实验室工作档案管理细则办法
一、实验室工作档案内容
1.实验室的建立、建设的各种文件和资料。
2.实验教学过程中的各种文件和资料:实验教学大纲、实验教学计划、实验教材、实验指导书、各类学生上课情况、学生实验报告、成绩记录、实验项目开发情况记录等。
3.实验室人员在实验教学、科学研究、技术开发等方面的项目数及其工作量。
4.实验教学、科学研究、技术开发等项目的全部技术文件资料,包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况。
5.仪器设备及低值耐用品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册;仪器设备的维护保养、维修、报废等原始记录。
6.单价5万元以上大型精密仪器设备(包括国家科委23种仪器设备,单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备)的申购报告、领导批复;开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及文件材料、设备说明书及全套随机文件;使用、维修、故障、事故记录等。使用维修记录,随时将运行情况、使用时间、使用人、承担任务及结果、故障过程、定期检修或校验情况等如实记录,并定期归入技术档案。
技术档案的主要内容包括:
(1)原始资料:申报表、论证报告书、审批计划单、订货合同及有关来往信函等。
(2)设备的开箱验收单、说明书、合格证、附件清单、随机图纸、外观照片等。
(3)安装调试记录等。
(4)仪器设备的操作规程、维修保养制度等管理方面的资料和管理操作人员情况登记表等。
(5)使用过程中的所有记录。
(6)降级、报废、处理的报告、批示等。
7.自制设备的任务书、技术总结报告、鉴定材料、设备使用说明书等。
8.实验室用房及环境条件的各种技术资料。
9.实验室工作的各种统计报表。
10.上级主管部门下发的实验室建设与管理文件和本实验室制定的规章制度。
二、实验室工作档案的管理
1.实验室主任负责实验室工作档案的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。
2.实验室工作人员及时将自己工作中形成的材料交给实验室主任。
3.实验室工作档案的保管期限分长期、短期和与设备共存三种。
4.学生上课情况、实验报告、成绩记录、实验项目开出情况记录属短期保存资料,一般至少应保存三年。
5.仪器设备的有关资料应与设备共存,即保存至设备报废之日为止。
6.除上述两项资料外,其它资料均应长期保存。
7.实验室工作档案的借阅要严格办理借阅手续。
8.档案管理员的工作要相对稳定,如工作变动应做好交接工作。
9.单价5万元以上的大型精密仪器(包括国家科委23种仪器设备,单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备)的设备说明书、装箱单、保修单及全套随机文件原件交学校档案馆长期保存,复印件由使用人保存;由使用人保存的还要包括:论证报告、开箱记录、安装调试记录、验收报告、使用、维修、故障、事故记录等材料。材料科学与工程实验中心
