待接管物业管理前期准备工作程序
物业管理公司程序文件
待接管物业管理前期准备程序
1.目的
规范物业管理前期准备工作,为入伙做好充分准备。
2.范围
适用于公司待接管物业项目。
3.职责
3.1分管总经理助理负责物业管理前期准备的组织工作。
3.2房产后勤管理部负责前期介入移交手续的办理。
3.3总经理办公室负责物业管理合同的评审,标识制作。
3.4人力资源部负责人员编制确定、人员招聘及入职培训工作。
3.5财务管理部负责各类收费项目及标准的核定。
3.6品质管理部负责各项规章制度及入伙资料的审核。
3.7新建管理处经理负责相关各项工作的筹备和实施。
4.方法和过程控制
4.1房产后勤管理部前期准备工作
4.1.1向新建管理处移交前期介入相关资料,保证前期介入资料的完整性。
4.1.2负责与新建管理处对环境、安全、设备维护等工作的移交。
4.1.3负责新建管理处办公用品及办公设备的审核。
4.1.4负责新建管理处交通运输工具的调配工作。
4.2总经理办公室前期准备工作
4.2.1负责新项目委托管理合同的评审,报总经理签定。
4.2.2负责新建管理处员工工作服的订制。
4.2.3负责新建管理处所有标识的设计、制作并指导安装。
4.2.4负责新项目入伙现场的策划、布置及展板的设计、制作和摆放。
4.3人力资源部前期准备工作
4.3.1负责在入伙前三个月正式下发管理处成立的文件。
4.3.2根据《物业管理方案》审核新建管理处人员编制,并确保管理人员及专业技术人员入伙前三个月到位,安全员、保洁员提前一个月到位。
4.3.3负责新建管理处人员的招聘、入职培训及考核。
4.4财务管理部前期准备工作
4.4.1负责前期介入费用及新项目管理费标准的测算,经总经理审批后纳入委托管理合同。
4.4.2负责新项目各项服务收费标准的审定。
4.4.3负责管理处接管物业入伙前清洁费用的审定。
4.4.4负责指导管理处出纳按财务制度建账及财务软件的使用。
4.4.5负责监督新建管理处的物资采购工作。
4.5品质管理部前期准备工作
4.5.1负责质量体系文件的发放及协助编写相关作业指导文件。
4.5.2负责提供有关物业管理行业的相关法律法规、行政规章等资料。
4.5.3协助管理处分类建立物业管理档案资料。
4.5.4负责审核各项规章制度及入伙资料。
4.5.5负责审核保安器材、检测仪器仪表、清洁绿化用品及各类工具等物资的采购申请。
4.5.6协助新项目管理处质量体系文件及入伙工作办理程序的培训。
4.6新建管理处经理前期准备工作
4.6.1负责拟定入伙工作计划时间表,包括:工作内容、负责人及完成时间等,并报分管总经理助理审批。
4.6.2负责内部管理运作相关工作:
a.编制管理处组织结构、各岗位职责,报人力资源部审核、分管总经理助理审批。
b.物资的采购:根据《物业管理方案》负责办公用品、办公设备及维修工具、设备、安全保洁工具、设备的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。包括:
a.办公用品:家私、各类文具等。
b.办公设备:打印机、电话、复印机、传真机、空调、电视机、音响等。
c.后勤服务设施:食堂、宿舍用品、用具等。
d.网络设备:电脑等。
e.清洁及绿化设备和工具:洗地机、吸尘器、剪草机、喷雾器等。
f.安全设备:对讲机、电警棍、手电筒等。
g.加工维修设备工具:万用表、兆欧表、电焊机、台虎钳等。
c.根据物业实际情况,完善闭路监控、停车场设施、背景音乐、泛光照明、信箱、康乐休闲文化设施、园林绿化等公共设施。
d.指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套完善工程等所产生的各项费用,以便与地产公司结算。
4.6.3负责对外公共关系的建立及有关证照办理:
a.与政府有关部门建立良好的公共关系,包括:自来水公司、供电局、煤气公司、有线电视、电信局、工商、税务、派出所、街道办事处、居委会等。
b.办理管理处营业执照、组织机构代码证、税务登记证、收费许可证等。
c.办理本物业停车场的验收及营业执照、组织机构代码证、税务登记证、收费许可证等。
d.配合项目部办理用水、用电指标的申请、水电抄表到户、电话、有线电视、煤气、通邮、网络等的开通手续。
4.6.4将《入住指引》、《业主(住户)资料卡》于入伙前十天交地产公司,与《入伙通知书》一并发放业主。
4.6.5负责入伙前一周准备好入伙应备资料,包括:
a.《入伙流程》
b.《委托银行代收款协议书》;
c.《业主公约》;
d.《业户手册》;
e.《前期物业管理协议书》
f.《房屋交付验收表》;
g.《常规服务项目表》
h.水、电、气、有线电视开户申请资料;
i.防盗门、窗花、阳台推拉门图样(包括材料、规格、尺寸、安装要求等);
j.房内配送电器或其他需操作设施用品的说明书、保修卡;
k.房间设计平面图(含水电走向);
l.其他与业主相关资料。
m.现场入伙宣传展板及相关入伙指引标识。
n.所有'入伙资料'的填写样本。
4.6.6进行入伙模拟演练,检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。
5.支持性文件
vkwy7.3-g01《物业管理策划阶段工作程序》
vkwy7.2.2-z01《合同评审程序》
vkwy7.4-z01《采购管理程序》
