物业管理供方管理工作程序
1.0 目的
确保所选定的分包商能提供满足合同要求的物资和服务。
2.0范围
适用于本公司对所有物资供应商和提供物业管理服务项目承包商的选择、评审和管理。
3.0 职责
3.1 总经理:审批确定合格分包商,并核准与分包商签署的分包合同。
3.2 管理部门(或合同经办部门)及部门经理:对分包商进行初评并作出分析报告,组织对分包商进行资格、质量、价格审查和年度审核,建立相关档案管理。
3.2.1 管理分公司:对清洁公司、园林绿化外包公司的管理。
3.2.2 推广租售分公司:对承包公司推广有关工作的分包商的管理。
3.2.3 工程分公司:对维修及工程分包商的管理。
3.2.4 财务部采购员:物资采购分包商的管理。
3.2.5 百花广场管理处以外的其它管理处视其规模特点参照本程序执行。
4.0 定义
供方:即材料的供应商和工程的分包商。
5.0 内容
5.1 物资供应商的选择和评审
5.1.1 供应商的选择基准
5.1.1.1 必须有合格的营业执照及相关资质。
5.1.1.2 供应的物资必须能保证符合所需物资的型号、规格、质量要求等。
5.1.1.3 市场信誉良好及本公司与其以往的采购活动中未发现过质量问题纠纷。
5.1.2 管理部门或合同经办部门拟出符合上述要求的若干家供应商,从以下几个方面对其进行评审。
5.1.2.1 供应商的资质。
5.1.2.2 以往与其合作的信誉情况。
5.1.2.3 供应商的质量保证体系。
5.1.2.4 供应商供应产品的品牌。
5.1.2.5 样品测试结果的评价。
5.1.2.6 对比类似产品的试验结果。
5.1.2.7 供应商售后服务状况。
5.1.2.8 产品价格。
5.1.2.9 评审过程
5.1.3 管理部门或合同经办部门对评审结果进行记录,填于《供方评审表》中。入选的分包商,呈总经理批准后,登录于《合格供方一览表》上。
5.1.4 合同签订:对一次性物资采购总金额在10000元以上分包项目,必须签定分包合同。
5.1.5 合同内容包括:单位名称,物资的规格型号、数量、金额,付款方式,物资的质量规定、技术指标,交货日期、地点,保修服务、售后服务,违约责任,其他条款等。
5.2 服务项目分包商的选择和评审
5.2.1 分包商的选择基准
5.2.1.1 有合格的营业执照及资格证书。
5.2.1.2 提供的服务能满足本公司管理或质量的要求。
5.2.1.3 在达到质量要求的情况下,价格适宜。
5.2.2 管理部门拟出符合上述要求的若干家分包商,可以从下几方面对其进行初、评审。
5.2.2.1 分包商的资质。
5.2.2.2 以往与其业务往来的信誉情况。
5.2.2.3 分包商的技术力量、人员素质。
5.2.2.4 服
务价格。
5.2.2.5 有无服务质量方面的承诺等。
5.2.3 管理部门或合同经办部门对评审结果进行记录,填于《供方评审表》中。入选的分包商,呈总经理批准后,登录于《合格供方一览表》上。
5.2.4 合同签订:对金额在10000元以上分包项目,必须签定分包合同。
5.2.5 合同内容:单位名称,服务范围及内容,合同期,合同金额,付款方法,合作方式,双方权利和责任,违约责任,调解与仲裁,其他条款等。
5.3 合格分包商的年度审核
5.3.1 管理部门组织有关人员对合同期在一年以上分包商进行年度审核,将审核内容记录在《供方评审表》中,审核内容可包括:
5.3.1.1 过去一年的业绩。
5.3.1.2 过去一年的质量管理状况。
5.3.1.3 对分包商的检查记录及数据资料。
5.3.2 凡在年审中确定没有达到合同要求的分包商,经相应权限人批准以下列方式处理。
5.3.2.1 取消其分包商资格。
5.3.2.2 要求限期作出整改,对未能在限期内改进的,终止承包合同,取消其合格分包商资格。
5.4 管理部门应建立合格分包商档案,将合格分包商及年审合格分包商汇编填写《合格分包商一览表》,以便日后选择相关项目时进行参考。
5.5 对取消合格资格的分包商,由管理部门从《合格供方一览表》予以删除。
5.6 当合约有规定时,客户或其代表到公司或分包商处进行产品(或服务)验证时,由管理部门进行安排,并不作为有效管理分包商的依据。
5.7 记录保存
5.7.1 各管理部门保持《合格供方一览表》最新状况。
5.7.2 《供方评审表》由各管理部门保存至合格资格取消后一年。
6.0 相关文件
采购管理程序
7.0 记录表单
7.1 合格供方一览表 gc-p 02-01 b/0
