,由原管理人编制档案交接清册,将全部案卷逐一点交,接管人逐一接收。
第六条 财务档案的借阅
1.财务档案为本单位提供利用,原则上不得借出,有特殊需要时,中心内部
人员需经财务处处长及上级主管领导批准后,方可借出。外单位借阅财务档案时,应持有单位介绍信,经财务处处长或中心主管批准后,方可办理借阅手续。
2.借阅财务档案人员应认真填写档案借阅登记本。要将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归档等情况登记清楚。
3.借阅财务档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册、不得涂改抽换、携带外出或复印原件。
4.借出的财务档案,财务档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。
5.财务处需要查阅、查询财务档案的需经处长批准,由档案管理人员负责查询。
第七条 财务档案的销毁
1.财务档案保管期满,需要销毁时,由中心主管主任和财务处处长提出销毁意见,经中心主任办公会集体讨论决定会同财务部门共同鉴定。严格审查,编制财务档案销毁清册。以书面形式报经主管部门批准后销毁,对其中未了的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,有财务处保管到结清债权债务时为止。
2.中心按规定销毁财务档案时,应由办公室和财务部门共同派人监销。 3.监销人员在销毁财务档案之前,应当按科技大销毁清册所咧项目逐一清查核对;销毁后,要在“销毁清册”上盖章,并将监销情况以书面的形式报告中心领导。
4.财务档案销毁后,经办人员也要在“销毁清册”上盖章,归入档案备查。
第2篇 大学物业公司财务档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强财务档案的科学管理,建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度,保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密,使其规范化、系统化,特制定本制度。
第二条 财务部门是财务档案的具体负责部门,财务档案管理工作分为六大类,包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。
第二章 会计档案管理
第三条 会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料,是记录和反映公司经济业务的重要史料。具体包括:
1.会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。
2.会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表及附表、附注和文字说明,其它财务报告。
4.其它类:会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。
第四条 每月形成的会计档案,应由专人按照归档要求,负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册,档案依据分类,分别保存,凭证按月整理保存,次年初将本年账簿存档。
第五条 应指定专人负责会计档案的保管工作,档案柜由专人负责分类整理,档案柜钥匙由专人负责保管。
第六条 保存的会计档案不得外借。如有特殊需要,按公司借阅审批流程,经批准后,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,不得在会计凭证上涂画,不得拆封、抽换会计档案。
第七条 财务部门负责设置会计档案查阅登记清册,及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。
第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。
第九条 会计档案的保管期限,从年度终了后的第一天算起。
第十条 对会计档案保管期限有特殊要求的,可以报主管校长批准。
第十一条 保管期满的会计档案,可以按照以下程序销毁:
1.编制会计档案销毁清册,列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2.公司总经理、主管财务副总在会计档案销毁册上签署意见。
3.财务部负责销毁会计档案,主管财务副总与办公室人员共同监销。
4.监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应在会计档案销毁清册上签字盖章 ,并将监销情况报告公司总经理。
第十二条 保管期满但未结清债权债务的原始凭证,不得销毁。应独立抽出立卷,保管到结清债权债务为止。
第十三条 计算机电子财务文档,原则上应当打印出书面会计档案进行保存,同时刻录成移动硬盘进行备份保管。
第十四条 公司分立或撤销,会计档案由分立后的一方或撤销后的接收方统一保管。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出,移交业务相关方保存,并按规定办理交接手续。
第十五条 公司合并,原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。
第十六条 公司之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。
第十七条 交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章 。
第三章 年度会计报告及审计资料管理
第十八条 年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等,这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。
第十九条 年终报告、审计、验资报告应长期保存,分别装订,注明名称、日期等。
第二十条 年度报告及审计资料原则上不予外借。如公司内部单位或学校等需要查阅或复制,需经公司借阅审批流程批准,资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等,并由接收人签字或盖章 。
第四章 资金类档案管理
第二十一条 资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划,资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。
第二十二条 资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。
第二十三条 融资台账信息记录须完整,因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。
第二十四条 资金类档案的管理应执行公司保密制度。
第五章 预算档案管理
第二十五条 预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案,预算调整方案,预算执行情况等,涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。
第二十六条 预算档案按年度分类保管。年度预算应永久保存。
第六章 日常往来财务文件、决议档案管理
第二十七条 日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各部门之间以及部门内部发放的文件,包括“内部请示报告”、“内部通知”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国内外往来文件。
第二十八条 日常往来财务文件应依据内容进行分类保存,如内部规章 制度,审计往来文件等等;外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。
第二十九条 公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档,以年度为限,以前年度档案需另行存放。
第七章 合同档案管理
第三十条 依据公司合同管理规定建立合同台账,进行合同档案管理。
第三十一条 按合同性质进行分类保存,编制合同清单,每季度清理一次,如有遗失、毁损,要查明原因,及时处理。
第三十二条 合同原件无特殊情况不得外借。可在财务部门查阅合同文档,确因工作需要借出查阅,须按公司借阅审批流程,经批准后,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续,以复印件借出。
第三十三条 合同文档须指派专人负责。
第八章 附则
第三十四条 本办法由公司财务部负责解释、修订。
第3篇 财务档案管理办法
1、财务(包括内部核算财务)要根据国家档案管理有关规定和要求,对财务会计凭证、帐簿和会计报表等会计资料,定期整理,装订成册或立卷后送公司档案室存档。存档时,必须由财务经理核对、清点数量无误并签署存档记录表后,档案管理员方可给予存档。存放会计档案的档案柜必须双锁开关,钥匙由主管会计和财务经理各持一把(不同锁)任何人经批准后方可查阅财务档案,必须由主管会计、财务经理共同开锁,由主管会计妥善保管,严防失火、损坏、丢失。
2、公司内部任何人员调阅会计档案须经总经理批准。外来人员调阅或复制档案,要凭介绍信并经总经理批准。
3、档案销毁,须由上级主管部门和有关档案部门共同鉴定,由总经理批准后由主管会计与财务经理共同监督。销毁的档案须填写“会计档案销毁清册”。“会计档案销毁清册”要长期保存。
4、会计人员变动,须办理会计档案移交手续。并由财务经理或主管会计监交,填写移交清册,并由交接双方和监交人在移交清册上签名或盖章。
5、主管会计须设置会计档案管理记录簿,档案收发调阅等事项要及时登记,出纳人员不能兼管会计档案管理。
6、会计凭证是记载经济业务发生,明确经济责任的书面凭证,是记帐的依据。会计帐簿是记录经济业务发生的簿籍,是编制会计报表的依据,取得或填制会计凭证,登记帐簿,是会计核算方法中不可缺少的两项内容。
7、会计凭证分原始凭证和记帐凭证,相关会计人员对公司发生的每一项经济业务,必须逐笔按凭证的具体业务内容、数量、金额编制记帐凭证。各种原始凭证必须具备:凭证名称、填制日期、单位名称、经济业务内容摘要、数量和金额、填制单位或财务专用章、发票专用章、经办人签名或盖章。
8、会计凭证要妥善保管,会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。要遵循借贷记账法的原则,据以登记帐簿。
9、记帐凭证可根据每一凭证单独填制,也可根据原始凭证汇总表填制,每月终了应将已登记过帐簿的原始凭证和记账凭证分类装订成册。
10、财务部设置现金和银行存款两种日记帐、总账和符合公司经营需要的各种明细帐、明细分类帐簿等。登记帐簿要做到数字准确、摘要清楚、登记及时、有根据,并能反映各项资金占用和资金的来龙去脉,以便对帐簿记录进行分析查核。
11、各种帐簿的记录必须月月核对,做到帐证相符、帐实相符、帐帐相符、帐表相符。按月结帐前必须将本月内发生经济业务全部记入帐簿。对各种会计凭证和会计帐簿的具体格式,必须按上级主管部门的要求处理。
12、任何会计档案、帐本、凭证等会计资料需复印必须由财务经理书面批准,否则微机室不予受理。
第4篇 财务档案室管理规定办法
财务档案有很多重要资料,因此每个机构对财务档案室管理都非常严格!欢迎大家阅读财务档案室管理规定,了解相关信息!
最新会计档案管理办法【1】
第一条 为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,更好地为发展社会主义市场经济服务,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。
第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位,按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位),应当依照本办法管理会计档案。
第三条 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
第四条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括:
(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
(二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第六条 各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。
出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。
个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
第七条 各单位保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续,查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。
第十条 保管期满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以按照以下程序销毁:
(一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。
财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。
(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。
第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。
第十三条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。
法律、行政法规另有规定的,从其规定。
第十四条 单位分立后原单位存续的;其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。
财务档案管理制度【2】
第一章总则
为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据<中华人民共和国会计法>和<中华人民共和国档案法>及财政部<会计档案管理办法>的规定,结合本公司实际情况,制定本办法。
第二章会计档案管理部门
1、公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
会计档案的具体管理工作由财务部门负责,由财务部门指定专人负责在专门地点保管。
保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
财务档案管理制度。
2、财务部门及公司内部有关的分公司、子公司,必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第三章会计档案归档的范围
1、会计凭证。
包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。
年度终了都必须按照规定归档。
2、会计账簿。
包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3、财务报告。
财务档案管理制度。
包括<会计制度>规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。
上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4、其它会计核算资料。
凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
5、增zhí shuì专用发票和普通发票。
第四章会计档案的整理
会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。
各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。
1、会计凭证。
(1)按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。
(2)分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。
(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2、会计账簿。
各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。
(2)会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。
(3)活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。
不同规格的活页账不得装订在一起。
(4)会计账簿的装订顺序:
会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。
(6)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。
(7)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。
(8)会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。
3、会计报表。
会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。
第五章会计档案的归档保管
1、当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后存入档案并由专人保管。
2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
3、机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。
第六章会计档案的借阅使用
1、财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。
2、凡需借会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。
3、借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。
4、借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准需
需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。
第七章各种会计档案保管期限
1、会计凭证保管15年。
2、会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。
3、会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。
4、发货票保管5年。
第八章会计档案的销毁
1、会会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁清单,汇同财务部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。
对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2、按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面形式报告有关领导。
第九章附则
本制度自颁布之日起实施,未涉及情况按国家有关规定处理。
