房地产集团公司专职秘书管理工作规定
房地产集团有限公司专职秘书管理工作规定
为保证* 城房地产集团有限公司(以下简称公司)董事会和行政管理工作的正常运转,提高工作效率,特制定本规定。
第一条 工作职责和内容
(一)专职秘书(以下简称秘书)的工作职责,主要是对公司董事会成员、经营班子主要领导的工作进行计划、准备和服务的事务性管理工作。
(二)管理工作内容主要包括:接待、传达、文书、领导日程安排、文件整理、内务整理、会议、代行、联络等事务的管理和督办等。
第二条 接待事务
(一)秘书负责领导会晤宾客、来访者的预约、安排和接待工作,并制订《领导每周工作日程安排表》,提前呈递领导备忘。领导会晤前,应做好相关资料和文件的准备工作,及时提醒领导会晤、接待的人员、时间、地点等事宜。
(二)对未经预约要求会见领导的来访者,在问清对方姓名和要求后,应先请对方稍候,请示领导后,再引导其进入会客室或办公室对不宜会见的来访者,则应婉言谢绝,或记录来访意图,以备日后答复。
(三)对于在领导办公室以外进行的会晤,秘书应及时将会晤的时间、地点预先告知综合管理部,以便预订会场及确定会务工作人员。
(四)秘书应了解领导会晤的议题、人数、级别及是否用餐等情况,并事先通知与会者若需安排用餐的,须直接安排或通知综合管理部预订餐厅并安排菜单。
(五)秘书应会同综合管理部会务人员,落实领导会晤场地的水、电、桌椅、扩音设备、演示板、纸笔以及水果、鲜花、欢迎牌、摄影、会间服务等事宜。
(六)对来访者,秘书要彬彬有礼,主动递送茶水。若需来访者等候时,应递上报纸、画报等。
第三条 传达事务
(一)秘书负责及时拆封致领导的外来公文、信函、传真等,在《收件登记表》上登记后及时呈递领导审阅。需审批的,则附《收文处理单》;需回复的,秘书应及时提醒、催办。
(二)秘书应及时接转领导的来电,若领导外出或正忙,须将来电在《来电登记表》上登记后及时呈报。
(三)秘书应根据领导的指示或批复,进行来电、来函的回复或联系,并负责业务传真、信函等的拟稿、打印、核对工作,呈领导审阅后及时发送,并在《发送登记表》上进行登记。
(四)每年 12 月 20 日之前,秘书应根据领导圈定的名单,负责以领导名义寄发礼节性贺卡及信函,并将名单留存备查。
第四条 文书管理
(一)秘书负责领导对经营管理部门的决定、指示及重要会议决议事项的落实、督办、协调及反馈工作。
(二)秘书负责领导授意的工作报告、会议发言、指示、决定等文件的起草工作,并做好文件的编号、打印、发放、归档等文书工作。
(三)秘书应定期收集公司及所属分、子公司经营管理方面的重要情报,主动以书面形式及时向领导反映、汇报。
(四)领导外出需携带的文件资料,秘书应负责准备齐全,如不清楚应及时请示;所需准备的文件资料较多时,应事先设计《文件明细表》。
第五条 领导日程安排
(一)秘书负责领导出席会议、出差、参加宴会、拜访客人等日程的预定和落实。各项工作应安排细致、周到,并及时了解和掌握工作进展的全过程。
(二)秘书负责领导工作日程的设计及安排,并对领导出席的重要会见、会议中的讲话进行记录整理。
第六条 文件整理
(一)秘书应根据文件的轻重缓急对文件进行分类,并将分类整理后的文件资料按急件和一般件分别置放;急件应置于急件夹中。
(二)急件须在2 4 小时内提醒领导审阅;其他文件、资料根据文件性质、类别待领导审阅后,按审阅意见办理。
(三)秘书负责将所有文件、资料于次月5 日前进行整理、归类;特殊文件、资料,根据领导指示另行处理。
(四)次年3 月3 1 日前,秘书应对所有文件、资料进行整理、归档。特殊文件、资料根据领导指示另行处理。
第七条 内务整理
(一)秘书负责每日收拾、整理领导的办公桌、书架及工作所需的文件资料、台历、名片等各类文具用品和备用品,保证办公场所整洁及办公设施设备的运行正常。
(二)秘书负责每日督促并协助清洁工清扫领导办公室、接待室、会议室、门窗、桌椅、柜橱、茶杯、烟缸、地毯及其它办公设施设备等。
(三)秘书应随时保持领导办公室的整洁、有序,保持室内温、湿度适宜,空气新鲜,保持充足的茶、水、食品等的供给,及时浇灌或更换室内植物。
(四)秘书应在办公室放置领导日常使用的物品及备用品,设计领导日常用品及备用品的明细表,记录品种、使用时间、数量等,做到心中有数。
(五)做好领导办公室的报刊、杂志的订阅、接收及上下架工作,保证报架的报纸不多于10 天不少于5 天;杂志存留2 期;过期报刊杂志及时下架交综合管理部处理。
(六)秘书负责领导的帐粟保存、费用报销等事宜。负责领导外来名片的整理、归类和输录等工作。
第八条 会议事务
(一)秘书对领导召集或出席的各类会议,应事先制订会议日程,填写《领导每周工作日程安排表》。并拟写领导讲话稿,准备各种相关的文件资料。
(二)秘书应将领导召集或出席会议的时间、地点预先告知综合管理部进行安排,了解并落实会议场地的水、电、桌、椅、扩音、投影设备、演示板、纸笔等布置情况,以及是否需备水果、鲜花、提示牌和摄影、会议记录等。
(三)秘书应了解领导召集或出席会议的主题、人数、级别及是否用餐、住宿等情况,并预先通知综合管理部及与会者。若需安排用餐,需预先了解用餐标准并预订餐桌,排定菜单;需安排住宿的,须预先了解住宿标准并预定酒店。
(四)对领导召集的会议,秘书应做好会议记录,并请与会人员会签或请领导审签,需要发文的,按有关规定办理。
(五)对领导应邀参加的各类会议,秘书应及时提醒领导准时参加,并准备好相关资料。
第九条 代行事务
(一)秘书可受领导委托,代表领导对员工或相关业务单位人员的婚、产、病、困等进行贺、探、慰、助;出席婚、丧仪式,前往祝贺或吊唁。
(二)秘书应及时了解和掌握员工的婚宴、生育、生病住院、生活困难等基本情况,并请示领导。根据领导指示,办理员工结婚贺礼或产后、病中探慰及生活困难的援助等事宜。
(三)秘书负责如实传达领导的指令或意见,做到准确和快速,并填写《命令管理表》。事后视情况,将对方的答复及时向领导汇报。
(四)秘书应及时传递领导交办的文
件、书信与物品,并填写《命令管理表》。
(五)秘书可受领导之命,对有关事项进行调查,并将调查情况汇总后向领导汇报。
(六)秘书负责领导出差时的交通、食宿安排。
第十条 联络事务
(一)秘书应掌握领导与外界、家庭、公司内部的通讯地址和联络方式,确保信息渠道的畅通。
(二)秘书应掌握领导的行踪,确定与领导保持联系的方式,并能根据事态的轻重缓急采取合适的方式进行联络。
第十一条 工作纪律.
(一)秘书在日常工作管理中,应自觉遵守公司的规章制度,严守工作纪律,做到:不该问的不问,不该说的不说。
(二)秘书对有关领导的机密文件、资料应及时做好保密防范工作,严防泄密。拟写文稿应确定密级;打字、复印不得委托他人代理;携带外出的文件、资料应包装密封。
第十二条 附则
(一)本规定适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
(二)本规定由综合管理部负责解释和修订。
