别墅管理处档案管理措施

别墅管理处档案管理措施

别墅项目管理处档案管理措施

1、档案的建立

(1)建立档案管理制度

(2)确定档案的内容

档案管理具体管理内容涉及建筑档案、业主及物业使用人档案、管理工作档案、社区志史档案、财务会计档案等。根据要求以下就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。

a.建筑物档案:1)建筑物原始档案;2)建筑物维护、改造档案;3)业主装修、改造工程档案

b.业主档案:业主档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要,收集掌握的有关各业主的文件材料和信息。

1)收集业主/用户单位资料

2)业主/用户缴费记录包括各样应付之押金

3)业主/用户装修工程文件

4)业主/用户迁入时填具之资料

5)业主/用户资料补充

业主/用户联络资料

紧急事故联络人的资料

管理人员在日常职务常与业主/用户人事变迁资料

6)业主/用户与管理处往来文件

7)业主/用户违规事项与欠费记录

8)业主/用户请修记录

9)业主/用户投诉记录

10) 业主/用户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)

c.社区志史活动档案:社区志史活动档案是指物业管理区域作为一个区域社会,在举行或参与各项社会活动中形成并需要归档保存的,反映社区历史发展、文化发展精神文明进步的各类文件材料。

d.管理工作档案:管理工作档案是指管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料。

(3)档案的产生收集、接收和移交

1)工程技术部负责收集、接收竣工验收资料、房屋的单体竣工图等项目建筑物的原始资料;

2)各组团协调管理处负责收集用户资料、装修管理资料、投诉及回访记录等;

3)客服部负责收集文书档案资料及社区志史活动档案;

4)其他档案资料和维修、巡视、运行及服务活动记录分别由各职能部门负责收集。

2、档案的管理

(1)档案的分类、编目及着录

(2)档案的整理装订

(3)档案的电脑化管理

3、档案管理的要求

(1)收集报刊应注意收集整份,尽量不要剪裁,并要备有复印件供使用。

(2)对收集到的档案资料,要逐件确定其保存价值,保存期限及是否需要补充相关资料。

a、对资料进行整理,即进行基本的分类、组合、排列和编目。

b、装订之前,要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部拆除,以免锈蚀案卷。

c、档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防尘、防虫。