小区楼宇档案资料管理措施
小区楼宇档案资料管理措施
楼宇档案资料管理的要点:
1、完善建档流程,严格档案管理制度;
2、明确建档内容,实行系统收集、集中管理;
3、对使用率高的档案实行档案室、管理处双档管理制;
4、推行现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等'六化'管理。
楼宇档案是住宅区财产的重要组成部分,管理好住宅区档案是物业管理工作的重要内容。为此,我公司将特别设立档案室,配备专业管理人员,建立较完善的档案管理体系等。使档案管理工作在住宅楼宇的使用、维修、改造、扩建以及住户装修等方面发挥重要作用。对进德小区的档案资料管理,将沿用我公司的经验做法如下:
一、楼宇档案的建立
1、档案的建立执行以下流程:
收集-整理-分类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查
2、明确档案内容,实行系统收集、集中管理
(1)设施、设备档案:建筑工程资料、图纸,公用设施资料、图纸,竣工验收资料,房屋墙体竣工图,室外管网资料、图纸,安装、维修、运行、改造、扩建等项目资料、图纸。
(2)住户档案:业主登记表,购(租)房合同,入伙通知书,证件,业主公约,装修责任书、图纸,维修档案等资料。
(3)管理档案:文秘档案、从事档案、财务档案和荣誉档案、管理活动记录及档案,楼宇巡视、门卫情况、投诉与回访等资料。
3、建档要求:制度化、标准化、电脑化。
二、楼宇档案管理
1、档案室、管理处管理制:为避免档案的损坏、遗失,使重要档案能永久性保存,而又方便经常使用,对使用频率较高的档案实行档案室管理,对重要原始档案进行严格管理,管理处则保存复印件的存档管理制度。
2、档案室档案
(1)按照档案对温度、湿度和照明的要求,建立标准化的档案资料室,配备档案专业人员,实行电脑化系统管理;
(2)采用多种形式的信息贮存方式,如电脑磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片图表等,并采用适当的保存方式;
(3)贯彻国家保密法,确保档案在使用过程中的安全,不丢失、不泄密;
(4)实行档案管理手段的现代化,运用计算机检索手段,开发多媒体信息查询系统;
(5)坚持档案资料收集的系统化;
(6)做到档案组卷分类科学化,档案组卷按内容分类,逐一编号、登记造册、编辑目录,按工作部门分柜保存;
(7)实行档案管理工作检查经常化,每季对档案文件的形成、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。
