海龙供电公司印信工作管理标准
1 范围
本标准规定了龙海市供电公司印信管理工作的职责、保管内容与使用,使用权限与手续。
本规定适用于龙海市供电公司和公司各部门印信的管理。
2 引用标准
山东省电力工业局机关印章使用管理规定(鲁电办[1995]236号)。
3 职责
3.1 职能分工
3.1.1 龙海市供电公司办公室是印信工作的归口管理部门,负责全公司的印信使用和保管工作。
3.1.2 公司印章由上级行政主管部门制发,根据经理的安排,由公司办公室负责管理,并指定党委秘书(党委印章)、文书员(行政印章)做好日常的使用和保管。经济合同专用章由企划部负责管理,并指定专人负责日常的使用和保管。各部室、公司的印章,由公司制发,由各单位行政主管人负责管理,并指定车间管理员或其他兼职人员做好日常的使用和保管,并报公司办公室备案。
4 管理内容与要求
4.1 印章管理
4.1.1 公司各单位业务用专用印章,凡刻有本公司名称者,均应由使用单位主管负责人提出申请、分管副经理或总工程师审核,经经理批准后方可刻制,由各单位行政主管人负责管理,并指定专人负责日常使用和保管。
4.1.2 班组级的单位,一般不制发印章。属于直接对外有业务联系的班组级单位,包括托儿所、卫生室等,可按4.1.1条规定办理,其他班组级单位如因工作需要,也可按第.4.1.1条规定刻制业务专用章。
4.1.3 公司主管负责人名章、根据上级规定,由公司办公室负责刻制和管理。支票专用的公司主管负责人名章,应区别于行政用章,并报有关部门备案,由专责业务部门的主管人负责管理,并指定专人负责日常的使用和保管。
4.1.4 如印章长久使用磨损或因故损坏不能继续使用者,保管单位的主管负责人应查明原因,写出报告申请重新刻制,新印章制发后,原印章应交制发部门、并削角作废存查。
4.1.5 各类印章应由专人管理,如委托他人暂时代管,需经部门领导批准。各级印章保管人,应认真负责,切实加强管理。单位印章和负责对外的部门主管人名章,不得任意送交别人或集体使用,不得违反保密规定,携带到公共场所;保管人员更换时,应在单位主管负责人的主持下办理交接手续。因管理不善而造成的一切损失,由保管人员和单位负责人负完全责任。
4.1.6 会议纪要、调查提纲等类文件一般不加盖公章。除发文、开具介绍信用印外,各类印章使用,均应实行用印审批单制度,经领导签发的用印审批单,均应留存,并按年度归档。
4.2 各级印信的使用范围
4.2.1 公司印章的使用范围
4.2.1.1 公司正式行政公文;
4.2.1.2 上报的总结、专题报告、工作简报、各项专业定期报表;
4.2.1.3 对外签订的合同或协议书;
4.2.1.4 开据公事介绍信或证明信;
4.2.1.5 根据有关主管机关部门的统一规定需出具公司证明的。
4.2.2 公司办公室印章的使用范围
4.2.2.1 开据内部业务介绍信;
4.2.2.2 以公司办公室名义印发的内部通知;
4.2.2.3 以公司办公室名义对外业务性行文;
4.2.2.4 一般人民来信的回复信件;
4.2.2.5 根据有关规定由行政开据的公事证明或介绍信等。
4.2.3 各部室、公司的印章使用范围;
4.2.3.1 向公司的请示报告、计划、总结;
4.2.3.2 向上级业务主管部门的工作汇报和业务联系信件;
4.2.3.3 公司内各单位之间的联系通知或证明;
4.2.3.4 分管业务范围需直接对外办理的证明信、介绍信。如:人事部门对外劳资方面的证明和职工的人事材料、公安部门对有关户口管理的证明和材料等。
4.2.3.5 有关部门所持的业务专用印章,应按专用范围使用。
4.3 印信使用权限和手续
4.3.1 公司印章使用权限和手续
4.3.1.1 正式公文,应按公文拟办程序经主管缮印后,由公司办公室文书员在对外发文和原稿上加盖印章。
4.3.1.2 以公司名义的对外专业性报告,填报人拟好后应经本部门主管审核在存档份上签字,呈报分管经理签发后由公司办公室加印,如系有时间性的定期报表,分管经理因故不能立即签发者,根据经理指示,可先交公司办公室加印报出,存档一份由分管经理补阅补签。
4.3.1.3 对外签订成文的经济合同或协议书、委托书、担保等契约性文件,应按公文拟办程序,经主管人签发后,由企划部加印。
4.3.1.4 对外的工程设计图纸、资料,购货合同、资料和向上级部门提报有关申请表等,拟办单位
应办好审核和批准手续,由公司办公室加印。
4.3.1.5 公司各单位对外联系工作,需持公司介绍信、证明信者,应在各部室、公司兼管文书员处填写由公司统一制发的介绍信笺,经本单位主管审核,并在存根栏处签名,由公司办公室经复审同意后加印,存根留各单位。对涉及各专业部门权限的,应由各专业主管部门负责人审核签字。
4.3.1.6 如必须使用一般信纸写作介绍信或证明信时,经办人应先拟稿,经主管人审核签发后,再誊印一份,一并送公司办公室,在清稿上加印,底稿由办公室备查。如系由专业部室部门复信统一存查者,底稿可留在拟办部门。
4.3.1.7 开据私人证明,必须根据主管机关、部门的明确规定办理,不符合规定,一律不予证明。对必须加盖公司印章者,应经本单位主管同意,口头或书面通知公司办公室,方可办理。
4.3.1.8 严禁在内容不明确或空头及空白介绍信、证明信上加盖公章。
4.3.1.9 印章一律盖在单位名称处或文末日期上。
4.3.1.10 凡不符合以上诸项程序者,公司办公室拒绝用印,因此而延误工作,由经办单位负责。
4.3.2 各部室、公司印章使用,应经主管领导核准同意,严格印信管理。
4.3.3 业务专章的使用范围、权限和手续、由各单位按本制度精神,自行制定有关规定,并严格执行。
