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第1篇 物业公司质量管理体系内部审核工作程序
物业公司质量管理体系内部审核程序
1 目的
验证质量管理体系是否符合标准要求,是否得到有效地保持、实施和改进。
2 适用范围
适用于公司质量管理体系所覆盖的所有区域和所有要求的内部审核。
审核是为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。
3 职责
3.1总经理
a)批准组织年度内审计划和审核实施计划;
b)批准内部质量管理体系审核报告;
3.2管理者代表
a)全面负责内部质量管理体系审核工作;
b)选定审核组长及审核员,并审核年度内审计划、每次的审核实施计划和内部质量体系审核报告。
3.3 物业部
a)编写《年度内审实施计划》并负责组织实施;
b)组织、协调内审活动的展开。
3.4 内审组长
a)编制、实施本次内审计划;
b)编写内审报告。
4 程序
4.1 年度内审计划
4.1.1根据拟审核的活动和区域的状况和重要程度,及以往审核的结果,由物业部负责策划各部门全年审核方案,编制年度内审计划,确定审核的范围、频次和方法,经管理者代表审核,总经理批准。每年内审至少一次,并要求覆盖本公司质量管理体系的要求,另外出现以下情况时由管理者代表及时组织进行内部质量审核:
a)组织机构、管理体系发生重大变化;
b)出现重大质量事故,或用户对某一环节连续投诉;
c)法律、法规及其他外部要求的变更;
d)在接受第二、第三方审核之前;
e)在质量认证证书到期换证前。
4.1.2年度内审计划内容
a)审核目的、范围、依据和方法;
b)受审部门和审核时间。
c)审核组成员及分工安排。
4.1.3根据需要,可审核质量体系覆盖的全部要求和部门,也可以专门针对某几项要求或部门进行重点审核;但全年的内审必须覆盖质量管理体系全部要求。
4.2审核前的准备
4.2.1管理者代表任命内审组长和内审组员。内审应由与受审部门无直接关系的内审员负责。
4.2.2由内审组长策划审核并编制本次《审核实施计划》,交管理者代表审核,总经理批准。计划的编制要具有严肃性和灵活性,其内容主要包括:
a)审核目的、范围、方法、依据;
b)内部审核的工作安排;
c)审核组成员;
d)审核时间、地点;
e)受审部门及审核要点;
f)预定时间,持续时间;
g)开会时间;
h)审核报告分发范围、日期;
i)评审综述;
j)评审工作文件 ;
k)审核的日程安排。
4.2.3在了解受审部门的具体情况后,内审组长组织编写《审核检查记录表表》,内审检查要详细列出审核项目、依据、方法,确保无要求遗漏,审核能顺利进行。
4.2.4内审组长于内审前5天将内审计划通知受审部门,受审部门对内审时间如有异议,应在内审前三天通知内审组长。
4.2.5内部质量体系审核员应经质量体系认证咨询机构培训、考核合格后方能担任。
4.2.6审核组重点收集与受审部门质量活动有关的程序文件、作业指导书等文件,并以有关质量保证标准、质量手册、合同和有关的法律的功能为依据对这些文件进行审阅。
4.2.7编制《质量审核检查表》要对照质量标准和企业的质量手册的要求,结合受审部门的特点,针对重要质量要素,选择典型、具有代表性的问题抽样检查。
4.3内审的实施
4.3.1首次会议
a)参加会议人员:公司领导、内审组成员及各部门负责人,与会者签到.并由物业部保留会议记录。审核组长主持会议。
b)会议内容:由组长介绍内审目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排及其他有关事项。
4.3.2现场审核
a)内审组根据《审核检查记录表》对受审部门的程序和文件执行情况进行现场审核,将体系运行效果及不符合项详细记录在检查表中。
b)内审组长需每日召开内审会议,全面了解该日内审情况,对《不符合项报告单》进行核对。
c)内审时审核员要公正而又客观地对待问题。
4.3.3 审核报告
4.3.3.1现场审核后,审核组长召开审核组会议,综合分析、检查结果,依据标准、体系文件及有关法律法规要求,必要时还要依据与顾客签定的合同要求,确认不合格项,并发出不符合报告给相关部门领导确认后,由相关部门分析原因,制定纠正措施,经审核员确认后实施纠正,审核员负责对实施结果跟踪验证,并报告验证结果。
4.3.3.2审核组填写《不合格项分布表》,记录不合格分布情况。
4.3.3.3现场审核后一周内,审核组长完成《内部质量管理体系审核报告》,交管理者代表审核,总经理批准。
审核报告内容:
a)审核目的、范围、方法和依据;
b)审核组成员、受审核方代表名单;
c)审核计划实施情况总结;
d)不合格项分布情况分析、不合格数量及严重程度;
e)存在的主要问题分析;
f)对公司质量管理体系有效性、符合性结论及今后应改进的地方。
4.3.4未次会议
a)参加人员:领导层、内审组成员及各部门领导,与会者签到,并由物业部保留会议记录。审核组长主持会议。
b)会议内容:内审组长重申审核目的,宣读不符合报告;宣读《内部质量管理体系审核报告》;提出完成纠正措施的要求及日期;由总经理讲话。
c)由物业部发放《内部质量管理体系审核报告》到各相关部门。本次内审结果要提交公司管理评审。
d)审核组应定期跟踪验证纠正/预防措施是否按计划实施,以及纠正措施的效果是否能达到预期目标,并形成文件。
5 相关文件
5.1《改进控制程序》。
5.2《管理评审控制程序》。
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6.1《年度内审计划》。
6.2《审核实施计划》。
6.3《审核检查记录表》。
6.4《不合格项报告单》。
6.5《内部质量管理体系审核报告》。
6.6《内审首(未)次会议签到表》。
第2篇 物业公司质量管理体系评审控制工作程序
物业公司质量管理体系评审控制程序
1 目的
按计划的时间间隔评审质量管理体系,以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。
2 范围
适用于对公司质量管理体系的评审。
管理评审控制程序是由最高管理者就质量方针和目标,对质量体系的现状和适应性进行的正式评价。
3 职责
3.1总经理主持管理评审会议。
3.2管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况,提出改进建议,编写相应的管理评审报告。
3.3物业部部负责评审计划的制定、收集并提供管理评审所需的资料,同时按策划的计划时间对各相关部门进行评审,负责对评审后的纠正、预防措施进行跟踪和验证。
3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的评审所需资料,并负责实施管理评审中提出的相关的纠正、预防措施,并提前三个工作日将有关内容书面报物业部。
4 程序
4.1管理评审计划
4.4.1每年组织一次管理评审,时间间隔不超过12个月,可结合内审后的结果进行,也可根据需要安排。
4.1.2物业部于每次管理评审前一个月编制《管理评审计划》,报管理者代表审核,经总经理批准。计划主要内容包括:
a)评审日期;
b)评审目的;
c)评审范围及评审重点;
d)参加评审组成员;
e)评审依据;
f)评审内容;
g)评审工作文件;
h)评审综述。
4.1.3当出现下列情况之一时可增加管理评审频次。
a)公司组织机构、运行机制、服务范围、资源配置发生重大变化时;
b)发生重大质量事故或用户关于质量有严重投诉或投诉连续发生时;
c)当法律、法规、标准及其他要求有变化时;
d)市场需求发生重大变化时;
e)即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核时;
f)质量审核中发现严重不合格时。
4.2管理评审输入
管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会:
a)审核结果,包括第一方、第二方、第三方质量管理体系审核、服务质量审核等的结果;
b)顾客的反馈,包括满意程度的测量结果及与顾客沟通的结果;
c)过程的业绩和服务的符合性,包括过程、服务测量和监控的结果与产品有关的要求;
d)改进、预防和纠正措施的状况,包括对内部审核和日常发现的不合格项采取的纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果;
e)以往管理评审跟踪措施的实施及有效性;
f)可能影响质量管理体系的各种变化而引起的体系的变更,包括内外环境的变化,如法律法规的变化等。
g)质量管理体系运行状况,包括质量方针和质量目标的适宜性和有效性。
h)由于各种原因而引起的有关组织的产品过程和体系改进的建议。
4.3评审准备
4.3.1预定评审前十天,物业部以书面形式向管理者代表汇报现阶段质量管理体系运行情况并提交本次评审计划,由管理者代表审核,总经理批准。
4.3.2物业部负责根据评审输入的要求,组织评审资料的收集,准备必要的文件,评审资料由管理者代表确认。
4.3.3物业部向参加评审的人员发放《管理评审通知单》,及本次评审计划和有关资料。
4.4管理评审会议
a)总经理主持评审会议,各部门负责人和有关人员对评审输入做出评价,对于存在或潜在的不合格项提出纠正和预防措施,确定责任人和整改时间;
b)总经理对所涉及的评审内容作出结论(包括进一步调查、验证等)。
c)物业部对责任部门的整改项目进行跟踪和再次验证,并向总经理作汇报。
4.5管理评审输出
4.5.1管理评审的输出应包括以下方面有关的措施:
a)质量管理体系及其过程的改进,包括对质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的评价;
b)与顾客要求有关的服务的改进,对现有服务符合要求的评价,包括是否需要进行服务、过程审核等与评审内容相关的要求;
c)资源需求等;
d)对质量管理体系及其过程运行情况的说明。
4.5.2会议结束后,由物业部根据管理评审输出的要求进行总结,编写《管理评审报告》,经管理者代表审核,交总经理批准,并发至相应部门并监控执行。本次管理评审的输出可以作为下次管理评审的输入。
4.6改进、纠正、预防措施的实施和验证
物业部根据《改进控制程序》的规定,对改进、纠正和预防措施的实施效果进行跟踪验证。
4.7如果评审结果引起文件更改,应执行《文件控制程序》。
4.8管理评审产生的相关的质量记录应由物业部按《质量记录的控制程序》保管,包括管理评审计划、评审前各部门准备的评审资料、评审会议记录及管理评审报告等。
5 相关文件
5.1《内部审核程序》。
5.2《改进控制程序》。
5.3《文件控制程序》。
5.4《质量记录控制程序》。
6 质量记录
6.1《管理评审计划》。
6.2《管理评审会议签到》。
6.3《纠正和预防措施记录表》。
6.4《管理评审报告》
6.5《文件发放登记表》
第3篇 物业公司质量记录控制管理工作程序
物业公司质量记录控制管理程序
1.0目的
为证明项目质量符合要求和质量管理体系有效运行提供客观证据.
2.0适用范围
适用于质量管理体系及产品、项目所要求记录的控制。
3.0职责
办公室负责对公司各部门产生的质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置予以控制。
1.0过程识别
拟定目录--设计/选择--表式--标识--分发--运作--收集--分类整理--保管--移交/归档--处理
5.0 行为准则:
a)运作过程中记录应:及时准确、内容齐全、手续完备;
b)各种记录标识应具有唯一性;
c)按规定及时收集,保证其连续性、完整性;
d)保管应分类、编号并拟列目录/清单,便于检索;
e)保管和储存条件要适宜,保证干燥通风,有防护措施;
f)体系记录保存日期为三年,工程质量记录竣工移交长期保存.
6.0 程序要求:
6.1 记录的分类管理
6.1.1 体系运行记录包括:管理评审记录、内容审核记录、工程要求评审记录、供方评审记录、培训记录、工程施工及交付记录等,由工程科归口管理,有关责任部门分别管理.
6.1.2各种检验和验证记录、不合格项及纠正记录、管理部作业记录等,由各管理处分别收集、汇总、保管。
6.2 记录编目、编号
记录表式作为一种特殊文件,执行《文件控制程序》中编目标识规定;收集后由责任部门依次编号,确保唯一性.
6.3 记录填写
记录应在过程活动中及时、真实的形成,字迹清晰,不准涂改,保证易于识别,且内容齐全,各种审核手续齐备.
如因笔误需修改,应采用单杠划去,在其上/下方写出更改内容,由更改责任人签字或盖章.
6.4 记录的保管、储存和检索
各部门形成的记录,由本单位专人负责保管,分类存放.
保存环境条件应干燥通风,装袋/装盒.列出记录清单以利于检索,有必要时可设卷内目录.
各种记录需移交或归档保存的,应按公司要求定期移交主管部门或归档保存.存储时间较长(一年以上)的,存放记录处所必须干燥通风,有防潮、防霉、防鼠、防破损措施.
接着外来传真件,应先复印,复印件连同传真件一并存放.
6.5 记录保存期及处置
体系记录保存期为三年,需移交或存查的记录长期保存.
不需保存或到保存期的记录,应填写记录处理申请单,保管理者代表批准,由专人负责销毁(视不同情况可焚烧,粉碎或作纸厂原料等).
6.5 记录复印、借阅、修改
记录复印、借阅原则上当天送还,如外单位复印、借阅或超过一天难以送还的应进行借阅登记.无论借阅或复印需经管理者代表批准.
记录作为一种特殊文件,修改时应执行《文件控制程序》中有关规定.
7.0 相关文件
《文件控制程序》
《管理策划控制程序》
《改进管理程序》
8.0 记录
质量记录清单
文件发放回收记录
文件借阅、复印记录
文件销毁申请/记录处理申请单
第4篇 物业公司质量体系文件管理工作程序
物业公司质量体系文件管理程序
1.0目的
对质量管理体系文件予以控制,确保在使用时可获得有关版本的适用体系文
件。
2.0适用范围
适用于公司质量管理体系文件的控制。
3.0职责
3.1总经理负责对公司质量管理体系文件的评审和批准。
3.2管理者代表负责对公司质量管理体系文件的总体控制。
3.3办公室负责组织质量管理体系文件的建立、整理、发放、使用、保管以及更改控制。
3.4各部门负责管理本部门持有的质量管理体系文件,并确保体系文件的有效使用。
4.0 过程识别
5.0 行为准则
a)文件应清晰,便于识别,发布前得到批准;
b)外来文件应识别并控制其发放;
c)使用文件场所都应得到相关文件的有效版本;
d)对作废文件做出标识或隔离,防止非预期使用;
e)手册(含程序)发布或换版时应先评审、批准后发布;
f)文件现行及更改状态确保可识别.
6.0 程序
6.1 文件分类
6.1.1 质量管理体系文件包含手册、管理制度、技术文件、质量记录表式等由办公室负责组织编写、修改和管理;
6.1.2 行政管理文件包括外来文件和本公司文件由办公室报批并控制分发.
6.2 文件编目及标识
6.2.1 为确保文件的唯一性,公司做出规定:
a)质量手册:郑州-y*-2002表示:××市××公司质量手册20**年版.每页a-0表示a版第0次修改.
b)质量记录:jl-8.3-01表示质量手册中第8.3不合格的控制要素中第一个记录.
6.3 文件控制
-编制文件应收集企业背景资料并按iso9000系列标准要求编审;
-所有支持体系过程的文件发布前得到批准,确保适应性;
-文件发放由主管部门登记编号并用分发/回收记录控制发放;
-文件印制或复印应确保清晰、易于辨别,并注明其版本或修订状态;
-手册管理执行质量手册管理规定;
-主管部门拟列文件总清单,便于检索和控制文件有效性;
-文件发放时在可能情况下及时收回作废/失效文件,包括图纸,确保使用场所持有文件的唯一性和有效性;
-用于参改的作废文件或备用文件做出标识或单独存放.
6.4 文件更改
6.4.1 质量手册程序修改,由主管部门填写《文件更改申请单》任管理者代表审核后报总经理批准,手册修改量大可采取换页、修改页数超过三分之一应重新换版印发.换版应评审后由总经理批准.
6.4.2 技术文件、管理文件更改和换文由管理者代表或主管副总经理批准,如需改换文件修改部门,该部门应获得文件编制的原背景资料.
6.5 文件使用与保管
1)文件领用时,领用人应在分发记录上签字;
2)文件分发范围由主管领导审批;
3)文件使用中不得损坏、乱涂或私自修改,保证文件清晰易于识别;
4)妥善保管文件,放在通风、干燥、安全的地方;
5)文件可以是书面,如有条件也可使用电子媒体,但注意留有备份;
6)文件作废销毁应有管理者代表批准.
7.0 相关文件
7.1 记录控制程序
7.2 管理策划控制程序
7.3 产品实现策划(施工组织设计)管理程序
8.0 记录
8.1 文件发放回收记录
8.2 部门要控文件清单
8.3 文件更修改申请单
