加强饭店成本控制和财务管理措施
近年来,旅游市场竞争日趋激烈,饭店经营的高利润时代已成为过去。面对严峻的形势,我们金陵饭店坚持眼睛向内,苦练内功,加强企业经营各环节的成本控制,通过强化内部财务管理,取得了较好的经济效益。1999年,实现经营收入5亿多元,利税3000多万元,资产负债率控制在28%左右。我们的主要做法是:
一、建立物资采购计划制度,控制物资采购成本
饭店经营过程中需要消耗餐饮原材料、宾客用品、设备设施维修材料等大量物资,为有效地降低物耗量和价格水平,我们采取了以下措施:
1、建立物资采购计划和审批制度。我们根据饭店经营收支、物资储备情况确定物资采购量。采购计划由饭店采购部提出,新增加的物资品种则由使用部门提出报采购部,财务部经理对采购计划的数量、价格进行审批,超过一定金额的报饭店分管总经理审批。
2、建立物资采购的询报价制度。对确定要采购的物资,饭店坚持货比三家、公开报价的原则。具体办法是:对于每天使用的水产、水果、肉类、蔬菜等餐饮原材料,根据市场行情每两周进行一次公开报价,对供货商按照所提供物品的质量标准和价格高低进行公开、公平的选择;对于各种宾客用品、维修材料、资产设备等物资的采购则采用书面报价和商谈等形式进行报价选择,并尽量在店内公布采购物品的供货价格,实行物价公开,接受使用部门和员工的监督。同时,在财务部设置物价人员,定期进行广泛的市场价格咨询,对饭店物资采购的报价进行分析反馈,发现有差异的价格及时督促纠正。例如:在1999年江苏省精品名品新品交易会期间,采购、物价人员发现无锡合资企业生产的金兰牌酱油与我店当时使用的进口酱油的品质完全相同,而价格却要低一半。于是,我们经过试用,立即改变了供货品种和供货商,一个小小的调味品,一年即降低成本7万多元。
3、建立采购物资的验货制度。对物资采购实际执行过程中的数量、质量、标准与计划及报价差异,通过严格的收货验收制度进行把关。对于不需要的超量进货和存在质量问题的进货,坚决退货,对于价格不一致的及时给予纠正。
4、严格控制采购物资的库存量。我们根据饭店经营收支以及市场供应的情况对库存物资设置最高或最低限额,减少库存量,避免重复进货。对于滞用的物品则由仓库每月填写报表提醒使用部门,以避免物资变质浪费。同时,随着市场供应情况的不断变化,逐年压缩库存定额,以提高存货周转率。
二、加强餐饮成本核算,节约餐饮成本开交
1、合理确定餐饮毛利率。我们根据市场行情以及饭店提供服务的规格档次,确定饭店餐饮的毛利率,并通过制作成本卡,使员工对单台餐饮成本做到心中有数。
2、建立内部转账制度。饭店设有各种风格的餐厅,为了使各餐厅的成本开支水平得到准确的反映,我们坚持将餐饮成本支出核算到每个餐厅。首先,建立分餐厅领货制度,包括每天鲜活原材料的直拨和从仓库领取备用材料。其次,建立餐厅之间原材料、半成品调拨的转账制度,餐饮部门填写“内部转账调拨单”,财务部门根据原材料的价格及粗加工、半成品的出净率、价格等情况建立档案,并定期进行核算调整。在此基础上,再对成本率偏高的餐厅进行重点分析,查找出存在的问题,并采取相应的措施。例如:1999年年初我们在召开月度餐饮成本分析会时,发现宴会成本率偏高,便开始每月对每一批宴会的成本开支情况进行统计分析,并根据分析结果分别规定不同类型宴会的标准成本率,很快使偏高的成本率降了下来。
3、对餐饮订单进行还原审核。一方面,审核餐饮订单的收款实现情况,即每天将输入电脑收款的订单联与厨房出菜的订单联进行抽单核对,防止餐饮收入漏收而增加成本开支;另一方面,对餐厅销售的各种酒水进行还原统计,其中零杯销售的酒水则根据量具标准还原到瓶,同时定期或不定期地对酒水实存情况进行盘点,发现差异及时查找原因。
4、编制成本日报表,及时反映各餐厅当日经营耗用的各种原材料的情况,同时将各餐厅的成本与实现的收入进行对比,准确地计算出成本率,对餐饮经营部门及时控制成本开支起到了很好的作用。
另外,我们一直坚持月末盘点制度,对月末餐饮部门未用完的原材料采取假退料办法,以便准确计算当月成本。
三、开展降本增效活动,控制经营费用开支
1、建立宾客用品定额管理制度。从饭店客房的织品。用具、宾客消耗物品到餐饮部门的餐具、清洁用品,使用部门根据物品的领用、洗涤和消耗情况建立分楼层、分餐厅台账,财务部门每月对消耗物品进行盘点,核算消耗率及客房的间天消耗,使饭店的物耗水平保持在低水平。同时,不断选择新的替代品,在做到对宾客服务物品常见常新的前提下,更有效地降低物品的价格和成本开支。例如:我们将对住店重点宾客赠送的水果点心等由原来的5种规格调整为7种规格,不但提升了饭店的服务规格水平,同时节约了对客服务成本开支。
2、完善财务制度,不断压缩管理费用。近年来,我们对饭店公关资、差旅费、电话通讯费、办公用品以及职工医疗费、福利费和住房制度等规定不断进行改革和完善,部分费用实行了包干限额使用的办法,有效地降低了管理费用。
3、制定年度财务预算,严格控制维修费用、宣传广告费用和培训费用的开支。我们在财务部门专门设立了预算工程师,维修项目中造价超过50万元的项目,由饭店采购工程招标小组实行招标,一般项目先报预算后施工,工程结束报决算,经审核后才给予付款,从而有效地控制了维修工程费用的支出。对于宣传广告费用和培训费用则实行分项目等级集中控制的制度,从而做到了花较少的钱办更多的事。
4、落实环保措施,加强饭店能源消耗费用的控制。多年来,我们一直坚持在饭店各部门增设兼职环保小组成员,在客用区域放置提示卡等措施,建议客人尽可能节约织品、消耗品和水、电,同时还根据实际情况制定了饭店客房、餐厅及公共区域和办公室电器和空调的开关时间,饭店各部门内部办公用纸尽量重复使用等等。这些工作的开展,既有效地节约了能源,降低了费用开支,也增强了饭店职工的环保意识。
5、加强资金内部调度,提高资金利用效率。我店经营范围包括酒店主业和30余个全资和控股企业,资产规模近10亿元,日常账面停留的流动资金达3000多万元。为了更好地发挥资金整体效益,提高资金利用效率,我店财务部门近年来逐步加强了对企业内部资金的集中调度,既保证了饭店重点项目的更新改造资金需要,又保证了企业经营的正常进行,同时还降低了财务费用的支出。
