记录和记录管理控制工作程序
1 目的
本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录,为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。
2 范围
适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。
3 职责
3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门,负责记录的管理和监督检查。
3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。
4 工作流程
4.1记录表格的设计与要求
4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致,接口清楚。
4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。必要时,在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。
4.13记录表格由记录产生部门负责人审批,多部门使用的由业务归口负责人审批。
4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。
4.2记录的填写、收集、整理
4.2.1记录必须用钢笔填写,做到内容真实、准确、完整、清晰,填写及时。表格中的所有项目必须按规定填写。
4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录,由记录产生部门指定人员收集、整理。
4.2.3记录一般为文字记录形式,也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。
4.3记录的贮存和保管
4.3.1记录由产生部门保存,填写人记录完毕定期交付保存者。
4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性,不得缺损和丢失。
4.4记录的查阅
外来人员查阅记录,须经管理者审批后方可进行。
4.5记录差错的修正和空格的要求
4.5.1当记录存在笔误和计算差错时,只允许划改(在差错处划一道横线),并在修正处加盖修改人员印章或签名。
4.5.2当有空格时,应在空白处划一道斜线“ / ”表示此处无内容。
4.6表格的修改,
4.6.1当表格不能满足要求时,记录产生部门应重新设计表格,并执行4.1条款。
4.6.2新表格到位后,表格发放部门应将作废的表格收回处理。
4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。
4.7记录的处理
记录超过保存期,由保管部门列出清单,填写《记录处理申请单》,由企管科批准后,处理如下:
4.7.1需留着参考的,在记录的首页上加盖“作废”印章,分开保存。
4.7.2其余记录由保管部门销毁,企管科监督执行。
