z园物业财务管理措施
雅园物业财务管理措施
一、费用开支标准及审批权限
1、费用管理原则
(1)坚持勤俭节约的原则,努力降低费用水平。交际、应酬费应根据需要,本着少花钱多办事的原则,采取实报实销的办法(由经办人事先阐明原因报总经理批准)。
(2)执行有关财务规定,严格遵守费用开支范围。
(3)加强各项开支计划管理,实行财务监督,财务部要行使好财权。
(4)严格控制各种费用,杜绝假发票、空白条,杜绝不合理、不合法的费用支出,一切付款票据,必须是合法的发票,白条不得作为报销凭据。
(5)严格控制费用,严禁在使用中假公济私。
(6)凡属费用范围开支,要按照管理公司报销程序执行。
(7)物业管理公司发生的各种费用,应根据当月费用使用情况合理进入当期费用,按权责发出制的原则对管理公司发生的各种费用作预提费用和待摊费用。低值易耗品的摊销原则是五五摊销。低值易耗品购入后领用时要填制'低值易耗品领用登记表'。
2、费用开支标准
(1)交际应酬费:原则为每月不超过元人民币,如有特殊情况需超出上述月标准的,必须于事前报总经理批准。
(2)通讯费:物业管理公司部门经理以上人员按每月300元人民币报销手机通话费,主管级人员按每月150元人民币报销手机通话费,其他员工无论手机费或bp机费一律不予报销;物业管理公司的办公用市话费、长话费可凭电话局的话费收据列支入账。
(3)市内交通费:原则为每月不超过元人民币;物业管理公司员工如因公外出必须事先征得总经理的同意后方可乘出租车。
(4)每月一次的员工生日会支出不超过元标准。
3、审批程序及权限(见附表)
程序执行人员负责内容
1项目用款申请人填写用款申请(如支出证明、采购申请等)并由本部门经理签字确认
2项目财务审核内容签字确认
3项目经理签字确认(预算内现金支出项目1000元以下款项)
4物业公司总经理签字确认(采购、借款、合同付款,退各种押金、所有支票付款、限10000元以下支出)
5公司董事长10000元以上的大宗付款、预算外项目及固定资产的购置
6物业公司财务部在支票上加盖银行印件,交项目财务
7物业管理处出纳、会计付款,收回相关的原始票据并记录明细账
二、物品的入库、领用、保管及库房安全、卫生制度
1、关于材料入库
(1)采购员购置的材料到库后,应放在待检区并及时通知各使用部门专业人员及库管员共同验收,同时应认真填写验收单,经验收合格后方可入库。入库时再由采购员和库房同时作入库记录,要做到当天到货当天清。
(2)材料入库后,库房管理人员应及时将所购材料分类上架,并及时粘贴货号标签,同时填制库存材料卡。
(3)库管人员根据收货记录填制四联入库单,并按月逐一编号。入库单应按材料用途分类(电料、空调水暖料、土建维修料、清洁用品、办公用品),以便于列明细账。
(4)入库单库房留第一联和第三联据其登记库存材料明细账和存根。
2、关于材料领用:
(1)部门领用材料时,必须填写三联式'物品领料单',预算内的由部门经理批准,未申报预算的按批准的请示报告到库房领料。
(2)工程部为客户提供有偿维修服务时,可凭'派工单'先到库房领料,事后应及时补办领料手续(遇紧急情况可特殊处理,例如:跑水、停电)。
(3)出库前应认真核对出库材料的名称、规格、数量、并贴签销卡记录。库管人员在确认领料手续无误后,应填制四联出库单,外包工程必须有施工单位人员签字。出库单按用途分类填制,类别划分应与入库时一致。
(4)材料出入库记录必须清楚完整,当天的账项一定要在当天下班前完成,不得延误。
(5)库房发放材料应遵守以旧换新原则。各部门退回的无使用价值的旧料经总经理/项目经理批准后每月处理一次;经各专业部门主管鉴定,维修后仍能继续使用的材料应妥善保管,待修理后备用;对已无修理价值,但有变卖价值的废旧物资应集中存放,经批准后由保洁部统一变卖处理,相关费用交至财务部。
(6)各部门退回的废旧材料按公司规定应贴有领料标签(或标记),如所退回材料未贴标签(或标记),待总经理批示后方可退库。根据标签的时间记录,退库材料在'三包'期内的应及时通知采购员与供货商联系更换。
(7)对于未使用的材料返库,库管人员应填制红字出库单,以冲减原出库单内容。避免造成重复入库或重复出库;对于已使用过的仍有使用价值的旧料退库,库管人员应单独填制'维修再用明细表',并按用途分类。
(8)库房应于每月20日(原则上)盘点、结账。库管人员应将本月出入库单全部登记入账,并编制本月库存材料盘存表(总表及各类物料明细表)及二装供料明细表。报与总经理/项目经理。财务部留存经批示后的盘存表作为原始凭证计入成本费用账中。
(9)施工多余材料需退回厂家的,按正常出库手续办理,由采购员办理出库并注明退回原因。
(10)退货后,将厂家退回支票或现金送还财务部,并由采购员将财务收据送库房与出库单一起备案。
(11)库房分机电话:353
3、关于库存材料的保管:
(1)购入的库存材料应分类保管,收发材料后应及时填写库存材料卡,以保证库存资料与实际库存数量准确无误。对低于最低库存量的材料及时通知使用部门及采购部。
(2)根据材料的不同保管要求,做好库存材料的防火、防潮、防水、防尘、防虫等保管工作。
(3)如库存材料发生合理损耗,应及时填写'库存材料损耗报告',待总经理/项目经理批准后,财务部做账处理。
(4)各部门退回的废旧材料应集中保管,同时有关部门应将可再用的零件拆下退库,做到物尽其用。
(5)库管人员应认真做好本职工作,应做到心中有数,熟知库存材料的存放位置及基本库存量。
(6)每日将出、入库单整理编制传票,登记库存材料明细账。
(7)每月20日(原则上)库房应根据库存材料明细账盘点库存材料,必须做到账、实物相符、账卡相符,如发现问题应及时查账处理。
(8)库房盘点后,将盘点结果汇总编制库存盘存表,及时交送有关部门审核。
(9)每月盘点结束后,库房在填制库存材料月补充前,与各部门协调各物品库存量实际使用情况,并根据月底盘存
结果,填制库存材料月补充计划。
(10)工具的领用设有专人管理,对工具的收发应及时记录变更。
4、关于安全制度:
(1)库管人员应遵守各项安全管理制度,牢记消防中心火警电话(分机:119;直拨:),会使用灭火器。
(2)库房严禁存放易燃、易爆等危险物品。如确需存放,可暂存放于工程部的油漆库内。
(3)除库管人员外,他人不能进入库区。如因工作需要进入库房,应由库管人员陪同。
(4)库管人员每天下班前必须检查库房的电源、开关、门锁是否关好。钥匙一份交由保安部保管。
(5)保持库房内安全通道畅通,入库后应尽快分类上架保管。
(6)对库房内的贵重物品应加强管理,单独保管。
5、关于卫生制度:
(1)库存材料要经常检查整理,码放整齐。及时清理库房内的杂物、包装纸等易燃品,保持库房清洁卫生,防止库存材料虫蛀、霉变。做到'五净'(地面、墙面、门窗、货架、货物干净),'五无'(无灰尘、无鼠害、无蛛网、无积水、无污垢)。
(2)要对库存材料进行不定期整理,保持库区整洁。
(3)对各部门退回的废旧材料经批准后应及时清理,对还有使用价值的旧材料应单独保管,可以变卖的材料应单独存放。
6、关于个人保管物品
(1)工作岗位必须同时配备的计算器、小型工具等,由本部门负责人同意,在本部门当期限费用中开支,经财务部统一审核后退职可办理领用手续。
(2)单位价值较大的物品必须经总经理批准方能配备。
(3)个人保管物品需建立保管档案,办公物品的申领及管理由办公室负责。
(4)个人保管的物品属于公司资产,保管者有义务妥善保管、合理使用,不得丢失或损坏,也不得随意转交他人。
(5)工作变动,不再使用所保管的物品时应办理退库手续。
(6)属于正常磨损或工作中发生意外造成个人保管物品损坏,由保管者填写报废申请单,说明原因和理由。单位价值在200元以下的由项目经理签批,200元以上的由总经理签批后办理报废手续,进行账务处理。
(7)因为使用者使用不当造成物品损坏,由使用人按物品的价值进行赔偿。
