某某小区纠正预防措施管理规定
某小区纠正和预防措施的管理规定
一、制定本规定的目的及范围
目的:建立纠正措施和预防措施的提出、实施及有效性验证的程序,以保证服务质量满足要求。
适用范围:本程序适用于纠正和预防不合格,包括服务过程,以及质量体系等方面已发生或潜在的不合格。
二、各自职责
1、某小区管理处各部门负责针对服务过程中对其职责范围内出现不合格提出纠正或预防措施。
2、管理者代表负责批准纠正和预防措施并对其有效性进行验证。
三、工作程序
1、总则
(1)、管理处内所有要求采取纠正或预防措施的问题均以《纠正和预防措施报告》的形式提出,《纠正和预防措施报告》可以发到管理处内任何责任部门,及相关的原材料供应商和服务供应商。
(2)、管理处内任何部门或人员都可以提出采取或预防措施的要求,但所有的《纠正和预防措施报告》必须管理者代表批准后,才可发至相应责任部门执行。
(3)、针对以下情况,应考虑采取纠正或预防措施。
内部/外部质量体系审核提出的不合格项目:
a服务质量出现严重不合格,包括重大事故,设备故障;
b重复出现的服务不合格;
c物料、服务采购重复出现的质量问题;
d住户投诉;
e监控总值班室日报表、月报表反映的重大问题/质量趋势问题;
f管理评审中出现的问题;
g定期分析发现的潜在不合格现象;
h物业管理大检查中发现的不合格。
2、应采取纠正、预防措施的问题分类
a类问题
涉及公司或公司管理处其他部门的问题;
b类问题
涉及本部门问题。
3、a类问题的处理
(1)、管理处各部(班)人员均可根据有关原则提出需采取纠正/预防措施的问题,填写《纠正和预防措施报告》的问题栏(也可写建议采取的纠正/预防措施),直接送管理者代表。
(2)、管理者代表负责审查《纠正和预防措施报告》是否清楚描述不合格状况以及对质量的影响,当决定采取纠正/预防措施时,在相关《纠正和预防措施报告》上填写指定采取纠正/预防措施的责任部门或人员,提出纠正/预防措施的意见和解决问题的期限。
(3)、负责制订纠正/预防措施的相关部门经理/部长接到管理者代表签发的《纠正和预防措施报告》,组织人员分析问题产生的原因、潜在因素,找出防止问题再次发生或消除问题潜在因素的具体措施,填写《纠正和预防措施报告》的纠正/预防措施栏,报管理者代表审批。
(4)、根据管理者代表批准的意见,组织实施纠正/预防措施,完成后,由部门主管在《纠正和预防措施报告》上填写处理情况、处理结果,交管理者代表审阅。
(5)、管理者代表或管理者代表指定的人负责对纠正措施的实施情况进行验证以确定纠正或预防措施是否执行和有效。当有客观证据证实纠正或预防措施是有效的,《纠正和预防措施报告》即予关闭;如纠正或预防措施尚未完成,或没有实际效果,应规定新的跟踪验证期限,要求现任部门继续执行。
4、b类问题的处理
各部门经理/部长对于所辖班提交的问题,决定应采取纠正/预防措施时,组织有关人员分析问题产生的原因、倾向和潜在因素,找出防止问题再次发生或消除问题潜在因素的具体措施,填写《纠正和预防措施报告》的相关栏目,报管理者代表审批。
5、纠正和预防措施记录
经管理者代表或管理者代表指定的人验证签字已关闭的《纠正和预防措施报告》,由发出部门收集交质量记录管理员保存,年底归档。
