第1篇 物业入伙管理工作程序
物业入伙管理程序
1.目的
本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和安排,以确保业主(客户)准确而有秩序的入伙。
2.适用范围
适用于公司所承接管理的新物业项目入伙手续。
3.相关文件
3.1质量手册之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.2iso9002标准之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.3物业的验收程序
3.4业主(客户)维修安装服务
3.5物业提供给业主(客户)的文件的控制
4.职责
4.1物管部负责入伙管理中的主要事务。
4.2财务室负责向业主收取各种规定的费用。
4.3工程部负责入伙管理中必要的维修服务。
4.4保安部负责入伙管理中监督检查安全事务。
5.实施程序
5.1入伙准备工作
5.1.1物管部在入伙前一个月应制定入伙工作计划,该计划中应明确:
a.入伙时间
b.入伙手续
c.入伙过程中使用的文件和表格
5.1.2入伙工作计划程序应由物业总经理批准。
5.1.3物管部应提前一个月向业主(客户)发出《入伙通知书》。
详细说明:
a.需业主(客户)准备的证明材料;
b.需业主(客户)填写的表格;
c.办理入伙手续的程序。
5.1.4办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示示标识,并指定专人负责业主(客户)办理入伙手续时的各类咨询和引导,便于业主(客户)办理各项手续。
5.2 入伙审查登记
5.2.1物管部应建立入伙登记表。物管部对业主(客户)提交的《入伙通知书》进行查验,确认无误后收取《入伙通知书》。在入伙登记册中注明,并向入伙申请人发放资料。应包括:
a.《用户手册》
b.《装修须知》
c.《装修审批表》
d.《验收交接表》
e.《住户公约》
5.2.2上述发放的资料应在《入伙登记册》中的业主签收,或由物管部人员注明。
5.2.3在提供给业主(客户)的《入住登记册》中应明确由业主(客户)填写并提交的资料。一般包括:
a.身份证或工作证复印件;
b.购/租房合同的正本及复印件;
d.已签署的《住户公约》。
5.2.4物管部对业主(客户)提交的资料进行审核验证。验证内容包括:
a.表格填写是否完整、正确和清晰;
b.住户公约是否已签署;
c.身份证明文件与购/租房合同及《业主(客户)登记表》是否一致。
5.2.5审查通过后,物管部人员收取购/租房合同复印件、《业主(客户)登记表》、《住户公约》一份,在《入伙通知中》注明签收。
5.3预交费用
5.3.1物管部应按《深圳经济物区住宅区物业管理条例》或市工商行政部审核价,通知业主(客户)去财务室交纳相关的预交费用。
5.3.2财务室根据《预交费标准》向业主(客户)收取各项费 用,并开立相应票据给业主(客户)。费用项目包括:装修管理费、装修保证金等。
5.3.3财务室应通知物管部已交纳预交费用业主(客户)的姓名或单位,并由物管部在入伙登记册中注明。
5.4 发放钥匙及房屋验收
5.4.1上述手续完成后,物管部人员查验入伙登记表及各项收费票据后向业主(客户)发放钥匙,并在《钥匙发放登记表》上登记,同时应和业主(客户)验收房屋内设施。
5.4.2物管部人员与业主(客户)一起验收其名下的物业,登记水、电、气表底数,双方在《物业入伙交接记录》上签字确认。
5.4.3验收过程中双方确认需维修的事项由物管部人员通知相关部门整改。整改合格后,由业主(客户)验收认可后,再发放钥匙。
5.5 入伙后的装修管理
5.5.1物管部在提供给业主(客户)的文件中应明确装修管理的要求。具体内容参考程序文件qp-4.5《装修管理》。
6.相关记录
6.1物业入伙交接记录
6.2入伙登记册
6.3业主入伙费用收费标准
第2篇 住宅物业入伙管理控制工作程序
物业程序文件
--住宅物业入伙管理控制程序
1.0目的
2.0适用范围
适用于物业服务中心所辖住宅类物业的入伙管理。
3.0职责
3.1
3.2
4.0工作程序
4.1
4.2入伙管理控制程序
4.2入伙办理程序
4.2.1新业主入伙手续的办理:可参照《业主收楼流程图》执行,包含的几个步骤4.2.1.1-4.2.1.4,根据实际情况需求,由物业服务中心总监/经理做出适当步骤调整,内容不变。
4.2.1.1核对业主身份、资料
a、客服部前台接待人员核收由发展商盖章、签名的《交楼通知书》或《提前交楼通知书》;
b、核对业主身份证及复印件,确定业主身份,若属委托代办收楼手续的须核实业主委托证明、委托人身份证明及受委托人身份证明并将复印件保留存档;
c、核对业主与发展商签订的《商品房买卖合同》复印件、《物业维修基金》回执原件,及发展商出具的《缴款通知书》等办理相关手续。
4.2.1.2入伙费用缴交
a、接待人员指引业主到收费处缴交收楼的一切费用,财务人员按收费项目及标准,详见相关项目《业主收楼费用一览表》,收取并开具收费票据交给业主,并在《收楼手续单》相关栏签名;
b、业主交齐一切费用后,财务部工作人员协助/引导业主签署《委托银行缴费协议书》,并将代开设的银行缴费存折发放给业主;
4.2.1.3文件签署、物品发放
a、签约人员引导业主与交楼人员签署相关文件,填写《收楼手续单》《住户资料登记表》《前期物业服务合同》《业主规约》《消防安全承诺书》《业主收楼物品/资料签收单》,并发放《前期物业服务合同》《业主规约》《前期物业服务合同》《房屋质量保证书》《房屋质量说明书》《消防安全承诺书》及单元钥匙、礼品;
b、引导业主填写《证件办理申请表》办理相关证件。
4.2.1.4现场验楼
a、通知现场验楼人员带领业主到现场进行单元验收,验收项目包括:天花、地面、电气系统、智能化系统、给水系统、排水系统、门、窗、五金配件、电器、花园护栏、绿化等项目,并抄该单元的水、电读数,双方确认后签署《楼宇情况验收检查表》;
b、如需留匙,现场验楼人员指引业主到钥匙发放处办理手续,并签署《钥匙托管声明》。
4.2.1.5遗留工程跟进处理:按《遗留工程处理流程图》执行。
4.2.1.6业主档案整理、归档:按《业主档案管理控制程序》执行。
4.2.1.7装修办理:按《装修管理控制程序》执行。
4.2.2二手业主入伙手续的办理:可参照《二手业主收楼流程图》执行
4.2.2.1核对业主身份、资料
a、客服部前台接待人员核收二手业主入伙所需资料:二手业主与原业主签订的《商品房买卖合同》或房产证、有效身份证原件、指定银行存折;
b、客服助理对二手业主的以上文件进行查验、复印,将上述原件退还二手业主,并将复印件留底建档;
4.2.2.2费用结算
a、客户助理通知工程组工作人员确认旧业主的水、电表计数;
b、由财务人员核算原业主所欠的应缴费用,并与原业主结清之前所欠一切费用;
c、客户助理告知二手业主小区的各项收费标准、收费时间及托收方法。
4.2.2.3文件签署:指引业主签署《业主规约》《住户资料登记表》《前期物业服务合同》(如有需要)《委托收款协议》《前期物业服务合同》等,并要求业主在《业主收楼物品/资料签收单》签字。
4.2.2.4文件发放:向二手业主发放《业主规约》《服务手册》《前期物业服务合同》等资料。
4.2.2.5证件办理
a、回收原业主之前在客服组前台所办理的各类证件;
b、引导二手业主填写《证件办理申请表》,并办理相关证件,做好相关解答。
4.2.2.6业主档案资料更新
a、手续办理完毕后,立即通知礼宾部做好相应工作;
b、将二手业主资料归入业主档案中,原业主资料保存;
c、业主档案整理、归档,按《业主档案管理控制程序》执行。
4.2.2.7装修办理:按《装修管理控制程序》执行。
4.3收楼工作总结:每次集中收楼后,由客服部提交书面《收楼工作总结/报告》,并对收楼过程中存在的问题提出纠正/预防措施。
5.0支持性文件
5.1《业主规约》
5.2《服务手册》
5.3《前期物业服务合同》
5.4《商品房买卖合同》
5.5《房屋质量保证书》
5.6《房屋质量说明书》
5.7《物业接管验收控制程序》
5.8《业主收楼流程图》
5.9《二手业主收楼流程图》
5.10《装修管理控制程序》
5.11《装修办理流程图》
5.12《遗留工程处理流程图》
5.13《业主档案管理控制程序》
5.14《业主收楼费用一览表》
5.15《业主收楼资料一览表》
6.0质量记录
6.1《委托银行缴费协议书》由银行提供
6.2《委托收款协议》由银行提供
6.3《交楼通知书》或《提前交楼通知书》营销中心提供
6.4《维修基金交付证明》由业主自行办理
6.5《收楼手续单》售后服务中心提供
6.6《缴款通知书》售后服务中心提供
6.7《业主收楼指引》
6.8《住户资料登记表》
6.9《消防安全承诺书》
6.10《业主收楼物品/资料签收单》
6.11《楼宇情况验收检查表》
6.12《钥匙托管声明》
6.13《证件办理申请表》
6.14《收楼工作总结/报告》无固定格定
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