管理处入驻工作细则范本
1.0目的:规范管理处入驻程序。
2.0范围:所接管物业管理的楼盘。
3.0职责:管理处经理组织成立物业管理处。
4.0程序:
4.1实地考察
对已确定要接管的物业,由公司在该物业竣工前组织客户部、财务部、工程部、行政部、保洁绿化部等相关部门负责人前往物业现场,围绕接管后管理工作所涉及的有关问题进行考察(必要时可多次进行实地考察),在此基础上提交公司总经理办公会议讨论确认。
4.2成立物业管理处
新的物业管理处应于已定的入伙日期前三个月成立,并开始运作,根据实际需要,采取人员分步到位的办法,到入伙时,按定编人数配齐物业管理处各类人员。物业管理处各类人员按以下程序、时间集结和进入验收现场,但可根据现场条件和实际情况进行调整:
4.2.1 入伙前三个月,任命物业管理处经理,物业主任1人,物业管家2人(前台文员1人)到位,并按照入伙工作方案立即投入实质性准备工作。
4.2.2 竣工验收前二个月,消防中心值班人员3人进入现场,与工程部人员一起,参与机电设备安装调试的监理及学习工作,掌握小区设备设施的基本情况和操作规程。
4.2.3竣工验收前一个月,电工2人,给排水1人,进入现场,熟悉楼宇结构、公共配套设施和设备等,参加竣工验收,配合物业管家监督楼宇工程遗留问题的整改工作。
4.2.4竣工验收前半个月,部分保安人员到位,上岗培训后,负责对接收的物业安全护卫工作。
4.2.5入住前一个月,管理处管理层人员到位,管理处挂牌办公。
4.2.6入住前一个月,炊事员到位,食堂开餐。
4.2.7入住前半个月,清洁人员到位,开始对小区内环境和已接收房屋进行保洁工作。
4.2.8入住前半个月,全部保安人员配齐上岗。
4.2.9入住前半个月,维修班组成立,人员配齐到位。
4.3物业管理处进驻小区前的工作
4.3.1物业管理处及公司应提前派出部分工程技术人员进驻现场,与开发商的工作人员一起,参与楼宇竣工收尾的监理工作,主要是参与机电设备的安装调试,了解整个楼宇内所装备的设备设施,熟悉各类设备的构造、性能、产地,熟悉水、电、气管道线路的铺设位置及走向等,为入伙后的管理、维修养护打下基础。
4.3.2由公司为新物业管理处提供临时办公场所,物业管理处根据实际需要,拟制办公用品、设施、工具以及物业管理处员工生活必需品的采购计划,报经公司审批后购置。
4.3.3在公司的指导下,印制收楼、入伙所必须的文件资料和表格,如《住户手册》、《业主公约》、《入伙通知书》、《收楼须知》、《房屋二次装修申请表》、《质量保证书》、《**小区使用说明书》、《装修管理规定》、《装修协议》、《消防防火协议》等。
4.3.4在待接物业建筑工程经建设局质量监察处、消防局等主管部门分别检查验收合格后,物业管理处及时进驻接管小区。
4.4物业接管中的工作
4.4.1物业管理处成立验收小组,主动与发展商的开发商和承建单位联系,协商楼宇交接问题。开发商、施工单位和物业公司三方共同组成联合交接小组,制定验收方案,统一验收标准,商定交接注意事项和开始交接日期。
4.4.2物业管理处对所接收的所有建筑产品、设备设施,要分别列项印制验收记录表格。
4.4.3全面验收交接。验收时须有开发商、施工单位和物业管理处(含公司指派专业人员)三方共同参加,逐项进行验收,填写记录单,每份验收记录单上均有三方人员的签名,验收记录单一式三份,三方各执一份。对验收合格的项目,列出清单,进行交接,交接双方在清单上签字,对不合格的产品,注明存在的问题,提交开发商和施工单位,限期整改,整改项目须经复验合格后方可接收。
4.4.4对于已经接收的项目,物业管理处从接收签字起,即需组织人员对已接收项目进行清洁和环境整理。
4.4.5搞好公关工作,指派专人代业主联系电话安装、有线电视安装、液化石油气开户点火、确定街区门牌号码以及通邮等工作。
4.4.6代业主联系电话安装事项,应于入伙前两个月与电话公司办理相关手续。
4.4.7代业主联系有线电视安装事项,应于入伙前两个月与有线电视公司办理相关手续。
4.4.8应于入伙前半个月与市液化石油气公司联系输液化气开户点火手续。
4.4.9联系网络公司宽频网络办理开通事宜 。
4.4.10于入伙前三个月,向辖区派出所申请确定新接收物业的街区门牌号码。
4.4.11于入伙前三个月与当地邮局办理通邮手续,并组织设计、定做信报箱。
4.4.12如代为业主安装常规防盗防火设施。物业管理处应从坚固美观、
价格合理的原则出发,于入伙前一个半月组织定购并代为业主统一安装防盗门、防盗窗花,为每户业主配备市消防处规定型号的手提灭火器,并于入伙前安装完毕。
4.5入伙前的工作
4.5.1通过登报或寄发通知书的形式,提前一个月向业主发出入伙通知。向业主寄发通知应包括以下资料:
1) 入伙通知书;
2) 收楼须知;
3) 入伙流程图;
4) 入伙收费一览表。
4.5.2规划整理物业小区环境卫生,设置必要的设施、标志,栽培种植树木、花草。
4.5.3逐栋、逐层、逐户全面彻底地进行卫生清理,并注意保洁。
4.5.4研究制定集中入伙时的接待工作方案,围绕完成接待任务对人员进行合理分工,并在物资上做好充分准备。
4.6 入住时的环境布置
4.6.1区内环境:
a.入口处挂横幅,内容有'欢迎您乔迁***'等,插彩旗,营造热烈的气氛。
b.插指路牌,由入口处到管理处,指路牌标明'管理处 → '字样。
c.入口处标明管理处办公地点和办公时间。
4.6.2管理处办公环境:
a.根据实际情况挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感受。
b.张贴醒目的'办理入住手续流程图',办理手续窗口设置要求做到'一站式服务'程序,各窗口标识清楚,一目了然。
c.管理人员着装整洁,精神饱满。
d.办公室内资料摆放整齐有序。
4.7业主(住户)入住程序
入住流程图:验证→交费→资料发放/填写→钥匙发放→验房
4.7.1验证
4.7.1.1业主/住户提供《入伙通知书》原件、《购房合同》复印件一份.
4.7.1.2业主及家庭成员身份证复印件各一份。
4.7.1.3如代为办理需提供授权委托书、委托公证书原件。
4.7.2资料发放与保管
4.7.2.1发给业主的资料:
a、《入伙通知书》
b、《住户手册》
c、《业主公约》
d、《装修申请书》
e、《业主登记表》
f、《住宅使用说明书》
g、《住宅质量保证书》
h、《委托银行代收款协议书》
i、《房屋钥匙托管协议书》
4.7.2.2发给业主填写并需返回管理处的资料:
a、《业主公约》:经业主和管理处签确后,业主保管一份,管理处留存一份;
b、《业主登记表》:即日填写返回;
c、《委托银行代收款协方议书》:办理银行托收手续;
d、《装修申请书》:业主申请装修时填写,并返回原件给管理处存档;
e、《房屋钥匙托管协议书》:业主需管理处托管房屋钥匙时填写;
4.7.2.3管理处按业主的栋号及房号进行建档编号。
4.7.3交费:
a、 管理服务费;预交3个月,以入伙通知单发出的日期为准,当月15日前(含15日)计收全月管理费,当月15日以后计收半月管理服务费。
b、 各种工本费;例如ic智能卡、车辆ic卡等。
c、 各项代缴代办的开户费。例如;煤气开户费、有限电视开户费等。
d、 其它应交缴费用。
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bsp;4.7.4发放房屋钥匙
a、 根据《入伙通知书》及交费后开据的发票领取房屋钥匙和其它钥匙及登记;
b、 发放信报箱钥匙及登记。
4.7.5验房
物业管理处安排专人引导业主入室验收,将业主提出的房屋质量方面的合理意见逐项记录在《房屋验收交接表》,并负责与承建商联系限期整改,保证业主能按时入住。
5.0支持性文件
5.1《入伙通知书》
5.2《住户手册》
5.3《业主公约》
5.4《装修申请书》
5.5《业主登记表》
5.6《住宅使用说明书》
5.7《住宅质量保证书》
5.8《委托银行代收款协议书》
5.9《房屋钥匙托管协议书》
5.10《收费项目一览表》
5.11 kh-03-r01《房屋验收交接表
