某小区管理处档案管理措施
小区管理处档案管理措施
一、档案资料管理作业流程
1、档案资料的收集
(1)设立档案资料,采取系统化、电脑化的手段,设兼职档案管理员,建立相应的管理制度,对所有的档案资料进行严格管理。
(2)资料的收集,坚持内容丰富的原则,根据实体资料的内容,以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道:规划设计到工程竣工验收的全部工程技术,维修资料;物业构成的方面,到房屋主体,公共设施,小到一树一木全有详细的资料。
2、资料的分类整理:收集的所有住处资料,统一由档案管理员集中整理、分类,整理的重点是去伪存真,根据资料信息的来源,内容,表现形式的特点,做到条理清晰,分类合理。
3、资料的归档管理
(1)资料归档管理采用原始档案和电脑档案的双轨管理制,采用多种形式的文档储存方式,便于原始资料信息的保存,如:胶卷、照片、图景等档案组卷按不同的业务性质,编号,造册,编辑并分柜保存,运用计算机的先进管理手段,尽可能把其他形式的档案资料转化成为电脑储存,便于查找和调用。
(2)档案管理环境做好三防工作,即防火、防潮、防变质。
二、档案资料的分类
1、外来文件
■规划档案
■验收竣工档案
■其他档案
2、内部档案
■房屋维修档案
■装修管理档案
■机电设备档案
■配套设施设备维修工程档案
■消防管理档案
■车辆管理记录档案
■保安服务管理档案
■日常服务管理档案
■日常维修档案
■卫生保洁管理档案
■绿化管理档案
■vip档案
■其它档案
