职业学院仪器设备采购工作管理办法

职业学院仪器设备采购工作管理办法

职业技术学院仪器设备采购工作管理办法

第一章 总则

第一条:为搞好我院装备建设,做好设备的采购管理工作,根据《中华人民共和国政府采购法》和有关法律、法规,特制定本办法。

第二条:各级领导要重视学院的仪器设备采购工作,各单位应明确相关工作的负责人,建立责任制度。

第三条:学院仪器设备的采购要建立良好的工作秩序,采取归口管理的办法。

第四条:学院的仪器设备采购项目要经过充分论证,确保立项无误、选型准确;采购过程应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。

第二章 采购管理

第五条:我院仪器设备的采购工作归口设备管理处,由设备处统一组织实施。

第六条:学院成立由监察处、审计处、财务处、设备处和项目建设单位组成的设备采购招标工作组,按照有关招投标的规定,共同研究确定中标单位,招标过程应做到公开、公平、公正。

第七条:我院仪器设备采购订货合同统一由设备处具体负责签订。

第八条:采购过程中的借款和报账,需根据经费来源渠道经财务主管校长、项目负责人、设备处和财务处批准后执行,借款和报账均由建设单位经办人负责办理。

第九条:对采购项目的计划、执行过程和结果应进行详细的记录,并集中保管。

第三章 采购方式

第十条:采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式进行。

第十一条;公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的供应商(统称投标人)投标的采购方式。是政府采购的主要采购方式。

第十二条:邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请三家以上特定的供应商投标的采购方式。

单价10万元以上或批量20万元以上的;供货厂商多以及设备处认为应该采取招标方式采购的设备,必须采用招标方式。

第十三条:竞争性谈判。符合下列情形之一的货物或者服务,可以依照本法采用竞争性谈判方式采购:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的。

第十四条:单一来源采购。符合下列情形之一的货物或者服务可以依照本法采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生了不可预先的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

第十五条:询价采购是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目,可以依照本法采用询价方式采购。

第十六条:采购方式的审批

由使用部门、设备处、财务处、纪检监察处、分管院领导组成采购形式论证组,对设备处提出的采购形式进行论证。分管院领导任组长,设备处负责人任副组长。

权限:单价10万元以下或批量20万元以下,采购形式由采购形式论证组提出方案,经分管院领导审批决定

单价10万元以上或批量20万元以上,采购形式由采购论证组提出方案,经院务会讨论决定。

第四章 采购程序

第十七条:仪器设备采购计划经主管院领导或院(系)主管领导同意批准后,经设备处领导审核签字后交采购责任人执行。采购过程中计划如有变更,须经原审批人审核同意后方可执行。

第十八条:项目建设单位应按照统一格式编制采购清单,向设备处提供仪器设备详细配置要求(包括设备名称、规格型号、数量、仪器配置与配套附件、性能指标、参考价格)和二家以上的建议厂商,以便进行招标采购工作。

第十九条:设备处根据设备采购清单,制订具体的采购方案,经与项目建设单位确认后执行。

第二十条:采取招标采购的仪器设备,设备处与项目建设单位一同编制招标文件,招标文件内容和招标程序应符合国家有关法律法规的要求。不便实施招标采购的仪器设备,设备处与项目建设单位一起对设备进行调研,按照竞争性谈判、询价等方式进行采购。

第二十一条:招标采购程序

一、编制招标文件

设备处与项目建设单位共同编制招标文件,文件的具体内容包括:

1、投标邀请函;2、投标人须知;3、对投标人的资质、资信证明文件的要求;4、投标文件的正、副本数量、提交方式、投标地点和截止时间;5、开标、评标、返标日期;6、招标采购设备的名称数量、技术参数等;7、投标价格表。

二、邀请参标单位。设备处组织有关人员考察调研,考察内容:供货商资质、生产规模、管理水平、产品质量、业绩、供货能力、财务信誉等。考察工作须二人以上参加,并形成考察报告。召开考察调研汇报会,参加部门(使用部门、院监察处、设备处、分管院领导等),会议将对拟入围单位进行资格审查,最终确定入围单位,同时对招标文件进行审核,通知入围单位并发放招标文件。

三、落实评标工作组。评标组由分管院领导、院监察处、审计处、财务处、设备处和项目建设单位组成,分管院领导任组长,设备处负责人任副组长。落实评委、主持人、唱标人、监标人、书记员名单。

制订定标方案:根据公司实力、品牌、档次、付款方式等进行排名打分,并决定品牌、档次之间允许的差值。根据各公司的综合得分,以少数服从多数的评标原则决定中标单位。

四、由设备处通知参标单位和各有关单位人员开标的时间、地点。

五、做好开标前的准备工作。设备处组织好参标单位的投标资料,布置开标场地。

六、开标:开标前由监察处和投标方共同检查投标资料是否密封良好,然后由唱标人唱标、书记员写标。

七、评标:根据各参标单位资信、技术实力、所投价格、售后服务的保证等各项综合指标进行评议。

八、定标:根据不同的招投标方案,由评委按方案定标,并形成招标记录。

九、宣布中标结果。

十、选定供货方后,设备处和项目建设单位与供货方共同确定合同条款,并签订合同。

十一、合同一经签订,双方应按照合同约定履行各自义务,任何一方不得自行变更或者解除合同。

在合同履约过程中,需要变更有关条款时,合同双方应当协商解决。

十二、付款应按合同规定的付款方式及学院财务有关规定办理。

第二十二条:竞争性谈判采购程序:

(一)成立谈判小组。谈判小组由设备处、采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成。

(二)制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。

(四)谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。再谈判中,谈判的任何一方不得透露与参与有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变化的,谈判小组当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(五)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交侯选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。

第二十三条:单一来源方式采购,采购小组与供应商应当遵循本法规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。采购小组由设备处、使用部门、监察处组成。

第二十四条:询价采购程序:

(一)成立询价小组。询价小组由设备处、采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成。

(二)确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。

(三)询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

(四)确定成交供应商。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的供应商。

第五章 采购监督与纪律

第二十五条:我院仪器设备的采购工作接受院纪委、监察处、审计处、财务处、项目建设单位及群众的监督。

其监督的内容为:

(1)采购执行单位的活动是否符合有关法律、法规和规章制度的规定;

(2)采购执行单位是否严格按计划进行,有无超计划或无计划采购行为;

(3)采购执行单位采购方式和程序是否符合规定;

(4)采购执行单位合同履行情况和采购资金拨付是否符合规定;

(5)采购人员的职业素质、专业技能和服务意识。

第二十六条:在采购过程中,要维护国家和学校的利益,坚持原则,不得损公肥私,对采购责任人纪律要求如下:

(1)采购责任人在采购过程中应严格按照学校采购管理办法执行;

(2)开标前,不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、人数以及与招标、投标有关的其他情况。

(3)招标过程不得私自拆看标书,不得向供货商泄露评委、标底、评标过程及与招标有关的其他情况,不得与供应商违规串通;

(4)采取非招标采购的项目,采购责任人不得单方面进行采购;

(5)采购责任人不得收受供应商的财物,对于无法拒收的,要如实上交入账;

第二十七条:采购责任人在采购过程中有违纪违规行为,已构成违纪的,学校依据有关党纪、政纪给予纪律处分。情节严重构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

第六章 验收

第二十八条:合同签订后,项目建设单位必须及时做好验收准备工作,明确使用管理人员,落实安装地点,准备好所需环境设施,做到货到及时开箱验收、清点、安装、调试和试运转,并认真做好记录。进口设备的开箱事先要通知采购责任人,不得自行开箱。

第二十九条:项目单位必须做好接收设备的外包装检查与数量检查,并作好登记,交接时双方签字。发现问题须作好详细记录,以备处理。

第三十条:单价或系统成套设备10万元以上者,需成立验收小组,验收小组由设备处、项目建设单位、技术档案管理部门和供应商组成,四方共同验收、签字。

第三十一条:凡在验收中发现设备有问题的,项目建设单位必须在规定的验收期限内向设备处提出,以便及时进行索赔及善后处理工作。

第三十二条:对设备进行安装、调试,必须首先阅读安装使用说明书,严格按照说明书进行安装调试,不得盲目安装、操作和使用。必要时,操作人员应事先参加有关培训。

第三十三条:设备安装调试验收后,项目建设单位要及时到设备处办理固定资产验收入账手续(单价或系统成套设备10万元以上者须携带验收报告),单位财产管理员及设备处签字后,方可办理财务报账手续。

第三十四条:本管理办法自发布之日起生效。